Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine
Der Lieferschein ist der Beleg, bei dem die Frist nicht am Dokument hängt, sondern an seiner Verwendung. Dasselbe Blatt Papier kann sechs Jahre aufzubewahren sein, acht Jahre — oder nur so lange, bis die Rechnung dazu da ist.
Stand: 07. August 2026
Die Weiche: Buchungsbeleg oder nicht
Ein Lieferschein ist zunächst ein Handels- oder Geschäftsbrief beziehungsweise eine sonstige Unterlage im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 oder 5 AO. Für diese Gruppe gilt nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO eine Frist von sechs Jahren.
Wird der Lieferschein dagegen zur Grundlage der Buchung, ist er ein Buchungsbeleg nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO — und damit acht Jahre aufzubewahren. Die GoBD beschreiben diesen Übergang in Rz. 63: Ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief wird „erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch" zum Buchungsbeleg. Beim elektronischen Beleg genügt dafür die Verbindung mit einem Datensatz oder eine elektronische Verknüpfung, etwa über einen eindeutigen Index (Rz. 64).
Die Sonderregel für Lieferscheine ohne Belegfunktion
Für Lieferscheine, die keine Buchungsbelege nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO sind, endet die Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 AO mit dem Erhalt der Rechnung — bei abgesandten Lieferscheinen mit dem Versand der Rechnung. Der Lieferschein wird durch die Rechnung abgelöst, sobald sein Inhalt dort abgebildet ist.
Die Regel greift nur, wenn der Lieferschein tatsächlich keine Belegfunktion trägt. Enthält er Angaben, die für die Buchung erheblich sind und in der Rechnung nicht stehen — etwa den tatsächlichen Lieferzeitpunkt oder eine abweichende Menge —, wird er praktisch zum Nachweis und damit zum Buchungsbeleg. Diese Bewertung ist eine Frage des Einzelfalls.
Welche Frist gilt wann
| Fall | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Lieferschein ohne Belegfunktion, empfangen | bis zum Erhalt der Rechnung | § 147 Abs. 3 AO |
| Lieferschein ohne Belegfunktion, abgesandt | bis zum Versand der Rechnung | § 147 Abs. 3 AO |
| Lieferschein als Handels- oder Geschäftsbrief | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Lieferschein mit Kontierungsvermerk und Verbuchung | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Rechnung zum Vorgang | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
Erlaubt und nicht erlaubt
Trägt nicht: Lieferscheine pauschal nach Rechnungseingang entsorgen. Die Erleichterung gilt nur für Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind.
Trägt nicht: Einen Lieferschein vernichten, dessen Angaben in der Rechnung fehlen, aber für die Buchung gebraucht werden. Dann trägt er die Belegfunktion und fällt unter die Achtjahresfrist.
Trägt nicht: Auch bei abgelaufener Regelfrist löschen, solange die Festsetzungsfrist läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Trägt: Papier-Lieferscheine nach der bildlichen Erfassung vernichten, soweit sie nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (GoBD Rz. 140) — mit Organisationsanweisung (Rz. 136) und ohne weitere Bearbeitung auf dem Papier (Rz. 139).
Warum die Aussortierung selten lohnt
Die Erleichterung klingt nach Entlastung, verlangt aber eine Einzelfallprüfung je Dokument: Ist dieser Lieferschein Buchungsbeleg oder nicht? Wer diese Frage nicht dokumentiert beantworten kann, spart Ablage und riskiert eine Lücke im Nachweis.
In einem digitalen Archiv ist die Rechnung ohnehin acht Jahre zu halten. Den zugehörigen Lieferschein daneben zu lassen, kostet keine zusätzliche Arbeit — er zu entfernen dagegen schon. Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband raten für die Aufbewahrung insgesamt zu einer einheitlichen Frist von mindestens zehn Jahren.
Ob ein Lieferschein im konkreten Fall Buchungsbeleg ist, entscheidet sich an seiner Verwendung in Ihrer Buchführung. Das ist eine Bewertung, keine Formel — klären Sie sie mit Ihrer Kanzlei, bevor Sie eine Löschregel darauf aufsetzen.
Was das für die Ablage bedeutet
Entscheidend ist die Verknüpfung. Die GoBD verlangen, dass sich jeder Geschäftsvorfall in Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lässt — progressiv vom Beleg bis zur Steuererklärung und retrograd zurück (Rz. 32, 33). Lieferschein, Rechnung und Buchung gehören deshalb sichtbar zusammen.
Liegt der Lieferschein digital beim Vorgang und trägt die Buchung ihren Verweis darauf, ist die Fristfrage weitgehend entschärft: Sie bewahren ihn ohnehin so lange auf wie die Rechnung, und die Zuordnung steht für eine Prüfung bereit.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 147 Abs. 1 und Abs. 3 AO — Unterlagenkategorien, Fristen und die Sonderregel für Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind
- § 147 Abs. 3 Satz 5 und Abs. 4 AO — Ablaufhemmung und Fristbeginn
- § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — Achtjahresfrist für Rechnungen
- GoBD Rz. 61, 63, 64 — Belegprinzip, Kontierungsvermerk, elektronische Verknüpfung
- GoBD Rz. 32, 33, 136, 139, 140 — Nachvollziehbarkeit, ersetzendes Scannen und seine Voraussetzungen
- BStBK, FAQ zur allgemeinen digitalen Aufbewahrung, Stand 19.03.2026; BStBK/DStV, Muster-Verfahrensdokumentation Version 2.1 vom 27.02.2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?
- Als Handels- oder Geschäftsbrief sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO), als Buchungsbeleg acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO). Ist der Lieferschein kein Buchungsbeleg, endet die Frist nach § 147 Abs. 3 AO bereits mit dem Erhalt beziehungsweise dem Versand der zugehörigen Rechnung.
- Woran erkenne ich, dass ein Lieferschein zum Buchungsbeleg geworden ist?
- Am Kontierungsvermerk und an der Verbuchung: Erst damit wird ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief auch zum Buchungsbeleg (GoBD Rz. 63). Bei elektronischen Belegen genügt eine eindeutige Verknüpfung mit dem Buchungsdatensatz (Rz. 64).
- Darf ich Lieferscheine scannen und das Papier vernichten?
- GoBD Rz. 140 erlaubt die Vernichtung nach der bildlichen Erfassung, soweit die Dokumente nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Voraussetzung ist ein dokumentiertes Verfahren mit Organisationsanweisung (Rz. 136); nach der Erfassung darf nur noch elektronisch weitergearbeitet werden (Rz. 139).
- Gilt die Erleichterung auch für Lieferscheine, die wir selbst verschicken?
- Ja, mit umgekehrtem Anknüpfungspunkt: Bei abgesandten Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Frist mit dem Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 AO).
- Was passiert, wenn die Rechnung nie kommt?
- Dann fehlt der Zeitpunkt, an den die Sonderregel anknüpft. Der Lieferschein bleibt in seiner Ausgangskategorie — sechs Jahre als Handels- oder Geschäftsbrief, acht Jahre, wenn auf seiner Grundlage gebucht wurde.
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