Kassenbuch-Vorlage: die Spalten, die tragen
Ein Vordruck ist schnell heruntergeladen. Ob er trägt, entscheidet sich an den Spalten: Jede fehlende Spalte ist eine Anforderung, die später niemand mehr nachholen kann, weil der Vorgang vorbei ist.
Stand: 08. August 2026
Was eine Vorlage leisten muss
Ein amtliches Formular für das Kassenbuch gibt es nicht. Was es gibt, sind Eigenschaften, die das Ergebnis haben muss: § 146 Abs. 1 Satz 1 AO verlangt, Buchungen und Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Satz 2 setzt die einzige Tagesfrist des Gesetzes — Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Das ist keine Soll-Vorschrift, sondern eine Pflicht; GoBD Rz. 48 nennt dazu keine Ausnahme.
Daraus folgt der Zuschnitt der Vorlage. Sie muss jeden einzelnen Vorgang tragen, nicht die Summe des Tages. Sie muss zeigen, wann etwas geschehen ist und wann es erfasst wurde. Und sie muss den Weg zurück zum Beleg offenhalten, denn die Belegfunktion ist nach GoBD Rz. 61 „die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung".
Die Spalten und ihre Begründung
| Spalte | Wofür sie da ist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Laufende Nummer | Ordnung und Lückenlosigkeit. Eine unterbrochene Nummernfolge ist die einfachste Auffälligkeit, die eine Prüfung findet. | § 146 Abs. 1 Satz 1 AO |
| Datum des Vorgangs | Die Tagesfrist ist nur prüfbar, wenn das Vorgangsdatum getrennt vom Erfassungsdatum steht. | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO, GoBD Rz. 48 |
| Belegnummer oder Verweis auf den Beleg | Jeder Eintrag muss auf seinen Beleg zurückführbar sein; fehlt ein Fremdbeleg, tritt der Eigenbeleg an seine Stelle. | GoBD Rz. 61 |
| Vorgangsbeschreibung | Nachvollziehbarkeit in beide Richtungen: vom Beleg zur Aufzeichnung und zurück. „Wareneinkauf" ist eine Beschreibung, „diverse" ist keine. | GoBD Rz. 32, 33 |
| Einnahme und Ausgabe in getrennten Spalten | Bare Zu- und Abgänge sind einzeln aufzuzeichnen. Eine reine Saldospalte verbirgt den einzelnen Geschäftsvorfall. | § 146 Abs. 1 Satz 1 AO |
| Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag | Die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen müssen einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Umsätze geben. | § 22 UStG in Verbindung mit § 63 UStDV |
| Kassenbestand nach dem Vorgang | Ohne fortgeschriebenen Bestand lässt sich der ausgewiesene Betrag nicht mit dem gezählten Geld vergleichen. | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO |
| Kontierung oder Gegenkonto | Ein empfangener Beleg wird erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung zum Buchungsbeleg; elektronisch genügt eine Verknüpfung über einen eindeutigen Index. | GoBD Rz. 63, 64 |
| Erfasser und Erfassungszeitpunkt | Nur damit ist belegbar, dass zeitgerecht erfasst wurde — und wer es getan hat. | GoBD Rz. 47, 52 |
| Korrekturvermerk mit altem Wert | Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. | § 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 111 |
Was einmal je Blatt oder Datei oben steht
- Betrieb und Kalenderjahr. Aufzeichnungen sind geordnet zu führen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO); ein Blatt ohne Zuordnung ist im Archiv wertlos.
- Bezeichnung der Kasse, wenn es mehr als eine gibt. Zwei Kassen in einem Buch heben die Einzelaufzeichnung nicht auf, machen den Bestandsvergleich aber unmöglich.
- Anfangsbestand und Übertrag von der Vorseite. Der Bestand ist eine fortlaufende Größe, kein Monatsergebnis.
- Ort der Kassenführung, wenn er vom Betriebssitz abweicht.
- Bei elektronischer Führung zusätzlich: die eingesetzte Programmversion. Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist ist die Programmidentität nachzuweisen (GoBD Rz. 154).
Der in der Praxis geläufige Begriff der Kassensturzfähigkeit steht weder in § 146 AO noch in den GoBD. Er beschreibt eine Folge: Wer den Bestand nach jedem Vorgang fortschreibt, kann ihn jederzeit mit dem gezählten Geld vergleichen. Ohne Bestandsspalte ist dieser Vergleich nicht möglich — die Aufzeichnung bleibt formal richtig und beweist trotzdem nichts.
Fehler, die schon in der Vorlage angelegt sind
Trägt nicht: Eine Spalte „Summe Tag" statt Einzelzeilen. § 146 Abs. 1 Satz 1 AO verlangt die einzelne Aufzeichnung; die Tagessumme ist ein Ergebnis, kein Geschäftsvorfall.
