Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen
Für Lohnunterlagen gibt es keine Frist, sondern vier. Sie stammen aus Steuerrecht, Sozialversicherung, Arbeitszeitrecht und Buchführungsrecht, laufen nebeneinander und beginnen an unterschiedlichen Tagen. Wer nach der kürzesten löscht, verliert Nachweise, die eine andere Vorschrift noch verlangt.
Stand: 08. August 2026
Warum es hier vier Fristen sind
§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO ordnet die Fristen der Abgabenordnung an — zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht für Buchungsbelege, sechs für Handels- und Geschäftsbriefe — und schließt mit dem Vorbehalt: „sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind". Für Lohnunterlagen ist genau dieser Vorbehalt der Einstieg.
Das Einkommensteuerrecht setzt für das Lohnkonto eine eigene, kürzere Frist. Die Sozialversicherung setzt eine Frist, die überhaupt keine Jahreszahl nennt. Das Arbeitszeitrecht setzt zwei Jahre. Und die Lohnbuchhaltung als Teil der Buchführung bleibt bei den Fristen der Abgabenordnung.
Praktisch heißt das: Eine Personalakte lässt sich nicht als Ganzes datieren. Gelöscht wird nach Unterlagenart, nicht nach Ordner.
Welche Unterlage welche Frist trägt
| Unterlage | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Lohnkonto | bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt | § 41 Abs. 1 EStG |
| Lohn- und Gehaltslisten als Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Bücher und Aufzeichnungen der Lohnbuchhaltung, Jahresabschluss | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung | bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres | § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV |
| Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz | 2 Jahre ab dem maßgeblichen Zeitpunkt | § 17 Abs. 1 MiLoG |
| Nachweise über die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit | 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Fristbeginn der steuerlichen Fristen | Schluss des Kalenderjahres | § 147 Abs. 4 AO |
Die Sozialversicherungsfrist hat keine Jahreszahl
Nach § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV sind Entgeltunterlagen für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Der Bezugspunkt ist also ein Ereignis, nicht ein Datum: die Betriebsprüfung des Rentenversicherungsträgers nach § 28p SGB IV, die mindestens alle vier Jahre stattfindet.
Wer nach einer festen Zahl löscht, löscht deshalb zu früh, sobald sich eine Prüfung verschiebt. Umgekehrt gibt eine abgeschlossene Prüfung die Unterlagen nicht automatisch frei — die steuerlichen Fristen laufen unabhängig davon weiter.
Was in das Lohnkonto einzutragen ist, regelt § 4 LStDV. Diese Aufzeichnungen sind zugleich die Grundlage der Lohnsteuer-Außenprüfung; für die Übergabe der Daten existiert mit der Digitalen LohnSchnittstelle ein vorgegebenes Exportformat. Stellt ein Betrieb die Daten nicht nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstelle bereit, kann die Beweiskraft der Buchführung nach § 158 Abs. 2 Nr. 2 AO entfallen.
Die vier häufigen Fehler
Trägt nicht: Alle Lohnunterlagen nach sechs Jahren löschen. Die Sechsjahresfrist gilt dem Lohnkonto (§ 41 Abs. 1 EStG). Lohnjournale und Buchungsbelege der Entgeltabrechnung bleiben acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO).
Trägt nicht: Die Frist am Austritt festmachen. Sie hängt an der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung — eine Nachzahlung im Folgejahr verschiebt den Startpunkt.
Trägt nicht: Digitale Entgeltnachweise in einem Ordner auf dem Netzlaufwerk sammeln. „Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden" (GoBD Rz. 110).
Trägt nicht: Bewerbungsunterlagen, Abmahnungen und Entgeltunterlagen im selben Löschlauf behandeln. Die steuerliche Aufbewahrungspflicht trägt nach Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO nur, was ihr auch unterfällt.
Trägt: Ein Löschkonzept, das nach Unterlagenart trennt, an Ereignisse gekoppelte Fristen als Sperre abbildet und die Freigabe protokolliert.
