Betriebsprüfung: Z1, Z2, Z3 und was das Finanzamt verlangen darf
Die Prüfungsanordnung nennt die Zugriffsart oft nur in einem Nebensatz. Welche verlangt wird, entscheidet allein die Finanzbehörde — und die drei Buchstaben Z1, Z2 und Z3 stehen für sehr unterschiedlichen Aufwand auf Ihrer Seite.
Stand: 07. August 2026
Die Rechtsgrundlage
Das Recht auf Datenzugriff steht in § 147 Abs. 6 AO in der Fassung des DAC-7-Umsetzungsgesetzes. Es erfasst die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten einschließlich der Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten und der Verknüpfungen zwischen ihnen.
Ob und in welcher Form die Behörde zugreift, liegt in ihrem Entschließungs- und Auswahlermessen. Sie können der Prüferin also nicht die Variante anbieten, die Ihnen am wenigsten Arbeit macht — Sie können sich nur auf alle drei vorbereiten.
Die drei Zugriffsarten
| Was die Finanzbehörde verlangt | Variante | Fundstelle |
|---|---|---|
| Nur-Lesezugriff auf Ihr System samt Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten; die Behörde filtert und sortiert selbst mit Ihren Auswertungsmöglichkeiten. Eine Fernabfrage ist ausgeschlossen. | Z1 | GoBD Rz. 165 |
| Sie oder ein beauftragter Dritter werten die Daten nach den Vorgaben der Behörde maschinell aus. Das Ergebnis ist maschinell auswertbar bereitzustellen oder anschließend im Nur-Lesezugriff zu öffnen. | Z2 | GoBD Rz. 166 n. F. |
| Überlassung der Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger. Die Behörde lädt nicht selbst herunter und kopiert keine Sicherungen. | Z3 | GoBD Rz. 167, 168 |
Was sich am mittelbaren Zugriff geändert hat
Die Randziffer zum mittelbaren Zugriff wurde durch das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 neu gefasst. Seither ist die nach den Vorgaben der Behörde erstellte Auswertung entweder im maschinell auswertbaren Format zur Verfügung zu stellen — oder es ist anschließend ein Nur-Lesezugriff darauf zu ermöglichen.
Der Unterschied ist praktisch: Ein PDF mit dem Auswertungsergebnis ist keine maschinell auswertbare Bereitstellung. Wer Z2 bedient, sollte vorher klären, in welchem Format geliefert wird.
Ihre Pflichten während der Prüfung
- Hilfsmittel zur Lesbarmachung stellen Sie auf eigene Kosten (§ 147 Abs. 5 AO).
- Bei Z3 gehören alle zur Auswertung notwendigen Struktur- und Herkunftsinformationen maschinell auswertbar dazu; das Einlesen muss ohne Installation von Fremdsoftware bei der Finanzbehörde möglich sein (GoBD Rz. 176).
- Enthalten die Datenbestände nicht aufbewahrungspflichtige, personenbezogene oder dem Berufsgeheimnis nach § 102 AO unterliegende Daten, müssen Sie den Zugriff begrenzen — etwa durch Zugriffsbeschränkungen oder digitales Schwärzen (GoBD Rz. 172).
- Für versehentlich überlassene Daten besteht kein Verwertungsverbot (GoBD Rz. 172). Die Auswahl vor der Übergabe ist deshalb kein Formalismus.
Grenzen des Zugriffs
Trägt nicht: Fernabfrage: Ein Online-Zugriff der Finanzbehörde auf Ihr System ist beim unmittelbaren Datenzugriff ausgeschlossen (GoBD Rz. 165).
Trägt nicht: Selbstbedienung bei Z3: Die Behörde darf die Daten nicht selbst herunterladen und keine Sicherungen kopieren (GoBD Rz. 167, 168).
Trägt: Auswertung durch einen beauftragten Dritten bei Z2 — die Kanzlei oder ein Dienstleister darf die Auswertung übernehmen (GoBD Rz. 166 n. F.).
Trägt: Begrenzung auf die aufbewahrungspflichtigen Daten. Der Zugriff auf Daten, die nicht dazugehören, ist zu beschränken (GoBD Rz. 172).
