§ 257 HGB: die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht
Das Handelsrecht hat seine eigene Aufbewahrungspflicht, und sie deckt sich nicht in jedem Punkt mit der steuerlichen. § 257 HGB nennt vier Gruppen von Unterlagen, drei Fristen und eine Erlaubnis zur digitalen Aufbewahrung — samt einer Ausnahme, die in der Praxis regelmäßig übersehen wird.
Stand: 07. August 2026
Wen die Vorschrift trifft
§ 257 HGB knüpft an die Buchführungspflicht des Kaufmanns nach § 238 Abs. 1 HGB an. Wer Bücher zu führen hat, hat die dazugehörigen Unterlagen auch aufzubewahren. Die Vorschrift steht damit neben, nicht anstelle der steuerlichen Aufbewahrungspflicht aus § 147 AO.
Beide Regelwerke verlangen im Kern dasselbe, sind aber getrennt geschrieben. In der Praxis heißt das: Eine Unterlage ist so lange zu behalten, wie es die längste der einschlägigen Fristen verlangt. Wer nur eine der beiden Normen liest, unterschätzt die Pflicht regelmäßig.
Die drei Fristen des § 257 Abs. 4 HGB
| Unterlage | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB |
| Belege für Buchungen — die Buchungsbelege | 8 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB |
| Empfangene Handelsbriefe | 6 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB |
| Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe | 6 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB |
Acht statt zehn Jahre — seit wann und für welche Belege
Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre für Buchungsbelege stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024, verkündet im BGBl. 2024 I Nr. 323. Steuerlich steht dieselbe Verkürzung in § 147 Abs. 3 Satz 1 AO.
Sie gilt nicht nur für neue Belege. Nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO erfasst die Achtjahresfrist auch alle Bestandsbelege, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es dagegen bei zehn Jahren (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).
Wann die Frist beginnt — und warum sie länger dauert, als sie heißt
Nach § 257 Abs. 5 HGB beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, das Inventar aufgestellt, der Jahresabschluss festgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist. § 147 Abs. 4 AO formuliert es steuerlich gleich.
Daraus folgt die Rechnung, die viele überrascht: Ein Buchungsbeleg aus Januar 2025 ist bis zum 31. Dezember 2033 aufzubewahren. Die Frist läuft ab dem 31. Dezember 2025, die tatsächliche Aufbewahrungsdauer beträgt also fast neun Jahre.
Hinzu kommt die steuerliche Ablaufhemmung: Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch läuft. Eine begonnene Außenprüfung, ein Einspruch oder eine Klage kann den Fristlauf um Jahre verschieben.
Aufbewahrung auf einem Bildträger: § 257 Abs. 3 HGB
Trägt: Empfangene Handelsbriefe und Buchungsbelege dürfen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die Wiedergabe beim Lesbarmachen bildlich mit dem Original übereinstimmt.
Trägt: Für die übrigen Unterlagen genügt inhaltliche Übereinstimmung.
Trägt: Die Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Trägt nicht: Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse sind von dieser Erlaubnis ausdrücklich ausgenommen. Ein in Papier aufgestellter Jahresabschluss bleibt in Papier — das gilt steuerlich ebenso (§ 147 Abs. 2 AO).
Trägt nicht: Urkunden, notarielle Dokumente und Wertpapiere gehören nach der Muster-Verfahrensdokumentation von BStBK und DStV nicht in die Vernichtung: Ihre Beweiskraft hängt am Papier selbst.
Der Fehler, der beim Aufräumen entsteht
Die verkürzte Frist wird als Entlastung gelesen und als Löschauftrag umgesetzt. Genau dort entsteht der Schaden. Wer nach acht Jahren vernichtet, obwohl die Festsetzungsfrist noch läuft oder handelsrechtlich zehn Jahre gelten, steht ohne Nachweis da — und die Beweislast bleibt beim Unternehmen.
Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband empfehlen in ihrer Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen (Version 2.1, Stand 27. Februar 2026) deshalb ausdrücklich, einheitlich mindestens zehn Jahre zugrunde zu legen. Begründung sind konkurrierende Regelungen, etwa im Steuerstrafrecht und im Fördermittelrecht.
Welche Frist im konkreten Fall die längste ist, hängt von Rechtsform, Branche und laufenden Verfahren ab. Die Entscheidung über ein Löschkonzept gehört in die Abstimmung mit Ihrer Kanzlei, nicht in eine Faustregel.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 257 Abs. 1 HGB — die vier Gruppen aufbewahrungspflichtiger Unterlagen
- § 257 Abs. 3 HGB — Aufbewahrung als Wiedergabe auf einem Bildträger
- § 257 Abs. 4 und Abs. 5 HGB — Fristen und Fristbeginn
- § 147 Abs. 2, 3 und 4 AO — steuerliche Aufbewahrung und Ablaufhemmung nach Abs. 3 Satz 5
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024, BGBl. 2024 I Nr. 323; Übergangsrecht in Art. 97 § 19a EGAO
- BStBK/DStV, Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, Version 2.1, Stand 27.02.2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Gilt für Buchungsbelege jetzt acht oder zehn Jahre?
- Gesetzlich acht Jahre — handelsrechtlich nach § 257 Abs. 1 Nr. 4 in Verbindung mit Abs. 4 HGB, steuerlich nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren. Für Kreditinstitute, Versicherungs- und Wertpapierunternehmen gilt nach Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO weiterhin die alte Zehnjahresfrist auch für Buchungsbelege.
- Ab wann läuft die Frist?
- Ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden oder der Abschluss festgestellt wurde (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO). Ein Beleg vom 3. Januar 2025 ist damit bis zum 31. Dezember 2033 aufzubewahren.
- Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
- § 257 Abs. 3 HGB erlaubt die Aufbewahrung als Wiedergabe auf einem Bildträger, wenn bei Handelsbriefen und Buchungsbelegen die bildliche Übereinstimmung gewahrt bleibt und die Daten während der ganzen Frist lesbar gemacht werden können. Ausgenommen sind Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse. Die Vernichtung selbst setzt eine Verfahrensdokumentation voraus.
- Gilt § 257 HGB auch für Kleingewerbetreibende?
- Die Vorschrift richtet sich an Kaufleute im Sinne des HGB, die nach § 238 Abs. 1 HGB Bücher führen müssen. Wer nicht buchführungspflichtig ist, unterliegt ihr nicht — die steuerlichen Aufbewahrungspflichten aus § 147 AO und § 14b UStG können trotzdem greifen. Die Abgrenzung hängt vom Einzelfall ab.
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