Frist für die Auslagenerstattung: was gilt ohne Regelung
Wann muss eine Auslage eingereicht sein, und wann muss der Betrieb zahlen? Ohne Regelung im Vertrag laufen zwei Uhren nebeneinander — eine zivilrechtliche und eine steuerliche. Die steuerliche ist die deutlich kürzere, und sie wird meistens übersehen.
Stand: 07. August 2026
Die zivilrechtliche Uhr: drei Jahre
Der Anspruch auf Ersatz betrieblich veranlasster Aufwendungen folgt dem Auftragsrecht: Wer für einen anderen Aufwendungen macht, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, kann Ersatz verlangen (§ 670 BGB). Auf Arbeitsverhältnisse wird diese Regel entsprechend angewendet.
Ist im Arbeitsvertrag nichts geregelt, greift die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die berechtigte Person davon Kenntnis erlangt hat (§ 199 Abs. 1 BGB). Eine im April 2026 verauslagte Übernachtung verjährt danach mit Ablauf des Jahres 2029.
Viele Arbeits- und Tarifverträge verkürzen das durch Ausschlussfristen erheblich. Ob eine solche Klausel wirksam ist, hängt von ihrer Ausgestaltung ab und ist eine Frage für die arbeitsrechtliche Beratung — kein Punkt, den eine Abrechnungsrichtlinie allein klären kann.
Die steuerliche Uhr: Tage, nicht Jahre
Für die Buchführung zählt nicht, wann jemand sein Geld haben will, sondern wann der Vorgang erfasst wird. Die GoBD nennen dafür konkrete Zeiträume: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen in Grundaufzeichnungen zu erfassen.
Und dann der Satz, der die eigentliche Grenze zieht: Jede nicht durch die Verhältnisse des Betriebs oder des Geschäftsvorfalls zwingend bedingte Zeitspanne zwischen dem Eintritt des Vorgangs und seiner laufenden Erfassung ist bedenklich (GoBD Rz. 47). Ein Beleg, der drei Monate in einer Jackentasche liegt, ist damit nicht nur ein Liquiditätsproblem.
Was tatsächlich abläuft
| Was läuft ab | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Verjährung des Ersatzanspruchs ohne vertragliche Regelung | 3 Jahre | § 195, § 199 Abs. 1 BGB |
| Kasseneinnahmen und Kassenausgaben festhalten | täglich | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO |
| Unbare Geschäftsvorfälle in Grundaufzeichnungen erfassen | 10 Tage | GoBD Rz. 47 |
| Abstand zwischen Erfassung und Buchung | bis Ablauf des Folgemonats | GoBD Rz. 52 |
| Verpflegungspauschalen an derselben Tätigkeitsstätte | 3 Monate | § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG |
| Aufbewahrung von Buchungsbelegen und Rechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG |
Was eine betriebliche Einreichungsfrist leisten muss
Trägt: Eine Frist, die zum Monatsabschluss passt, hält die Erfassung innerhalb der Zehn-Tage-Marke und den Abstand zur Buchung innerhalb des Folgemonats (GoBD Rz. 47, 52).
Trägt: Die Frist gehört in die Reiserichtlinie und in die Verfahrensdokumentation. Diese muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (GoBD Rz. 151).
Trägt nicht: Eine Einreichungsfrist ist keine Verfallsfrist. Wer verspätet einreicht, verliert den Anspruch nur, wenn eine wirksame Ausschlussfrist das vorsieht — die betriebliche Hausregel allein tut das nicht.
Trägt nicht: Ein Beleg, der nach Fristablauf auftaucht, wird nicht weggelassen. Die nachträgliche Erfassung ist zu dokumentieren, nicht zu unterdrücken; der ursprüngliche Inhalt muss feststellbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107).
Die Frist, die am teuersten wird
Bei längerfristiger Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte ist der Ansatz der Verpflegungspauschalen auf die ersten drei Monate beschränkt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Eine Unterbrechung setzt die Frist nur dann neu in Gang, wenn sie mindestens vier Wochen dauert (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG); der Grund ist unerheblich, Urlaub und Krankheit zählen mit (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 54).
Nach Fristablauf weiter gezahlte Verpflegungspauschalen sind steuerpflichtiger Arbeitslohn (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 59). Der Fehler summiert sich über Monate, bevor er auffällt — und er fällt in der Lohnsteuer-Außenprüfung auf, nicht vorher.
Ausschlussfristen in Arbeits- und Tarifverträgen sind ein eigenes Thema mit eigener Rechtsprechung. Ob eine konkrete Klausel wirksam ist, lässt sich nur am Wortlaut und am Einzelfall beurteilen.
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- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 670 BGB — Ersatz erforderlicher Aufwendungen
- § 195, § 199 Abs. 1 BGB — regelmäßige Verjährungsfrist und Fristbeginn
- GoBD Rz. 47, 52, 107, 151 — zeitgerechte Erfassung, Unveränderbarkeit, Verfahrensdokumentation
- § 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG — Dreimonatsfrist und Unterbrechung
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 54 und 59
- § 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — Aufbewahrungsfristen
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Gibt es eine gesetzliche Frist, bis wann Auslagen eingereicht werden müssen?
- Nein. Das Gesetz kennt keine Einreichungsfrist für Auslagen. Ohne vertragliche Regelung verjährt der Ersatzanspruch nach drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem er entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB). Kürzere Fristen entstehen nur durch wirksame vertragliche oder tarifliche Ausschlussklauseln.
- Wie schnell muss der Betrieb erstatten?
- Eine gesetzliche Zahlungsfrist für die Erstattung gibt es nicht; maßgeblich sind Vertrag und Betriebsvereinbarung. Steuerlich zählt ohnehin die zeitgerechte Erfassung des Belegs, nicht der Zahlungstag: Die Buchung darf den Ablauf des Folgemonats nicht überschreiten, wenn vorher keine Grundaufzeichnung erfolgt ist (GoBD Rz. 52).
- Darf ich eine Auslage aus dem Vorjahr noch abrechnen?
- Zivilrechtlich in aller Regel ja, solange keine wirksame Ausschlussfrist entgegensteht. Buchhalterisch gehört der Vorgang in die Periode, in die er wirtschaftlich fällt; ist der Jahresabschluss bereits aufgestellt, ist die Behandlung mit der Kanzlei abzustimmen.
- Wie lange muss ich den Erstattungsbeleg aufbewahren?
- Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO), Rechnungen ebenfalls acht Jahre (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG), jeweils ab dem Schluss des Kalenderjahres. Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
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