GoBD-konforme Archivierung: die vier harten Anforderungen
Ein Ordner auf dem Netzlaufwerk ist kein Archiv. Die GoBD sagen das in Rz. 110 fast wörtlich. Vier Anforderungen entscheiden darüber, ob eine digitale Ablage trägt — alles Weitere folgt aus ihnen.
Stand: 07. August 2026
Warum die Dateiablage als Archiv nicht genügt
GoBD Rz. 110 ist der meistzitierte Satz zum Thema: „Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten."
Gemeint ist nicht, dass Dateien verboten wären. Gemeint ist, dass ein Verzeichnis, in dem jeder mit Schreibrecht eine Datei austauschen kann, ohne dass es jemand merkt, keinen Nachweis trägt. Die GoBD nennen drei Wege, das zu heilen: hardwaremäßig über unveränderbare Datenträger, softwaremäßig über Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, Protokollierung, Historisierung und Versionierung, oder organisatorisch über Zugriffsberechtigungskonzepte.
Die vier Anforderungen
- Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Informationen dürfen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107, 108).
- Lesbarkeit und Auswertbarkeit: Die Wiedergabe muss mit dem Original bildlich und inhaltlich übereinstimmen und über die gesamte Frist maschinell auswertbar bleiben (§ 147 Abs. 2 AO, GoBD Rz. 130).
- Fristen: Jede Unterlage hat ihre eigene Frist, und die Frist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 und 4 AO).
- Verfahrensdokumentation: Für jedes eingesetzte DV-System muss beschrieben sein, wie archiviert wird, und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (GoBD Rz. 151).
Wie lange was aufbewahrt wird
| Unterlage | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Empfangene und ausgestellte Rechnungen | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Fristbeginn für alle Unterlagen | Schluss des Kalenderjahres | § 147 Abs. 4 AO |
Die Frist endet nicht immer, wenn sie abgelaufen ist
§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO stellt klar: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Eine begonnene Außenprüfung, ein Einspruch oder eine Klage kann den Fristlauf um Jahre verschieben.
Die Verkürzung auf acht Jahre für Buchungsbelege stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 und gilt nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO auch für Altbestände, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute, Versicherungs- und Wertpapierunternehmen bleibt es nach Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO bei zehn Jahren.
Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband raten deshalb weiterhin dazu, einheitlich mindestens zehn Jahre zugrunde zu legen — wegen konkurrierender Regelungen außerhalb des Steuerrechts.
Im Empfangsformat aufbewahren
Eingehende elektronische Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131). Eine Umwandlung ist nur unter den engen Voraussetzungen der Rz. 135 zulässig, und der strukturierte Datenteil einer E-Rechnung darf durch eine Formatumwandlung nicht gelöscht werden (Rz. 125, Beispiel 10).
Seit der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 genügt bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG die Aufbewahrung des strukturierten Teils. Der menschenlesbare Teil ist nur zusätzlich aufzubewahren, wenn er abweichende oder zusätzliche Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind — etwa Buchungsvermerke (Rz. 131 in neuer Fassung).
Wird ein Beleg per Texterkennung angereichert, ist der gewonnene Volltext nach Verifikation und Korrektur über die gesamte Aufbewahrungsfrist mit aufzubewahren und für Prüfzwecke verfügbar zu machen (Rz. 130).
Was regelmäßig nicht genügt
Trägt nicht: Ein Netzlaufwerk oder ein Cloud-Ordner ohne Schreibschutz, Protokoll und Rechtekonzept (GoBD Rz. 110).
Trägt nicht: Belege, die nur im E-Mail-Postfach liegen. Dort fehlt in aller Regel die Verknüpfung zur Buchung und der Schutz vor Löschung.
Trägt nicht: Ein Archiv, dessen Änderungshistorie selbst bearbeitet werden kann. Auch sie darf nachträglich nicht veränderbar sein (GoBD Rz. 111).
Trägt: Eine Ablage mit Festschreibung, lückenlosem Änderungsprotokoll, Zugriffsbeschränkung, Verknüpfung von Beleg und Buchung sowie einem Export, der Struktur- und Herkunftsinformationen mitliefert (GoBD Rz. 110, 176).
Ein Archiv, aus dem sich nichts mehr löschen lässt, kollidiert mit dem Grundsatz der Speicherbegrenzung. Ein Löschkonzept, das die Fristen dieser Seite abbildet, gehört zur Archivierung dazu.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 107, 108, 110, 111 — Unveränderbarkeit und zulässige Maßnahmen
- GoBD Rz. 130, 131, 125 — Lesbarkeit, Empfangsformat und strukturierter Datenteil
- § 147 Abs. 2, 3 und 4 AO — Wiedergabe, Fristen und Fristbeginn
- § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — acht Jahre für Rechnungen
- Art. 97 § 19a Abs. 2 und 3 EGAO — Rückwirkung der Achtjahresfrist und Ausnahme für Institute
- BMF-Schreiben vom 14.07.2025, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088 — 2. Änderung der GoBD
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Reicht ein Ordner in der Cloud für die GoBD-konforme Archivierung?
- In aller Regel nicht. GoBD Rz. 110 hält die bloße Ablage in einem Dateisystem für regelmäßig unzureichend, solange keine zusätzlichen Maßnahmen greifen. Nötig sind mindestens Schreibschutz oder Festschreibung, ein Änderungsprotokoll und ein Zugriffsberechtigungskonzept.
- Muss ich den Papierbeleg zusätzlich behalten?
- Nicht zwingend. Nach GoBD Rz. 140 dürfen Papierdokumente nach der bildlichen Erfassung vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Ausgenommen bleiben unter anderem Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Zollunterlagen und Urkunden.
- Gelten seit 2025 überall acht Jahre?
- Nein. Acht Jahre gelten für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO) und für Rechnungen (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, sonstige Unterlagen bei sechs. Für Kreditinstitute, Versicherungs- und Wertpapierunternehmen gilt die alte Fassung mit zehn Jahren fort.
- Was ist mit dem PDF-Teil einer hybriden E-Rechnung?
- Seit der GoBD-Fassung vom 14. Juli 2025 genügt der strukturierte Teil. Der menschenlesbare Teil ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, etwa Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen.
Belege rein. Buchungen raus.
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