Was unzureichende Mitwirkung auslösen kann
| Folge | Rahmen | Fundstelle |
|---|---|---|
| Verzögerungsgeld | 2.500 bis 250.000 € | § 146 Abs. 2c AO |
| Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen mit Mitwirkungsverzögerungsgeld | nach Ermessen | § 200a AO |
| Daten stehen nicht nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstelle bereit | Beweiskraft der Buchführung kann entfallen | § 158 Abs. 2 Nr. 2 AO |
Die Angriffspunkte, die sich aus den Normen ergeben
Eine amtliche Beanstandungsstatistik existiert nicht. Aus den Vorschriften selbst lassen sich aber die Stellen ableiten, an denen eine Prüfung regelmäßig hakt: eine fehlende oder überholte Verfahrensdokumentation ohne Nachweis der Programmidentität (GoBD Rz. 154), eine Belegablage im Dateisystem ohne zusätzliche Maßnahmen (Rz. 110) und die fehlende Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung (Rz. 63, 64).
Dazu kommen zeitliche Lücken — Kasseneinnahmen nicht täglich festgehalten, unbare Vorfälle jenseits der Zehn-Tage-Marke, Buchungen jenseits des Folgemonats ohne vorherige Grundaufzeichnung (Rz. 47, 48, 52) — und Z3-Lieferungen ohne Strukturinformationen (Rz. 176).
Vorbereitung heißt daher weniger, kurz vor der Prüfung Ordnung zu schaffen, als über die gesamte Aufbewahrungsfrist nachweisen zu können, wie die Daten entstanden sind.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 147 Abs. 5 und Abs. 6 AO — Lesbarmachung auf eigene Kosten, Datenzugriff in der Fassung des DAC-7-Umsetzungsgesetzes
- GoBD Rz. 165, 167, 168, 172, 176 — Z1, Z3, Zugriffsbegrenzung, Strukturinformationen
- GoBD Rz. 166 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14.07.2025, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088 — mittelbarer Datenzugriff
- § 146 Abs. 2c AO — Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 €
- § 147b AO und § 158 Abs. 2 Nr. 2 AO — einheitliche digitale Schnittstelle, Wegfall der Beweiskraft
- § 200a AO — qualifiziertes Mitwirkungsverlangen
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Darf das Finanzamt von außen auf unser System zugreifen?
- Nein. Der unmittelbare Datenzugriff ist ein Nur-Lesezugriff vor Ort; eine Fernabfrage oder ein Online-Zugriff ist ausdrücklich ausgeschlossen (GoBD Rz. 165). Bei der Datenträgerüberlassung darf die Behörde die Daten außerdem nicht selbst herunterladen (Rz. 167, 168).
- Wer entscheidet, welche Zugriffsart verlangt wird?
- Allein die Finanzbehörde, im Rahmen ihres Entschließungs- und Auswahlermessens (§ 147 Abs. 6 AO). Ein Wahlrecht des Unternehmens gibt es nicht.
- Müssen wir Daten schwärzen, die nicht zur Buchführung gehören?
- Sie müssen den Zugriff auf nicht aufbewahrungspflichtige, personenbezogene oder dem Berufsgeheimnis nach § 102 AO unterliegende Daten begrenzen — durch Zugriffsbeschränkungen oder digitales Schwärzen. Werden solche Daten versehentlich überlassen, besteht kein Verwertungsverbot (GoBD Rz. 172).
- Was passiert, wenn wir die Daten nicht rechtzeitig liefern?
- In Betracht kommen ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 € (§ 146 Abs. 2c AO), ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen mit Mitwirkungsverzögerungsgeld (§ 200a AO) und als weitere Folge unzureichender Mitwirkung eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen. Fehlt die Bereitstellung über die einheitliche digitale Schnittstelle, kann zudem die Beweiskraft der Buchführung entfallen (§ 158 Abs. 2 Nr. 2 AO).
- Was ist die einheitliche digitale Schnittstelle?
- Eine Verordnungsermächtigung in § 147b AO, mit der einheitliche Schnittstellen und Datensatzbeschreibungen für den standardisierten Datenexport festgelegt werden können. Praktische Vorbilder sind die Digitale LohnSchnittstelle und die DSFinV-K für Kassensysteme.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Aufbewahrungsfrist für Rechnungen: acht Jahre, mit AusnahmenRechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Wann die Frist beginnt, wann sie nicht abläuft und was bei E-Rechnungen ins Archiv gehört.
- Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege nach dem BEG IVFür Buchungsbelege gelten seit 2025 acht Jahre statt zehn — auch für Altbestände. Was das ändert, wo es nicht gilt und warum Kanzleien länger raten.
- Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge im BetriebDer Kontoauszug, auf dem gebucht wird, ist ein Buchungsbeleg: acht Jahre. Warum der Ausdruck aus dem Online-Banking dafür nicht genügt.