GoBD-konform: was der Begriff bedeutet und was er nicht bedeutet
Der Begriff steht auf vielen Produktseiten und meint dort selten dasselbe. Die GoBD selbst sind an dieser Stelle ungewöhnlich deutlich: Ordnungsmäßigkeit ist eine Eigenschaft des Verfahrens beim Anwender — und die Finanzverwaltung bestätigt sie vorab niemandem.
Stand: 07. August 2026
Was die GoBD über Software sagen
Rz. 179 begründet, warum es keine allgemeine Aussage geben kann: Die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung der DV-Systeme lässt „keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu". Weiter genannt sind Releasewechsel, Updates, die Vergabe von Zugriffsrechten, Parametrisierungen sowie Vollständigkeit und Richtigkeit der eingegebenen Daten — alles Umstände, die beim Anwender liegen.
Rz. 180 zieht die Konsequenz: Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme werden weder im Rahmen einer Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt.
Rz. 181 ordnet Siegel Dritter ein: Zertifikate oder Testate können bei der Auswahl eines Softwareprodukts als Entscheidungskriterium dienen, „entfalten jedoch gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung". Wer sich auf ein Siegel beruft, hat in der Prüfung nichts in der Hand.
Woran Sie eine belastbare Anbieteraussage erkennen
Trägt: Aussagen über Funktionen: revisionssichere Ablage mit Festschreibung und Änderungsprotokoll, Verknüpfung von Beleg und Buchung, Export für den Datenzugriff, Aufbewahrung im Empfangsformat.
Trägt: Eine Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 mit Name des Prüfers und Datum — sofern sie vorliegt. Sie bescheinigt, dass ein Produkt bei sachgerechter Anwendung eine ordnungsmäßige Buchführung ermöglicht, nicht, dass sie vorliegt.
Trägt nicht: Jede Formulierung, die eine Zulassung oder Anerkennung durch die Finanzverwaltung nahelegt. Es gibt sie nicht (Rz. 179, 180) — und eine Behörde, die sie erteilen könnte, existiert nicht.
Trägt nicht: Ein Siegel als Zusage für das Ergebnis Ihrer Buchführung. Testate Dritter entfalten gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung (Rz. 181).
Trägt nicht: Das Angebot, Ihre Verfahrensdokumentation zu übernehmen. Sie ist Pflicht des Steuerpflichtigen (Rz. 151); liefern lassen sich Bausteine, nicht die Pflicht.
Wer welches Kriterium erfüllt
| Kriterium | Wer es erfüllt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten | System | GoBD Rz. 108 |
| Zeitgerechte Erfassung der Geschäftsvorfälle | Anwender | GoBD Rz. 45-52 |
| Verknüpfung von Beleg und Buchung | beide | GoBD Rz. 63, 64 |
| Zugriffsrechte und Rollen | Anwender | GoBD Rz. 110 |
| Verfahrensdokumentation | Anwender | GoBD Rz. 151 |
| Datenzugriff in der Außenprüfung | beide | § 147 Abs. 6 AO |
Was auch bei bester Software in Ihrer Hand bleibt
- Die Parametrisierung: welche Felder Pflicht sind, welche Nummernkreise gelten, wann festgeschrieben wird.
- Die Rechtevergabe: wer erfassen, ändern, freigeben und exportieren darf — Rz. 110 nennt das Zugriffsberechtigungskonzept ausdrücklich als zulässiges Mittel der Unveränderbarkeit.
- Releasewechsel und Updates, deren Einfluss auf die Ordnungsmäßigkeit Rz. 179 eigens hervorhebt.
- Vollständigkeit und Richtigkeit der eingegebenen Daten. Kein System weiß, welcher Beleg noch in einer Jackentasche steckt.
- Die Verfahrensdokumentation samt Nachweis der Programmidentität über die gesamte Aufbewahrungsfrist (Rz. 154).
Was Sie stattdessen prüfen sollten
Statt nach einem Siegel zu fragen, lassen Sie sich die vier Vorgänge zeigen, an denen es in einer Prüfung hängt: wie ein Beleg festgeschrieben wird, wie eine Korrektur danach aussieht, wie Beleg und Buchung verknüpft sind und wie ein vollständiger Export mit Struktur- und Herkunftsinformationen entsteht (Rz. 176).
