Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege nach dem BEG IV
Seit dem 1. Januar 2025 sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren, nicht mehr zehn. Die Verkürzung greift auch für Belege, die längst im Archiv liegen. Sie entlastet damit weniger den Ordner als das Löschkonzept — und nur, wenn zwei Ausnahmen mitgedacht werden.
Stand: 07. August 2026
Was das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz geändert hat
§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO lautet seit dem 1. Januar 2025: „Die in Absatz 1 Nummer 1 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen acht Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind."
Nummer 4 sind die Buchungsbelege. Grundlage der Verkürzung ist das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024, verkündet im BGBl. 2024 I Nr. 323 am 29. Oktober 2024. Handelsrechtlich zieht § 257 Abs. 1 Nr. 4 in Verbindung mit Abs. 4 HGB mit; für Rechnungen führt § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG dieselbe Achtjahresfrist.
Wann ein Dokument zum Buchungsbeleg wird
Die Frist hängt nicht am Papier, sondern an der Funktion. Die GoBD formulieren das Belegprinzip in Rz. 61: „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen." Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung.
Rz. 63 zieht die Grenze: Ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief wird „erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch" zum Buchungsbeleg. Vorher ist er eine sonstige Unterlage mit Sechsjahresfrist, danach ein Buchungsbeleg mit acht Jahren. Beim elektronischen Beleg darf die Kontierung durch die Verbindung mit einem Datensatz oder eine elektronische Verknüpfung erfolgen, etwa über einen eindeutigen Index (Rz. 64).
Welche Frist für welche Unterlage gilt
| Unterlage | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Buchungsbelege handelsrechtlich | 8 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB |
| Rechnungen, empfangen und ausgestellt | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Zollunterlagen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4a, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
Rückwirkung und die Ausnahme für Banken und Versicherer
Die Achtjahresfrist gilt nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO „erstmals für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung in der bis einschließlich 31. Dezember 2024 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen ist". Sie erfasst also auch Bestandsbelege, nicht nur Neuzugänge.
Nicht erfasst sind Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute: Für sie gilt § 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der am 31. Dezember 2024 geltenden Fassung weiter, also zehn Jahre auch für Buchungsbelege (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).
Fristbeginn: der 31. Dezember ist der Startschuss
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO; handelsrechtlich § 257 Abs. 5 HGB). Ein Beleg aus Januar 2025 ist damit bis zum 31. Dezember 2033 aufzubewahren.
Zwischen dem Belegdatum und dem Ende der Aufbewahrung liegen also fast neun Jahre. Wer das Löschdatum aus dem Belegdatum rechnet, löscht regelmäßig zu früh.
Was nach acht Jahren gilt
Trägt nicht: Nach Ablauf der acht Jahre pauschal löschen: Die Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Trägt nicht: Die verkürzte Frist auf alles anwenden. Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Zollunterlagen bleiben bei zehn Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs.
Trägt: Das Löschkonzept auf die neue Frist umstellen — die Verkürzung ist ausdrücklich ein Anlass, bestehende Konzepte zu überprüfen.
Trägt: Freiwillig länger aufbewahren, wenn der Zweck dokumentiert ist. Die Kammern empfehlen eine einheitliche Frist von mindestens zehn Jahren.
Anlauf- und Ablaufhemmungen nach §§ 170, 171 AO können den Fristlauf um Jahre verschieben, etwa durch den Beginn einer Außenprüfung, einen Einspruch, eine Klage oder Fahndungsermittlungen. Ein Löschlauf, der solche Fälle nicht kennt, löscht die Belege, die gerade gebraucht werden.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 147 Abs. 1, Abs. 3 und Abs. 4 AO — Fristen, Ablaufhemmung, Fristbeginn
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024, BGBl. 2024 I Nr. 323 (verkündet am 29.10.2024)
- Art. 97 § 19a Abs. 2 und Abs. 3 EGAO — Anwendung auf Altbestände, Ausnahme für Kredit-, Versicherungs- und Wertpapierinstitute
- § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 und Abs. 5 HGB — handelsrechtliche Frist und Fristbeginn
- GoBD Rz. 61, 63, 64 — Belegfunktion, Kontierungsvermerk, elektronische Verknüpfung
- BStBK, FAQ zur allgemeinen digitalen Aufbewahrung, Stand 19.03.2026; BStBK/DStV, Muster-Verfahrensdokumentation Version 2.1 vom 27.02.2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Gelten die acht Jahre auch für Belege aus früheren Jahren?
- Ja. Nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO greift die verkürzte Frist für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach dem bis Ende 2024 geltenden Recht noch nicht abgelaufen war. Bereits abgelaufene Fristen leben dadurch nicht wieder auf.
- Was ist überhaupt ein Buchungsbeleg?
- Der Nachweis, der einen Geschäftsvorfall belegt (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO). Ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief wird erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung zum Buchungsbeleg (GoBD Rz. 63); bei elektronischen Belegen genügt eine eindeutige elektronische Verknüpfung (Rz. 64).
- Dürfen wir nach acht Jahren löschen?
- Nur, wenn die Festsetzungsfrist für die betroffenen Steuern abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO) und keine andere Vorschrift eine längere Aufbewahrung verlangt. Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband raten wegen konkurrierender Regelungen zu einer einheitlichen Frist von mindestens zehn Jahren.
- Gilt die Verkürzung auch für Banken und Versicherungen?
- Nein. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt § 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der am 31. Dezember 2024 geltenden Fassung weiter — dort bleibt es bei zehn Jahren für Buchungsbelege (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).
- Ab wann zählt die Frist?
- Ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Ein Beleg vom 15. Januar 2025 fällt damit unter eine Frist, die am 31. Dezember 2025 beginnt und am 31. Dezember 2033 endet.
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