Auslagenersatz: steuerfrei oder Arbeitslohn
§ 3 Nr. 50 EStG stellt durchlaufende Gelder und Auslagenersatz steuerfrei. Der Satz ist kurz, seine Voraussetzungen sind es nicht: Die Ausgabe muss für den Betrieb entstanden sein, und sie muss im Einzelnen nachgewiesen werden. Fehlt eines von beidem, ist die Zahlung Lohn.
Stand: 08. August 2026
Die Norm und ihre zwei Bedingungen
Steuerfrei sind nach § 3 Nr. 50 EStG die Beträge, die ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn auszugeben (durchlaufende Gelder), und die Beträge, durch die Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber ersetzt werden (Auslagenersatz). Beide Fälle haben denselben Kern: Das Geld war nie Gegenleistung für Arbeit.
Daraus folgt die erste Bedingung. Die Ausgabe muss im Interesse des Betriebs entstanden sein, nicht im Interesse der Person. Das Bahnticket zum Kundentermin ist Auslage; die Monatskarte für den Arbeitsweg ist es nicht, weil der Weg zur ersten Tätigkeitsstätte den Arbeitnehmer selbst betrifft. Für das Jobticket gibt es dafür eine eigene Steuerbefreiung (§ 3 Nr. 15 EStG) — sie steht neben § 3 Nr. 50 EStG, nicht darin.
Die zweite Bedingung ist der Nachweis. Ersetzt wird, was im Einzelnen belegt ist — nach denselben Regeln, die für jede andere Betriebsausgabe gelten. „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen" (GoBD Rz. 61). Ohne diesen Beleg gibt es keinen Auslagenersatz, sondern eine Zahlung, die begründet werden muss.
Vier Töpfe, die im Alltag alle „Erstattung" heißen
| Zahlung an Mitarbeitende | Höhe | Fundstelle |
|---|---|---|
| Ersatz einzeln nachgewiesener Ausgaben für den Betrieb | tatsächliche Höhe | § 3 Nr. 50 EStG |
| Durchlaufende Gelder, im Namen des Arbeitgebers verauslagt | tatsächliche Höhe | § 3 Nr. 50 EStG |
| Verpflegungspauschale, voller Kalendertag im Inland | 28,00 € | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG |
| Verpflegungspauschale, An- und Abreisetag im Inland | 14,00 € | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG |
| Fahrt mit dem eigenen Pkw, je gefahrenem Kilometer | 0,30 € | § 5 Abs. 2 BRKG |
| Übernachtung im Inland ohne Einzelnachweis | 20,00 € | BMF vom 25.11.2020, Rz. 128 |
Warum die Unterscheidung der Töpfe zählt
Auslagenersatz und Reisekostenerstattung werden im Alltag auf ein Formular geschrieben, folgen aber verschiedenen Regeln. Der Auslagenersatz ersetzt tatsächliche, nachgewiesene Beträge. Die Verpflegung dagegen kennt gar keinen Beleg-Weg: Verpflegungsmehraufwand ist ausschließlich pauschal ansetzbar, tatsächliche Verpflegungskosten sind nie abziehbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG).
Die Pauschalen haben außerdem eigene Grenzen. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist an derselben Tätigkeitsstätte weiter gezahlte Verpflegungspauschalen sind in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn (§ 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG; BMF vom 25.11.2020, Rz. 59). Wer beide Töpfe vermischt, verliert die Kontrolle über genau diese Grenze.
Auch die Übernachtungspauschale ist enger, als sie wirkt. Sie ist ausschließlich in Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar; für den Werbungskostenabzug zählen nur die tatsächlichen Kosten (R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR; BMF vom 25.11.2020, Rz. 117 und 128).
Was steuerfrei bleibt und was in die Lohnabrechnung wandert
Trägt: Ersetzt wird ein Betrag, der durch einen Fremdbeleg des Dritten nachgewiesen ist, mit erkennbarem betrieblichem Anlass und in tatsächlicher Höhe.
Trägt: Der Mitarbeitende hat im Namen und für Rechnung des Arbeitgebers gezahlt — dann liegt ein durchlaufendes Geld vor, und das Geld hat den Arbeitnehmer nur durchquert.
Trägt nicht: Ein runder Betrag ohne Beleg, monatlich gleich, unabhängig davon, was tatsächlich angefallen ist. Das ist kein Ersatz einer Ausgabe, sondern eine wiederkehrende Zahlung, die begründet werden muss.
Trägt nicht: Ein Aufschlag auf den Beleg. Wird mehr erstattet als ausgegeben, ist der übersteigende Teil kein Auslagenersatz mehr.
Trägt nicht: Der Ersatz von Aufwand, der die Person betrifft und nicht den Betrieb — etwa der Weg zur ersten Tätigkeitsstätte, für den § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG eine eigene, gedeckelte Regel vorsieht.
