Datenträgerüberlassung Z3: was übergeben wird
Z3 ist die dritte der drei Zugriffsarten des § 147 Abs. 6 AO und die einzige, bei der Daten das Haus verlassen. Wer erst im Prüfungstermin überlegt, was genau auf den Datenträger gehört, verhandelt unter Zeitdruck über Umfang und Abgrenzung.
Stand: 08. August 2026
Wo Z3 im System der Zugriffsarten steht
§ 147 Abs. 6 AO kennt drei Wege. Z1 ist der unmittelbare Nur-Lesezugriff der Finanzbehörde auf das System, ausdrücklich ohne Fernabfrage (GoBD Rz. 165). Z2 ist der mittelbare Zugriff: Sie werten nach Vorgaben der Behörde maschinell aus und stellen das Ergebnis im maschinell auswertbaren Format zur Verfügung oder ermöglichen anschließend einen Nur-Lesezugriff (Rz. 166 in der Fassung vom 14. Juli 2025).
Z3 ist die Überlassung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger (Rz. 167). Welche Variante verlangt wird, entscheidet die Finanzbehörde nach Entschließungs- und Auswahlermessen — Sie können sich Z3 weder aussuchen noch verweigern, wenn es angefordert wird.
Was zu einer Z3-Lieferung gehört
| Bestandteil | Warum er verlangt wird | Fundstelle |
|---|---|---|
| Bewegungsdaten des angeforderten Zeitraums | Gegenstand der Auswertung | GoBD Rz. 167 |
| Stammdaten, auf die die Bewegungsdaten verweisen | ohne sie sind Buchungen nicht lesbar | GoBD Rz. 167 |
| Metadaten und die Verknüpfungen zwischen den Datenbeständen | progressive und retrograde Prüfbarkeit | GoBD Rz. 32, 167 |
| Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form | die Behörde muss die Datei ohne Rückfrage deuten können | GoBD Rz. 176 |
| Herkunftsinformationen zu jedem Datenbestand | Zuordnung zum erzeugenden System | GoBD Rz. 176 |
Der Satz, an dem Lieferungen scheitern
Nicht die Datenmenge ist das Problem, sondern die Deutbarkeit. GoBD Rz. 176 verlangt, dass alle zur Auswertung notwendigen Struktur- und Herkunftsinformationen beigefügt werden und dass das Einlesen ohne Installation von Fremdsoftware bei der Finanzbehörde möglich ist.
Eine Datei mit Spalten, die nur Ihr eigenes System versteht, erfüllt das nicht. Praktisch bedeutet die Anforderung: Feldbeschreibungen, Satzarten, Schlüsselverzeichnisse und die Angabe, aus welchem Vorsystem ein Bestand stammt. Wer im Betrieb mehrere Systeme einsetzt — Vorerfassung, Buchhaltung, Kasse, Lohn —, liefert diese Beschreibung je System.
Für die Lesbarmachung gilt zusätzlich § 147 Abs. 5 AO: Die erforderlichen Hilfsmittel stellt der Steuerpflichtige auf eigene Kosten zur Verfügung. Die Kosten der Aufbereitung sind damit Ihre Kosten, nicht die der Behörde.
Grenzen in beide Richtungen
Trägt nicht: Die Finanzbehörde darf sich bei Z3 nicht selbst bedienen: kein eigenständiger Download, kein Kopieren von Sicherungen (GoBD Rz. 167, 168). Übergeben wird, was Sie übergeben.
Trägt nicht: Nicht aufbewahrungspflichtige, personenbezogene oder dem Berufsgeheimnis nach § 102 AO unterliegende Daten gehören nicht in die Lieferung. Der Zugriff ist zu begrenzen, etwa durch Zugriffsbeschränkungen oder digitales Schwärzen (Rz. 172).
Trägt nicht: Für versehentlich überlassene Daten besteht kein Verwertungsverbot (Rz. 172). Was einmal auf dem Datenträger war, lässt sich nicht zurückholen — die Begrenzung muss vor der Übergabe stattfinden.
