Erstattungen buchen und ausgleichen
Der häufigste Buchungsfehler bei Auslagen ist ein doppelter Aufwand: einmal aus dem Beleg, einmal aus der Überweisung. Er entsteht, weil zwei Dinge gleich aussehen, die nichts miteinander zu tun haben — der Geschäftsvorfall und sein Ausgleich.
Stand: 08. August 2026
Zwei Vorgänge, nicht einer
Der Geschäftsvorfall ist der Einkauf, die Fahrt, die Übernachtung. Er entsteht in dem Moment, in dem der Dritte leistet, und er wird durch dessen Beleg getragen (GoBD Rz. 61). Dass die Rechnung über ein privates Portemonnaie bezahlt wurde, ändert daran nichts.
Aus der privaten Verauslagung entsteht daneben eine offene Position gegenüber der Person. Sie wird nicht durch einen zweiten Beleg begründet, sondern durch denselben — und sie erlischt mit der Zahlung. Die Zahlung selbst ist kein Aufwand mehr.
Wer beides zusammenzieht, hat zwei Wahrheiten in der Buchführung: einen Aufwand mit Beleg und einen ohne. Der zweite fällt spätestens bei der Kontenabstimmung auf, und dann ist die Suche teurer als die saubere Trennung von Anfang an.
Der Kontierungsvermerk macht den Beleg zum Buchungsbeleg
Ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief wird erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch zum Buchungsbeleg (GoBD Rz. 63). Beim elektronischen Beleg darf die Kontierung durch die Verbindung mit einem Datensatz oder eine elektronische Verknüpfung erfolgen — ein eindeutiger Index oder ein Barcode genügt (GoBD Rz. 64).
Praktisch heißt das: Nicht die handschriftliche Zahl auf dem Papier ist gefordert, sondern die belastbare Verbindung zwischen Beleg und Buchung. Sie muss in beide Richtungen tragen, weil eine Prüfung sowohl vom Beleg zur Buchung als auch zurück gehen darf (GoBD Rz. 32, 33).
Zeitlich gilt dafür dieselbe Uhr wie für jeden anderen unbaren Vorgang: Erfassung in den Grundaufzeichnungen innerhalb von zehn Tagen (GoBD Rz. 47), Buchung spätestens bis zum Ablauf des Folgemonats, wenn vorher keine Grundaufzeichnung erfolgt ist (GoBD Rz. 52).
Werte und Grenzen, die die Buchung bestimmen
| Sachverhalt | Wert | Fundstelle |
|---|---|---|
| Kleinbetragsrechnung, Grenze brutto | 250,00 EUR | § 33 UStDV |
| Bewirtung aus geschäftlichem Anlass, abziehbarer Anteil | 70 % | § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG |
| Vorsteuer aus angemessener, nachgewiesener Bewirtung | 100 % | § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG |
| Verpflegungspauschale Inland, voller Kalendertag | 28,00 EUR | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG |
| Kilometergeld eigener Pkw, je gefahrenem Kilometer | 0,30 EUR | § 5 Abs. 2 BRKG |
| Aufbewahrung von Buchungsbelegen und Rechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
Welche Sachkonten Sie ansprechen, ergibt sich aus Ihrem eigenen Kontenrahmen und den Vorgaben Ihrer Kanzlei. Diese Seite beschreibt die steuerliche Behandlung und die Entscheidung dahinter — die Zuordnung im Kontenplan gehört in die Abstimmung mit der Buchführung.
Wo die Vorsteuer hängt
Trägt: Bis 250 Euro brutto genügt die Kleinbetragsrechnung mit vier Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe samt Steuersatz (§ 33 UStDV). Der Leistungsempfänger muss dort nicht stehen.
Trägt nicht: Oberhalb von 250 Euro brutto eine Rechnung akzeptieren, die auf den Namen des Mitarbeitenden lautet. Dann verlangt § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers — das ist der Betrieb.