Trägt nicht: Der Bestand als Tabellenformel in einer offenen Datei. GoBD Rz. 110: Die Ablage in einem Dateisystem erfüllt die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, „soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden".
Trägt nicht: Kein Feld für Korrekturen. Wer keinen Platz für den alten Wert vorsieht, lädt zum Überschreiben ein — und Rz. 111 verlangt, dass ursprünglicher Inhalt und Tatsache der Änderung erkennbar bleiben und die Änderungshistorie selbst unveränderbar ist.
Trägt nicht: Kartenzahlungen in derselben Spalte wie Bargeld. Der Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes ist nach GoBD Rz. 121 unter anderem dann aufbewahrungspflichtig, wenn er allein die Abgrenzung barer und unbarer Geschäftsvorfälle gewährleistet.
Trägt: Eine Zeile je Vorgang, Vorgangs- und Erfassungsdatum getrennt, Belegverweis in jeder Zeile, Bestand fortgeschrieben, Korrekturen protokolliert. Mehr verlangt keine der genannten Fundstellen — und weniger trägt nicht.
Der Vordruck ist die halbe Miete, das Verfahren die andere
Ein sauber gebautes Formular erfüllt die inhaltlichen Anforderungen. Es sagt nichts darüber, ob die ausgefüllte Fassung später noch dieselbe ist. Genau daran scheitern Tabellendateien: Sie sind beliebig überschreibbar, und die Überschreibung hinterlässt keine Spur.
Paradoxerweise ist das handschriftlich geführte Papierbuch in diesem Punkt oft im Vorteil — eine Radierung sieht man. Wer elektronisch führt, braucht die Maßnahmen aus GoBD Rz. 110: unveränderbare Datenträger, Festschreibung, automatische Protokollierung, Historisierung, Versionierung oder ein Zugriffsberechtigungskonzept.
Für die Aufbewahrung gelten dann zwei Fristen nebeneinander. Das ausgefüllte Kassenbuch ist eine Aufzeichnung nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und damit zehn Jahre aufzubewahren; die Bons und Quittungen dahinter sind Buchungsbelege nach Nr. 4 und seit 2025 acht Jahre. Beide Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO).
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 146 Abs. 1 Satz 1 und Satz 2 AO — einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet; tägliche Festhaltung der Kassenvorgänge
- § 146 Abs. 4 AO und GoBD Rz. 110, 111 — Unveränderbarkeit, zulässige Maßnahmen, Änderungshistorie
- GoBD Rz. 32, 33, 47, 48, 52, 61, 63, 64, 154 — Prüfbarkeit, Erfassungsfristen, Belegfunktion, Kontierung, Programmidentität
- § 22 UStG in Verbindung mit § 63 UStDV — umsatzsteuerliche Aufzeichnungspflichten
- § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 und Satz 5, Abs. 4 AO — Aufbewahrungsfristen und Fristbeginn
- GoBD Rz. 121 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14.07.2025, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088 — Nachweise von Zahlungsabwicklungsdiensten
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Gibt es einen amtlichen Vordruck für das Kassenbuch?
- Nein. Weder die Abgabenordnung noch die GoBD schreiben ein Layout vor. Verlangt werden Eigenschaften der Aufzeichnung — einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO) — und die tägliche Festhaltung der Kassenvorgänge (Satz 2). Jede Vorlage, die das abbildet, ist zulässig.
- Reicht eine Tabellenkalkulation als Kassenbuch-Vorlage?
- Als Formular ja, als Verfahren regelmäßig nicht. GoBD Rz. 110 stellt fest, dass die Ablage von Daten in einem Dateisystem die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt, solange keine zusätzlichen Maßnahmen greifen. Ohne Festschreibung, Protokollierung und Berechtigungskonzept bleibt die Datei angreifbar.
- Muss die Vorlage die Umsatzsteuer aufteilen?
- Die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Umsätze und die abziehbaren Vorsteuerbeträge erhält (§ 22 UStG in Verbindung mit § 63 UStDV). Wie viele Spalten Ihr Betrieb dafür braucht, hängt von den vorkommenden Steuersätzen ab — das klären Sie mit Ihrer Kanzlei.
- Brauche ich ein Zählprotokoll?
- Eine ausdrückliche Pflicht, den gezählten Bestand zu protokollieren, nennt weder § 146 AO noch die GoBD. Verlangt ist die tägliche Festhaltung der Kassenvorgänge. Ein Zählprotokoll ist trotzdem das einfachste Mittel, den ausgewiesenen Bestand zu belegen — und ohne Bestandsspalte in der Vorlage läuft es ins Leere.
- Wie lange bewahre ich die ausgefüllte Vorlage auf?
- Das Kassenbuch gehört zu den Büchern und Aufzeichnungen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und trägt zehn Jahre. Die zugehörigen Belege sind Buchungsbelege nach Nr. 4 und seit 2025 acht Jahre aufzubewahren. Beide Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO) und laufen nicht ab, solange die Festsetzungsfrist offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
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