Was für digitale Lohnunterlagen zusätzlich gilt
Für elektronisch geführte Lohnunterlagen gelten dieselben Grundsätze wie für jede andere steuerlich relevante Ablage: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist (GoBD Rz. 32, 33), Unveränderbarkeit mit erkennbarer Änderungshistorie (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 108, 111) und eine Verfahrensdokumentation, die für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar ist (GoBD Rz. 151).
Dazu kommt eine Pflicht, die im Personalbereich gern übersehen wird: Die Hilfsmittel, die zur Lesbarmachung der Unterlagen erforderlich sind, stellt der Steuerpflichtige auf eigene Kosten zur Verfügung (§ 147 Abs. 5 AO). Ein Abrechnungsprogramm abzuschalten, dessen Archiv niemand mehr öffnen kann, erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.
Auch die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Eine laufende Lohnsteuer-Außenprüfung hält den Löschlauf damit ebenso an wie jede andere Prüfung.
Aufbewahrungspflicht und Löschpflicht sind zwei Seiten desselben Konzepts. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung gilt (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO); die einschlägige Ausnahme vom Recht auf Löschung ist Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO — die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Wer länger speichert, als eine Frist verlangt, braucht dafür einen eigenen Grund.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 41 Abs. 1 EStG und § 4 LStDV — Führung und Aufbewahrung des Lohnkontos, Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug
- § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 und Satz 5, Abs. 4 und Abs. 5 AO — Fristen, Fristbeginn, Fortlauf, Lesbarmachung auf eigene Kosten
- § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV und § 28p SGB IV — Entgeltunterlagen und Prüfung durch den Rentenversicherungsträger
- § 17 Abs. 1 MiLoG und § 16 Abs. 2 ArbZG — Arbeitszeitaufzeichnungen, jeweils zwei Jahre
- § 146 Abs. 4 AO und GoBD Rz. 32, 33, 108, 110, 111, 136, 140, 151 — Unveränderbarkeit, Prüfbarkeit, Organisationsanweisung, Verfahrensdokumentation
- § 158 Abs. 2 Nr. 2 AO, Art. 5 Abs. 1 lit. e und Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO — digitale Schnittstelle, Speicherbegrenzung, Ausnahme vom Recht auf Löschung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Wie lange muss ich das Lohnkonto aufbewahren?
- Bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 EStG). Maßgeblich ist die letzte Eintragung, nicht der Austritt: Eine Nachzahlung oder Korrektur im Folgejahr verschiebt den Startpunkt der Frist.
- Gilt für Lohnunterlagen die neue Achtjahresfrist?
- Für die Buchungsbelege der Entgeltabrechnung ja — sie sind seit 2025 acht statt zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO). Für Bücher und Aufzeichnungen bleibt es bei zehn Jahren, und das Lohnkonto folgt seiner eigenen Sechsjahresfrist aus dem Einkommensteuerrecht.
- Wie lange gelten die sozialversicherungsrechtlichen Entgeltunterlagen?
- Bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres (§ 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV). Die Prüfung durch den Rentenversicherungsträger findet nach § 28p SGB IV mindestens alle vier Jahre statt; verschiebt sie sich, verschiebt sich die Frist mit.
- Darf ich Lohnunterlagen scannen und das Papier vernichten?
- Steuerlich erlaubt GoBD Rz. 140 die Vernichtung nach der bildlichen Erfassung, soweit die Unterlagen nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind — und nur auf Grundlage einer Organisationsanweisung nach Rz. 136. Für die sozialversicherungsrechtlichen Entgeltunterlagen gelten eigene Anforderungen; klären Sie diesen Teil mit Ihrer Kanzlei oder dem Rentenversicherungsträger.
- Und Arbeitsverträge?
- Ein Arbeitsvertrag ist kein Buchungsbeleg. Seine Aufbewahrung richtet sich nach anderen Maßstäben als den hier genannten Fristen — vor allem nach der Frage, wie lange daraus noch Ansprüche entstehen können. Das ist eine arbeitsrechtliche Bewertung und gehört in die Hand Ihrer Beratung.
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