GoBD-konforme Rechnung: was zusätzlich zu § 14 UStG gilt
Eine Rechnung kann alle Pflichtangaben des § 14 UStG tragen und trotzdem beanstandet werden — weil sie zu spät erfasst, nicht mit der Buchung verknüpft oder im falschen Format aufbewahrt wurde. Zwei Regelwerke, zwei Prüfungen.
Stand: 07. August 2026
Zwei Ebenen, die oft vermischt werden
Das Umsatzsteuerrecht regelt, was auf einer Rechnung stehen muss, damit der Vorsteuerabzug möglich ist. Die GoBD regeln, wie mit dieser Rechnung im Unternehmen umgegangen wird: wann sie erfasst wird, wie sie mit der Buchung verbunden ist, wie sie gegen Änderung geschützt wird und wie lange sie bleibt.
Den Begriff „GoBD-konforme Rechnung" kennt kein Gesetz. Gemeint ist die Summe beider Ebenen — und die zweite ist diejenige, die in einer Außenprüfung häufiger auffällt, weil sie den ganzen Prozess betrifft und nicht ein einzelnes Dokument.
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers.
- Ausstellungsdatum.
- Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer.
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung beziehungsweise der Vereinnahmung des Entgelts.
- Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung.
- Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung.
- In den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.
- Bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger die Angabe „Gutschrift".
Kleinbeträge und der verlässliche Prüfpfad
Bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto genügen nach § 33 UStDV vier Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe nebst Steuersatz. Es entfallen damit Empfängerangabe, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer und der gesonderte Ausweis des Leistungszeitpunkts. Die Erleichterung gilt nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG.
Häufig übersehen wird § 14 Abs. 3 UStG: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein. Wie, legt jedes Unternehmen selbst fest: „Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können." Genau dieser Prüfpfad ist die Brücke zu den GoBD.
Grenzen und Fristen im Überblick
| Gegenstand | Wert | Fundstelle |
|---|---|---|
| Kleinbetragsrechnung mit reduzierten Angaben | bis 250 Euro brutto | § 33 UStDV |
| Aufbewahrung von Rechnungen | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Kasseneinnahmen und -ausgaben festhalten | täglich | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO |
| Unbare Geschäftsvorfälle in Grundaufzeichnungen erfassen | innerhalb von 10 Tagen | GoBD Rz. 47 |
| Abstand zwischen Erfassung und Buchung | bis Ablauf des Folgemonats | GoBD Rz. 52 |
Was die GoBD zusätzlich verlangen
Trägt: Belegfunktion: Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich oder als Kopie der Urschrift zu belegen; fehlt ein Fremdbeleg, ist ein Eigenbeleg zu erstellen (GoBD Rz. 61).
Trägt: Verknüpfung: Ein empfangener Geschäftsbrief wird erst mit Kontierungsvermerk und Verbuchung zum Buchungsbeleg. Elektronisch genügt die Verbindung mit einem Datensatz oder ein eindeutiger Index (GoBD Rz. 63, 64).
Trägt: Zeitgerechte Erfassung: Jede nicht durch den Betrieb bedingte Zeitspanne zwischen Vorgang und Erfassung ist bedenklich (GoBD Rz. 47).
Trägt nicht: Stilles Überschreiben nach der Belegsicherung. Erfolgt die Sicherung unmittelbar nach Eingang, ist eine unprotokollierte Änderung nicht mehr zulässig (GoBD Rz. 52).
Trägt nicht: Umwandlung in ein anderes Format, wenn dabei der strukturierte Datenteil einer E-Rechnung verloren geht (GoBD Rz. 125, Beispiel 10).
E-Rechnung: was sich am Aufbewahren geändert hat
Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine als Anhang versandte Bilddatei ist nach Satz 4 eine sonstige Rechnung.
Seit der GoBD-Fassung vom 14. Juli 2025 genügt bei E-Rechnungen die Aufbewahrung des strukturierten Teils; der menschenlesbare Teil ist nur bei zusätzlichen oder abweichenden steuerlich bedeutsamen Informationen mit aufzubewahren (GoBD Rz. 131). Für strukturierte Datensätze bedarf es zudem keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung (Rz. 118).
Zur Berichtigung fehlerhafter Rechnungen ist die Rechtslage uneinheitlich: Der Europäische Gerichtshof hat eine Rückwirkung anerkannt, § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG bestimmt dagegen, dass die Berichtigung kein rückwirkendes Ereignis ist. Das Thema ist streitanfällig und im Einzelfall mit der Kanzlei zu klären.
Ohne ordnungsgemäße Rechnung kein Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Der Betriebsausgabenabzug kann davon unberührt bleiben, findet seine Grenze aber in § 160 AO.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 3 und 4 UStG — innerbetriebliche Kontrollverfahren und Pflichtangaben
- § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
- § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — acht Jahre Aufbewahrung ab Schluss des Ausstellungsjahres
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- GoBD Rz. 47, 52, 61, 63, 64 — zeitgerechte Erfassung, Belegfunktion und Verknüpfung
- GoBD Rz. 118, 125, 131 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14.07.2025, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Was macht eine Rechnung im Sinne der GoBD konform?
- Zwei Dinge zusammen: die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG beziehungsweise § 33 UStDV und ein Verfahren, das die Rechnung zeitgerecht erfasst, mit der Buchung verknüpft, gegen unprotokollierte Änderung schützt und im Empfangsformat über die Frist aufbewahrt.
- Bis zu welchem Betrag genügen weniger Angaben?
- Bis 250 Euro Gesamtbetrag brutto. § 33 UStDV verlangt dann nur Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz. Für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG gilt die Erleichterung nicht.
- Muss der Kontierungsvermerk auf der Rechnung stehen?
- Nicht auf dem Dokument selbst. GoBD Rz. 64 lässt beim elektronischen Beleg die Verbindung mit einem Datensatz oder eine elektronische Verknüpfung genügen, etwa über einen eindeutigen Index oder einen Barcode. Entscheidend ist, dass Beleg und Buchung in beide Richtungen auffindbar bleiben.
- Darf ich eine eingegangene Rechnung ausdrucken und das Original löschen?
- Nein. Elektronisch empfangene Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131). Ein Ausdruck ersetzt das elektronische Original nicht, und bei einer E-Rechnung darf der strukturierte Datenteil nicht durch eine Formatumwandlung verloren gehen.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- GoBD und Software: was ein Programm leisten kannSoftware kann Festschreibung, Protokoll und Export liefern. Rechtevergabe, Datenqualität und Verfahrensdokumentation bleiben beim Anwender. Die Trennlinie.
- Unveränderbarkeit: warum Überschreiben kein Korrigieren istEine Buchung darf nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt verschwindet. Was § 146 Abs. 4 AO und GoBD Rz. 107 bis 111 konkret verlangen.
- Ersetzendes Scannen: wann das Papier weg darfGoBD Rz. 140 erlaubt die Vernichtung nach der bildlichen Erfassung — mit Ausnahmen. Voraussetzungen, Organisationsanweisung und die Belege, die bleiben müssen.