Trägt nicht: Vorsteuer aus einem Eigenbeleg ziehen. Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Der Betriebsausgabenabzug kann trotzdem bestehen bleiben.
Trägt nicht: Vorsteuer aus der Verpflegungspauschale ansetzen. Verpflegungsmehraufwand ist ausschließlich pauschal ansetzbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG); eine Rechnung, aus der ein Abzug folgen könnte, gibt es nicht.
Trägt nicht: Bewirtungsaufwendungen im allgemeinen Aufwand mitlaufen lassen. Sie sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 7 EStG).
Die drei Fälle, die im selben Antrag stecken
Eine typische Reiseabrechnung enthält Positionen mit ganz unterschiedlicher Behandlung. Das Bahnticket ist ein Fahrausweis und gilt mit reduzierten Angaben als Rechnung (§ 34 UStDV). Die Hotelrechnung trägt Vorsteuer, muss aber um den Verpflegungsanteil bereinigt werden: Bei einem Gesamtpreis sind 20 Prozent für das Frühstück und je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen der maßgebenden Tagespauschale herauszurechnen (BMF vom 25.11.2020, Rz. 118).
Die Verpflegungspauschale selbst ist die dritte Kategorie: kein Beleg, keine Vorsteuer, dafür eine Kürzung um 20 beziehungsweise je 40 Prozent, sobald eine Mahlzeit gestellt war (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG) — im Inland also um 5,60 EUR für ein Frühstück und je 11,20 EUR für Mittag- und Abendessen (BMF vom 25.11.2020, Rz. 73).
Wer diese drei Kategorien in einer Zeile zusammenfasst, verliert genau die Einzelinformation, die eine Prüfung sehen will. Die Aufteilung gehört deshalb in die Erfassung, nicht in einen späteren Korrekturlauf.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 32, 33, 47, 52, 61, 63, 64 — Prüfbarkeit, Erfassungsfristen, Kontierung
- § 33 UStDV und § 34 UStDV — Kleinbetragsrechnung und Fahrausweise
- § 14 Abs. 4 UStG, § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Pflichtangaben und Vorsteuerabzug
- § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 und Abs. 7 EStG, § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG — Bewirtung und ihre Vorsteuer
- § 9 Abs. 4a EStG, § 5 Abs. 2 BRKG — Verpflegungspauschalen, Kürzung, Kilometersatz
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 73 und 118 — Kürzungsbeträge und Gesamtpreise
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Wird die Erstattung selbst als Betriebsausgabe gebucht?
- Nein. Betriebsausgabe ist die zugrunde liegende Leistung, belegt durch die Rechnung des Dritten (GoBD Rz. 61). Die Erstattung gleicht nur die offene Position gegenüber dem Mitarbeitenden aus. Wird sie zusätzlich als Aufwand erfasst, steht derselbe Betrag zweimal in der Buchführung.
- Darf die Rechnung auf den Mitarbeitenden lauten?
- Bis 250 Euro brutto ja: Die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV verlangt den Leistungsempfänger gar nicht. Darüber ist der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers Pflichtangabe (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG) — und damit muss die Rechnung auf den Betrieb ausgestellt sein.
- Reicht der Kontoauszug des Mitarbeitenden als Nachweis?
- Nein. Der Auszug belegt eine Zahlung, aber weder die Leistung noch den betrieblichen Anlass. Verlangt ist der Beleg des Dritten; ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden (GoBD Rz. 61). Für den Vorsteuerabzug genügt ein Eigenbeleg nicht.
- Wie wird die Zahlung selbst erfasst?
- Als Ausgleich der offenen Position, mit Bezug auf den Vorgang. Bleibt dieser Bezug erhalten, lässt sich jede Zeile des Kontoauszugs auf eine Rechnung zurückführen — das ist die progressive und retrograde Prüfbarkeit, die GoBD Rz. 32 und 33 verlangen.
- Wie lange sind die Unterlagen aufzubewahren?
- Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO), Rechnungen ebenfalls acht Jahre (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG), jeweils gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO). Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
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