Der Grenzfall: die pauschale Zahlung
Die häufigste Frage in kleinen Betrieben lautet: Dürfen wir 20 Euro im Monat für Telefon und Porto zahlen, ohne jedes Mal Belege zu sammeln? Eine allgemeine Antwort gibt es dafür nicht; die Behandlung hängt vom Einzelfall ab und gehört in die Lohnabrechnung, bevor die erste Zahlung läuft.
Einen dokumentierten Weg, der in dieselbe Richtung geht, kennt die Verwaltung allerdings für Reisenebenkosten. Regelmäßig wiederkehrende Nebenkosten dürfen über einen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachgewiesen und danach mit dem sich daraus ergebenden Tagesdurchschnitt angesetzt werden (BMF vom 25.11.2020, Rz. 130). Das Muster ist lehrreich: erst messen, dann pauschalieren — nie umgekehrt.
Ob sich dieses Muster auf andere Auslagen übertragen lässt, ist eine Frage für Ihre Kanzlei. Sicher ist nur, was der Umkehrschluss sagt: Eine Pauschale, die nie an tatsächlichen Zahlen gemessen wurde, hat keinen Nachweis, an dem sie sich halten könnte.
Was der Einzelnachweis leisten muss
- Er benennt den Dritten, an den gezahlt wurde. § 160 AO erlaubt, den Betriebsausgabenabzug zu versagen, wenn Gläubiger oder Empfänger auf Verlangen nicht genau benannt werden.
- Er nennt Datum, Gegenstand und Betrag der Leistung — nicht nur die Summe der Erstattung.
- Er beschreibt den betrieblichen Anlass so, dass eine dritte Person ihn ohne Rückfrage versteht.
- Er ist mit der Buchung verknüpft und in beide Richtungen auffindbar (GoBD Rz. 63, 64).
- Er bleibt über die Aufbewahrungsfrist lesbar und unverändert; die bloße Ablage im Dateisystem genügt dafür regelmäßig nicht (GoBD Rz. 110).
Steuerfreier Auslagenersatz ist eine lohnsteuerliche Einordnung, keine Buchungsanweisung. Welche Konten Ihr Kontenrahmen dafür vorsieht, klären Sie mit Ihrer Kanzlei — die Einordnung nach § 3 Nr. 50 EStG bleibt davon unberührt.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 3 Nr. 50 EStG — durchlaufende Gelder und Auslagenersatz
- § 9 Abs. 4a Sätze 1, 2, 3, 6 und 7 EStG — Verpflegungspauschalen und Dreimonatsfrist
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG, § 5 Abs. 2 BRKG, § 3 Nr. 15 EStG — Entfernungspauschale, Kilometersatz, Jobticket
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 59, 117, 128 und 130 — Arbeitslohn nach Fristablauf, Übernachtung, Reisenebenkosten
- R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR — Übernachtungspauschalen nur bei Arbeitgebererstattung
- GoBD Rz. 61, 63, 64, 110 — Belegprinzip, Verknüpfung, Unveränderbarkeit; § 160 AO — Empfängerbenennung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss steuerfreier Auslagenersatz in der Lohnabrechnung erscheinen?
- Die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 50 EStG ändert nichts an der Nachweispflicht. Der Betrag muss im Betrieb belegt und nachvollziehbar sein; wie er in der Entgeltabrechnung darzustellen ist, richtet sich nach dem Einzelfall und gehört zu Ihrer Lohnbuchhaltung.
- Was ist der Unterschied zwischen Auslagenersatz und durchlaufendem Geld?
- Beim Auslagenersatz zahlt der Mitarbeitende zuerst und bekommt das Geld zurück. Beim durchlaufenden Geld bekommt er den Betrag vorher, um ihn im Namen des Arbeitgebers auszugeben. § 3 Nr. 50 EStG nennt beide Fälle in einem Satz, weil in beiden kein Arbeitslohn zufließt.
- Sind Verpflegungspauschalen auch Auslagenersatz?
- Nein, sie stehen auf einer eigenen Grundlage. Verpflegungsmehraufwand ist nur pauschal ansetzbar, tatsächliche Verpflegungskosten sind nie abziehbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG). Deshalb hilft die Restaurantquittung dort nicht — und deshalb greift dort die Dreimonatsfrist, die es beim Auslagenersatz nicht gibt.
- Was passiert, wenn der Beleg fehlt?
- Dann fehlt die Voraussetzung, an der § 3 Nr. 50 EStG hängt. Ein Eigenbeleg kommt in Betracht, wenn kein Fremdbeleg zu erlangen war (GoBD Rz. 61); er ist die Ausnahme, nicht der Regelfall, und verschafft keinen Vorsteuerabzug, weil er keine Rechnung ist.
- Darf mehr erstattet werden als auf dem Beleg steht?
- Zivilrechtlich ist das Vereinbarungssache. Steuerlich ersetzt § 3 Nr. 50 EStG nur die Auslage — der übersteigende Teil ist kein Auslagenersatz und ist gesondert zu beurteilen. Bei Reisekosten gilt dieselbe Logik: Über die gesetzlichen Sätze hinaus gezahlte Beträge sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Belege rein. Buchungen raus.
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