Trägt: Die Abgrenzung gehört vorbereitet: Welche Mandanten, welche Zeiträume, welche Felder — festgelegt, bevor die Anforderung kommt, und in der Verfahrensdokumentation beschrieben.
Was passiert, wenn nicht geliefert werden kann
§ 147b AO ermächtigt seit 2023 zu einheitlichen digitalen Schnittstellen und Datensatzbeschreibungen für den standardisierten Export; Vorbilder in der Praxis sind die Digitale LohnSchnittstelle und die DSFinV-K für Kassensysteme. Daran hängt eine Rechtsfolge: Nach § 158 Abs. 2 Nr. 2 AO kann die Beweiskraft der Buchführung entfallen, wenn Daten nicht nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstelle bereitgestellt werden.
Kommt eine Lieferung gar nicht oder verspätet, sind ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro (§ 146 Abs. 2c AO) und ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO möglich. Als Folge unzureichender Mitwirkung kommt zusätzlich eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen in Betracht.
Ob eine Anforderung im Einzelfall zu weit geht und wie weit geschwärzt werden darf, ist eine Frage der konkreten Prüfung. Diese Abstimmung gehört in die Hand der Kanzlei, nicht in eine spontane Entscheidung am Prüfungstag.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 147 Abs. 5 und Abs. 6 AO — Lesbarmachung auf eigene Kosten, drei Zugriffsarten
- GoBD Rz. 165–168, 172, 176 — Z1, Z2, Z3, Begrenzung des Zugriffs, Strukturinformationen
- BMF-Schreiben vom 14.07.2025, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088 — Neufassung der Rz. 166 (Z2)
- § 147b AO — einheitliche digitale Schnittstelle und Datensatzbeschreibung
- § 158 Abs. 2 Nr. 2 AO, § 146 Abs. 2c AO, § 200a AO — Beweiskraft, Verzögerungsgeld, Mitwirkungsverlangen
- § 102 AO — Auskunftsverweigerungsrecht zum Schutz bestimmter Berufsgeheimnisse
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen Z1, Z2 und Z3?
- Bei Z1 liest die Behörde selbst im System, bei Z2 werten Sie nach ihren Vorgaben aus, bei Z3 überlassen Sie die Daten auf einem maschinell lesbaren Datenträger. Die Grundlage ist jeweils § 147 Abs. 6 AO; die Auswahl trifft die Finanzbehörde nach Ermessen.
- Darf der Prüfer die Daten selbst herunterladen?
- Bei Z3 nicht. Ein eigenständiger Download oder das Kopieren von Sicherungen durch die Behörde ist nicht vorgesehen (GoBD Rz. 167, 168). Auch bei Z1 ist eine Fernabfrage ausgeschlossen (Rz. 165).
- Wer trägt die Kosten der Aufbereitung?
- Der Steuerpflichtige. § 147 Abs. 5 AO verpflichtet ihn, die zur Lesbarmachung erforderlichen Hilfsmittel auf eigene Kosten bereitzustellen. Das schließt Aufwand für Exporte und Strukturbeschreibungen ein.
- Dürfen wir personenbezogene Daten schwärzen?
- Enthält ein Datenbestand nicht aufbewahrungspflichtige, personenbezogene oder nach § 102 AO geschützte Daten, ist der Zugriff darauf zu begrenzen — genannt sind Zugriffsbeschränkungen und digitales Schwärzen (GoBD Rz. 172). Der Umfang der Schwärzung ist eine Einzelfallfrage.
- Was gilt für Daten bei einem Dienstleister?
- Die Pflicht bleibt beim Steuerpflichtigen. Werden aufbewahrungspflichtige Daten in fremden Systemen geführt, muss der Betrieb sicherstellen, dass er sie samt Struktur- und Herkunftsinformationen herausgeben kann. Die vertragliche Regelung dazu gehört vor die Prüfung, nicht in sie.
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