Die Organisationsanweisung zum Scannen

Warum es dieses Dokument gibt

GoBD Rz. 140 erlaubt die Vernichtung von Papierdokumenten nach der bildlichen Erfassung — soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Diese Erlaubnis steht nicht allein: Rz. 136 verlangt, dass das Verfahren dokumentiert ist.

Die Organisationsanweisung ist damit die Grundlage der Vernichtung. Sie belegt, dass nicht irgendwer irgendwann irgendetwas eingescannt hat, sondern dass ein festgelegtes Verfahren mit festgelegten Zuständigkeiten gelaufen ist. Ohne sie fehlt der Vernichtung ihre Legitimation, und die Prüfung sieht statt eines Verfahrens eine Sammlung von Bilddateien.

Sie ist Teil der Verfahrensdokumentation, kein Ersatz für sie. Rz. 151 stellt weiterhin auf jedes eingesetzte DV-System ab.

Die sechs Regelungspunkte nach GoBD Rz. 136

Was in den einzelnen Punkten zu entscheiden ist

• Erfassungsberechtigte: Legen Sie Rollen fest, nicht nur Namen — Rollen überleben Personalwechsel. Halten Sie fest, wie die Berechtigung vergeben und entzogen wird.
• Zeitpunkt: Je früher, desto weniger Zwischenablagen. Erfasst jemand erst nach Abschluss der Bearbeitung, muss geregelt sein, wo das Papier bis dahin liegt und wer es bewacht.
• Schriftgut: Nennen Sie Belegarten, nicht Beispiele. Und führen Sie die Ausnahmen mit — Unterlagen, die nach anderen Vorschriften im Original bleiben, gehören namentlich in die Anweisung.
• Übereinstimmung: Für Papierbelege ist die bildliche Übereinstimmung der Regelfall (GoBD Rz. 130, § 147 Abs. 2 AO). Für in strukturierter Form empfangene Belege genügt seit dem 14. Juli 2025 die inhaltliche Übereinstimmung (Rz. 118 n. F.).
• Qualitätskontrolle: Wer prüft, woraufhin, in welchem Umfang — Vollprüfung oder Stichprobe — und was geschieht bei einem unleserlichen Ergebnis.
• Fehlerprotokollierung: Wo der Fehler festgehalten wird, wer ihn behebt und woran später erkennbar ist, dass er behoben wurde.

Regeln, die aus den GoBD selbst folgen

Der Punkt, an dem die Anweisung ernst wird: die Vernichtung

Die Anweisung sollte den Zeitpunkt der Vernichtung nicht offenlassen. Die Muster-Verfahrensdokumentation von Bundessteuerberaterkammer und Deutschem Steuerberaterverband formuliert dazu eine klare Reihenfolge: „In keinem Falle erfolgt eine Vernichtung vor dem Durchlaufen aller in der vorliegenden Verfahrensdokumentation dargestellten Schritte inkl. mindestens eines durchgeführten Backup-Laufes."

Dazu gehört die Ausnahmeliste. Nicht ersetzend gescannt und vernichtet werden dürfen insbesondere in Papier erstellte Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse (§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO), Zollunterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO, notarielle Urkunden, Testate unter Siegel und Wertpapiere sowie Belege, die noch für ein Vorsteuervergütungsverfahren benötigt werden.

Ebenfalls hierher gehört die Entscheidung nach Rz. 140 Satz 2: ob Dokumente, deren Beweiskraft in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich im Original aufbewahrt werden. Das ist eine Entscheidung je Dokumentart, keine pauschale Regel.

Belege aus dem Ausland

Die Erfassung im Ausland ist zulässig, wenn die Belege dort entstanden oder empfangen wurden und dort direkt erfasst werden. GoBD Rz. 130 und 136 nennen Belege über eine Dienstreise im Ausland ausdrücklich.

Wenn Ihre Mitarbeitenden also den Hotelbeleg noch am Ort mit dem Telefon erfassen, ist das gedeckt — die Anweisung sollte diesen Fall aber benennen, statt ihn stillschweigend zu dulden. Bei genehmigter Verlagerung der Buchführung ins Ausland nach § 146 Abs. 2a AO dürfen die Ursprungsbelege dorthin verbracht werden; die Erfassung hat zeitnah zur Verbringung zu erfolgen.

Wie lang muss eine Organisationsanweisung sein?

Die GoBD nennen keinen Umfang, sondern sechs Regelungsgegenstände (Rz. 136). Für einen Betrieb mit einem Erfassungsweg passen sie auf wenige Seiten. Entscheidend ist, dass zu jedem der sechs Punkte eine Festlegung dasteht und nicht eine Absichtserklärung.

Dürfen Mitarbeitende mit dem eigenen Telefon erfassen?

GoBD Rz. 130 lässt die verschiedensten Arten von Geräten zu, auch mobile. Ob Sie private Geräte zulassen, ist eine Frage Ihrer eigenen Organisation und des Datenschutzes — geregelt werden muss es in der Anweisung, weil dort steht, wer unter welchen Bedingungen erfassen darf.

Muss jeder Scan geprüft werden?

Die GoBD verlangen eine Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit, ohne Vollprüfung oder Stichprobe vorzuschreiben (Rz. 136). Sie legen das Verfahren fest — dann aber verbindlich, mit Zuständigkeit und dokumentiertem Ergebnis.

Was passiert, wenn die Anweisung fehlt?

Dann fehlt der Vernichtung ihre dokumentierte Grundlage. Ersetzendes Scannen ohne Organisationsanweisung ist einer der Punkte, an denen eine Prüfung regelmäßig ansetzt. Ob daraus ein Mangel mit sachlichem Gewicht wird, hängt nach GoBD Rz. 155 davon ab, ob Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt sind.

Gilt die Anweisung auch für E-Rechnungen?

Für in strukturierter Form empfangene Belege gibt es nichts bildlich zu erfassen. GoBD Rz. 118 in der Fassung vom 14. Juli 2025 verlangt hier abweichend von § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO nur eine inhaltliche Übereinstimmung. Ihr Umgang mit diesen Belegen gehört trotzdem in die Verfahrensdokumentation — nur eben in einen anderen Abschnitt.

• Zeitgerechte Erfassung: die Fristen, die niemand kenntTäglich, zehn Tage, Ablauf des Folgemonats: die Fristen aus GoBD Rz. 45 bis 52 — und was gilt, wenn Belege sofort digital gesichert werden.
• Die einheitliche digitale Schnittstelle und ihre Sanktionen§ 147b AO erlaubt einheitliche Schnittstellen für den Datenexport. Was die DSFinV-K damit zu tun hat und was eine unbrauchbare Lieferung kostet.
• Verzögerungsgeld: was eine verweigerte Auskunft kostet2.500 bis 250.000 Euro nach § 146 Abs. 2c AO. Wie sich das Verzögerungsgeld vom Mitwirkungsverzögerungsgeld nach § 200a AO unterscheidet.