Fragen Sie außerdem, welche Bausteine der Anbieter für Ihre Verfahrensdokumentation liefert und ob sie zu Ihrer Fassung passen. Rz. 155 macht daraus keinen Formalismus: Beeinträchtigt eine Dokumentationslücke die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, kann sie zum Verwerfen der Buchführung führen.
Für Benvero liegt keine Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 vor. Zulässig und belegbar sind Aussagen über Funktionen — Festschreibung, Änderungsprotokoll, Aufbewahrung ohne Hard-Deletes; nicht belegbar wäre jede Aussage über das Ergebnis Ihrer Buchführung.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 179, 180, 181 — keine allgemeinen Aussagen zur Software, keine Positivtestate, Testate ohne Bindungswirkung
- GoBD Rz. 108, 110, 111 — Unveränderbarkeit, zulässige Mittel, Zugriffsberechtigungskonzept
- GoBD Rz. 151–155, 176 — Verfahrensdokumentation, Programmidentität, Struktur- und Herkunftsinformationen
- § 147 Abs. 6 AO — Datenzugriff der Finanzbehörde
- § 146 Abs. 2c AO — Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro
- IDW PS 880 — Die Prüfung von Softwareprodukten
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Gibt es ein amtliches Siegel für GoBD-Konformität?
- Nein. Die Finanzbehörde trifft keine allgemein gültigen Aussagen zur Konformität von Hard- und Software (Rz. 179) und erteilt keine Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit (Rz. 180). Es gibt keine Stelle, die ein solches Siegel vergeben könnte.
- Was bringt dann ein Testat nach IDW PS 880?
- Es ist ein privates Prüfungsurteil über ein Softwareprodukt und kann bei der Auswahl helfen. Es besagt, dass das Produkt bei sachgerechter Anwendung eine ordnungsmäßige Buchführung ermöglicht — nicht, dass Ihre Buchführung ordnungsmäßig ist. Gegenüber der Finanzbehörde entfaltet es keine Bindungswirkung (Rz. 181).
- Reicht es, eine passende Software einzusetzen?
- Nein. Ordnungsmäßigkeit hängt an Ihrem Verfahren: an der Parametrisierung, an der Rechtevergabe, an der Datenqualität und an der Verfahrensdokumentation (Rz. 179). Die Software macht diese Pflichten erfüllbar, sie erfüllt sie nicht an Ihrer Stelle.
- Muss ich die Verfahrensdokumentation selbst schreiben?
- Sie sind dafür verantwortlich (Rz. 151). Bausteine dürfen von außen kommen — Anwenderdokumentation, Beschreibung der Systemfunktionen, Muster der Kammern. Für das ersetzende Scannen gibt es die Muster-Verfahrensdokumentation von Bundessteuerberaterkammer und Deutschem Steuerberaterverband in der Version 2.1 vom 27.02.2026.
- Wer haftet, wenn die Buchführung verworfen wird?
- Steuerlich trifft es den Steuerpflichtigen: Die Folgen reichen von der Schätzung der Besteuerungsgrundlagen bis zum Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro (§ 146 Abs. 2c AO). Ob und in welchem Umfang ein Anbieter zivilrechtlich einzustehen hat, richtet sich nach dem Vertrag und dem Einzelfall.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- GoBD-Zertifizierung: warum es sie nicht gibtEine amtliche GoBD-Zertifizierung existiert nicht — die GoBD schließen sie in Rz. 179 bis 181 selbst aus. Was ein privates Testat stattdessen aussagt.
- Verfahrensdokumentation nach GoBD: Aufbau und UmfangDie GoBD verlangen für jedes DV-System eine Verfahrensdokumentation. Aufbau nach Rz. 153, Nachweis der Programmidentität und der Umgang mit Lücken.
- GoBD-konforme Archivierung: die vier harten AnforderungenUnveränderbarkeit, Lesbarkeit, Fristen und Verfahrensdokumentation: die vier Anforderungen, an denen sich eine digitale Belegablage messen lassen muss.