Aufbewahrungsfrist für Rechnungen: acht Jahre, mit Ausnahmen
Acht Jahre — das ist die Frist für empfangene Rechnungen und für die Doppel der eigenen. Sie beginnt aber nicht am Rechnungsdatum, und sie endet nicht zuverlässig nach acht Jahren. Beides zusammen macht aus einer einfachen Zahl eine Rechenaufgabe.
Stand: 07. August 2026
Die Regel
§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG verpflichtet den Unternehmer, ein Doppel der von ihm ausgestellten Rechnung sowie alle empfangenen Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Dieselbe Frist gilt steuerlich für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO und handelsrechtlich nach § 257 Abs. 1 Nr. 4 in Verbindung mit Abs. 4 HGB.
Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024, verkündet im BGBl. 2024 I Nr. 323. Sie gilt seit dem 1. Januar 2025 und erfasst auch Altbestände, deren Frist nach altem Recht noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO).
Der Fristbeginn verschiebt alles um bis zu ein Jahr
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG); für Buchungsbelege gilt § 147 Abs. 4 AO entsprechend, handelsrechtlich § 257 Abs. 5 HGB.
Eine Rechnung aus Januar 2025 ist damit bis zum 31. Dezember 2033 aufzubewahren — acht Jahre gerechnet ab dem 31. Dezember 2025. Die tatsächliche Aufbewahrungsdauer liegt in der Praxis also regelmäßig näher an neun als an acht Jahren.
Die Fristen im Überblick
| Unterlage | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Empfangene Rechnungen und Doppel der ausgestellten Rechnungen | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
Die Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Anlauf- und Ablaufhemmungen nach §§ 170, 171 AO — etwa durch eine begonnene Außenprüfung, einen Einspruch oder eine Klage — können den Fristlauf um Jahre verschieben.
E-Rechnungen: Was seit Juli 2025 ins Archiv gehört
- Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG genügt die Aufbewahrung des strukturierten Teils (GoBD Rz. 131 n. F.).
- Der menschenlesbare Teil einer hybriden Rechnung ist nur zusätzlich aufzubewahren, wenn er abweichende oder zusätzliche Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind — genannt sind Buchungsvermerke und qualifizierte elektronische Signaturen.
- Der strukturierte Datenteil darf nicht durch eine Formatumwandlung, etwa in ein Bildformat, gelöscht werden (GoBD Rz. 125, Beispiel 10).
- Bei strukturierten Datensätzen bedarf es keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung (GoBD Rz. 118 n. F.).
- Eingehende elektronische Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131 Satz 1). Eine Umwandlung ist nur unter den Voraussetzungen der Rz. 135 zulässig.
Erlaubt und nicht erlaubt
Trägt nicht: Eine elektronisch empfangene Rechnung ausdrucken und die Datei löschen. Der Beleg ist im Empfangsformat aufzubewahren (GoBD Rz. 131).
Trägt nicht: Nach acht Jahren pauschal löschen. Solange die Festsetzungsfrist läuft, läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Trägt: Papierrechnungen nach der bildlichen Erfassung vernichten, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (GoBD Rz. 140).
Trägt: Aufbewahrung im übrigen Gemeinschaftsgebiet, wenn eine vollständige Fernabfrage, der Download und die Verwendbarkeit gewährleistet sind — der Aufbewahrungsort ist dem Finanzamt mitzuteilen (§ 14b Abs. 2 UStG).
Warum viele Kanzleien trotzdem zehn Jahre empfehlen
Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband raten in der Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen (Version 2.1, Stand 27. Februar 2026) und in der FAQ zur allgemeinen digitalen Aufbewahrung (Stand 19. März 2026) dazu, eine einheitliche Frist von mindestens zehn Jahren zugrunde zu legen.
Begründet wird das mit konkurrierenden Regelungen — etwa Exkulpationsmöglichkeiten im Steuerstrafrecht und der Nachweisführung im Fördermittelrecht. Die verkürzte Frist ist damit weniger eine Entlastung als eine Aufgabe für das Löschkonzept: Wer zu früh löscht, verliert Nachweise; wer länger speichert, muss das datenschutzrechtlich begründen können.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14b Abs. 1 und Abs. 2 UStG — Achtjahresfrist, Fristbeginn, Aufbewahrungsort
- § 147 Abs. 3 und Abs. 4 AO — Fristen, Fristbeginn, Ablaufhemmung nach Satz 5
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024, BGBl. 2024 I Nr. 323; Art. 97 § 19a Abs. 2 und 3 EGAO
- GoBD Rz. 118, 125, 131 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14.07.2025, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088
- GoBD Rz. 136, 139, 140 — ersetzendes Scannen und seine Grenzen
- BStBK/DStV, Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, Version 2.1 vom 27.02.2026; BStBK, FAQ zur allgemeinen digitalen Aufbewahrung, Stand 19.03.2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Acht oder zehn Jahre — was gilt jetzt für Rechnungen?
- Acht Jahre nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG, seit dem 1. Januar 2025. Zehn Jahre gelten weiterhin für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Zollunterlagen sowie für Kreditinstitute, Versicherungs- und Wertpapierunternehmen (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).
- Genügt der Ausdruck einer per E-Mail empfangenen Rechnung?
- Nein. Eingehende elektronische Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131 Satz 1); eine Umwandlung ist nur unter den Voraussetzungen der Rz. 135 zulässig. Der Ausdruck darf danebenstehen, ersetzt die Datei aber nicht.
- Muss ich bei einer hybriden E-Rechnung auch das Sichtformat aufheben?
- Nur, wenn es zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, etwa Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen (GoBD Rz. 131 n. F.). Ansonsten genügt der strukturierte Teil.
- Darf ich Papierrechnungen nach dem Scannen vernichten?
- GoBD Rz. 140 erlaubt das nach der bildlichen Erfassung, soweit die Dokumente nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Voraussetzung ist ein dokumentiertes Verfahren mit Organisationsanweisung (Rz. 136); nach der Erfassung darf nur noch elektronisch weitergearbeitet werden (Rz. 139).
- Wo müssen die Rechnungen liegen?
- Grundsätzlich im Inland. Bei vollständiger Fernabfrage, Download und Verwendbarkeit ist die Aufbewahrung auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet zulässig; liegt der Aufbewahrungsort nicht im Inland, ist er dem Finanzamt mitzuteilen (§ 14b Abs. 2 UStG).
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