Auslagen weiterberechnen: durchlaufender Posten oder nicht
Ein Bahnticket, eine Übernachtung, eine Gebühr — weiterberechnet ist das schnell. Ob der Betrag Entgelt ist oder durchlaufender Posten, entscheidet nicht die Absicht und nicht die Bezeichnung in der Rechnung, sondern in wessen Namen und auf wessen Rechnung gezahlt wurde.
Stand: 07. August 2026
Die Regel: weiterberechnete Auslagen sind Entgelt
Wer für einen Auftrag etwas einkauft und die Kosten anschließend in die eigene Rechnung schreibt, erbringt keine zwei getrennten Leistungen. Der Betrag gehört zum Entgelt für die eigene Leistung und teilt deren umsatzsteuerliches Schicksal.
Praktisch heißt das: Was mit dem ermäßigten Steuersatz eingekauft wurde, wird auf der Beratungsrechnung mit dem Steuersatz der Beratungsleistung weiterberechnet. Nicht weil jemand aufschlägt, sondern weil die Nebenleistung dem Steuersatz der Hauptleistung folgt.
Drei Wege, denselben Betrag weiterzugeben
| Sachverhalt | Umsatzsteuerliche Folge | Fundstelle |
|---|---|---|
| Im eigenen Namen eingekauft, in der eigenen Rechnung weiterberechnet | Entgelt, Steuersatz der Hauptleistung | § 10 Abs. 1 UStG |
| Im fremden Namen und für fremde Rechnung vereinnahmt und verausgabt | durchlaufender Posten, kein Entgelt | § 10 Abs. 1 UStG |
| Mitarbeitende legen aus, der Betrieb erstattet | kein Umsatz, steuerfreier Auslagenersatz | § 3 Nr. 50 EStG |
Die Ausnahme: der durchlaufende Posten
Beträge, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden, gehören nicht zum Entgelt (§ 10 Abs. 1 UStG). Das ist der durchlaufende Posten, und er ist umsatzsteuerlich neutral: kein Entgelt, keine Umsatzsteuer, kein Vorsteuerabzug.
Die Voraussetzung ist eng. Der Beleg des Dritten muss auf den Auftraggeber lauten, nicht auf Sie; Sie treten nur als Zahlstelle auf. Typisch sind Gerichts- und Behördengebühren, die für einen Auftraggeber verauslagt werden.
Wer dieselbe Gebühr im eigenen Namen bezahlt und dann weiterberechnet, hat keinen durchlaufenden Posten, sondern Entgelt. Der Unterschied steht auf der Eingangsrechnung, nicht in der Ausgangsrechnung.
Vier Sätze, die den Fall entscheiden
Trägt nicht: Ein Betrag wird nicht dadurch zum durchlaufenden Posten, dass er in der Rechnung „Auslagen" heißt oder ohne Aufschlag weitergegeben wird.
Trägt nicht: Aus einer Eingangsrechnung, die zu einem durchlaufenden Posten gehört, gibt es keinen Vorsteuerabzug — sie lautet ja nicht auf Sie (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
Trägt: Im eigenen Namen bezogene Reisekosten dürfen mit dem Steuersatz der Hauptleistung weiterberechnet werden; die Vorsteuer aus der Eingangsrechnung bleibt abziehbar, wenn die Rechnung die Pflichtangaben trägt (§ 14 Abs. 4 UStG).
Trägt nicht: Die 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer sind ein Erstattungssatz gegenüber Mitarbeitenden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG, § 5 Abs. 2 BRKG). Gegenüber dem Kunden ist derselbe Betrag Entgelt und unterliegt der Umsatzsteuer der Hauptleistung.
Was in die Ausgangsrechnung gehört
- Eine eigene Position je weiterberechneter Auslage, mit Menge und Art der Leistung (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG).
- Der Steuersatz der Hauptleistung — nicht der Satz, mit dem eingekauft wurde.
- Durchlaufende Posten getrennt und ohne Umsatzsteuer, damit die Bemessungsgrundlage stimmt.
- Ein Verweis auf den zugrunde liegenden Beleg, damit sich der Vorgang lückenlos verfolgen lässt (GoBD Rz. 32, 33).
- Belegkopien nur als Anlage. Eine weitergereichte Kopie ist kein zweiter Rechnungsbeleg.
Ob ein Betrag durchlaufender Posten ist, hängt am Innenverhältnis und an den Rechnungen aller Beteiligten. Die Einordnung ist eine Frage des Einzelfalls und gehört vor der ersten Rechnung mit Ihrer Kanzlei besprochen.
Der Fehler, der beim Mitarbeitenden anfängt
Auslagen von Mitarbeitenden und weiterberechnete Auslagen sind zwei Vorgänge, die nur zufällig denselben Beleg betreffen. Nach innen ist die Erstattung steuerfreier Auslagenersatz (§ 3 Nr. 50 EStG), nach außen ist die Weiterberechnung ein Umsatz.
Wer beides in einem Schritt bucht, verliert die Spur. Sauber ist: Beleg erfassen, Auslage erstatten, Position in die Kundenrechnung übernehmen — und beides über den Beleg verknüpfen. Auch Korrektur- und Stornobuchungen müssen später auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein (GoBD Rz. 63, 64).
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 10 Abs. 1 UStG — Bemessungsgrundlage und durchlaufende Posten
- § 14 Abs. 4 UStG — Pflichtangaben einer Rechnung
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- § 3 Nr. 50 EStG — durchlaufende Gelder und Auslagenersatz
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG i. V. m. § 5 Abs. 2 BRKG — 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer
- GoBD Rz. 32, 33, 63, 64 — Nachvollziehbarkeit und Verknüpfung von Beleg und Buchung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Darf ich auf weiterberechnete Auslagen einen Aufschlag nehmen?
- Zivilrechtlich ist das Vereinbarungssache. Umsatzsteuerlich ändert der Aufschlag nichts: Im eigenen Namen bezogene Auslagen sind ohnehin Entgelt, mit oder ohne Aufschlag. Ein durchlaufender Posten verträgt dagegen keinen Aufschlag — sonst ist er keiner.
- Wie berechne ich Reisekosten an den Kunden weiter?
- Als eigene Position mit dem Steuersatz der Hauptleistung. Die steuerlichen Pauschalen gelten im Verhältnis zu Mitarbeitenden, nicht als Rechnungsposten gegenüber Dritten. Welchen Betrag Sie dem Kunden berechnen, ist eine Frage des Vertrags.
- Gehört die Verpflegungspauschale auf die Kundenrechnung?
- Nur, wenn sie vertraglich vereinbart ist. Sie ist dann Entgelt für Ihre Leistung, kein steuerfreier Ersatz. Die Pauschale selbst — 28 Euro für den vollen Kalendertag, 14 Euro für An- und Abreisetag — regelt § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG für die Abrechnung mit Mitarbeitenden.
- Was ist mit Porto und Gebühren?
- Beide können durchlaufende Posten sein, wenn sie im Namen und für Rechnung des Auftraggebers verauslagt werden. Zahlen Sie im eigenen Namen, sind sie Teil Ihres Entgelts. Entscheidend ist, auf wen der Beleg lautet.
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