Eine Erstattung ablehnen — nachvollziehbar
Die häufigste Art, eine Auslage abzulehnen, ist die schlechteste: Der Antrag verschwindet, und der Mitarbeitende erfährt es beim Blick aufs Gehaltskonto. Steuerlich ist das ein Problem, weil ein einmal erfasster Vorgang nicht spurlos verschwinden darf.
Stand: 08. August 2026
Ablehnen heißt entscheiden, nicht löschen
Sobald eine Auslage eingereicht ist, ist sie eine Aufzeichnung. Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107). Das DV-Verfahren muss gewährleisten, dass einmal eingeführte Informationen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder geändert werden können (GoBD Rz. 108).
Eine Ablehnung ist deshalb dasselbe wie eine Freigabe, nur mit umgekehrtem Vorzeichen: ein Statuswechsel mit Person, Zeitpunkt und Grund. Spätere Änderungen müssen so erfolgen, dass der ursprüngliche Inhalt und die Tatsache der Änderung erkennbar bleiben; auch eine Änderungshistorie darf nachträglich nicht veränderbar sein (GoBD Rz. 111).
Das ist kein Formalismus. Wenn ein Prüfer fragt, warum ein Beleg vom März nirgends gebucht ist, muss die Antwort im System stehen und nicht in der Erinnerung der Person, die damals entschieden hat.
Zwei Arten von Ablehnung, die man auseinanderhalten sollte
Die formale Ablehnung betrifft den Nachweis: Der Beleg fehlt, ist unleserlich, trägt nicht die Angaben, die sein Betrag verlangt, oder der Anlass steht nicht in ganzen Worten dort. Diese Fälle sind heilbar — hier ist die Rückgabe zur Nachbesserung fast immer der richtige Weg.
Die materielle Ablehnung betrifft die Sache selbst: Die Ausgabe war nicht betrieblich veranlasst, sie überschreitet den Rahmen der Richtlinie, oder sie ist bereits über eine Firmenkarte abgerechnet worden. Diese Fälle sind nicht heilbar, und sie brauchen die deutlichere Begründung.
Wer beides gleich behandelt, erzeugt vermeidbaren Ärger. Ein fehlendes Leistungsdatum ist keine Vertrauensfrage, sondern eine Rückfrage.
Häufige Gründe und woran sie hängen
| Grund der Ablehnung | Schwelle | Fundstelle |
|---|---|---|
| Kein Fremdbeleg, kein Eigenbeleg beigefügt | jeder Vorgang | GoBD Rz. 61 |
| Rechnung ohne die Pflichtangaben oberhalb der Kleinbetragsgrenze | 250,00 EUR brutto | § 33 UStDV, § 14 Abs. 4 UStG |
| Bewirtungsbeleg ohne Angaben zu Anlass und Teilnehmern | jede Bewirtung | § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG |
| Bewirtungsrechnung ohne TSE-Kennzeichnung des Kassensystems | vollständiger Abzugsausschluss | BMF vom 19.11.2025, Rn. 13 |
| Zahlungsempfänger nicht benannt | auf Verlangen der Finanzbehörde | § 160 AO |
| Verpflegungspauschale nach Ablauf der Dreimonatsfrist | 3 Monate | § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG |
Was eine Ablehnung tragfähig macht
Trägt: Der Grund steht im Klartext am Vorgang, nicht in einer Mail. „Leistungsdatum fehlt, bitte Rechnung des Hotels nachreichen" ist eine Begründung; „passt so nicht" ist keine.
Trägt: Person und Zeitpunkt der Entscheidung werden aufgezeichnet, so wie bei der Freigabe auch (GoBD Rz. 108, 111).
Trägt: Der abgelehnte Vorgang bleibt sichtbar und auffindbar. Er ist Teil der Spur, die zeigt, warum aus einer Einreichung keine Zahlung wurde.
Trägt nicht: Den Antrag löschen oder in einen Ordner schieben, in dem niemand mehr nachsieht. Die Ablage im Dateisystem erfüllt die Unveränderbarkeit ohnehin regelmäßig nicht (GoBD Rz. 110).
Trägt nicht: Den Betrag stillschweigend kürzen und den Rest freigeben. Eine Teilablehnung ist zulässig, aber sie ist als solche zu kennzeichnen — sonst ist der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar (§ 146 Abs. 4 AO).
Trägt nicht: Ablehnen, weil eine Frist der Hausordnung verstrichen ist, ohne dass eine wirksame Ausschlussfrist besteht. Die Einreichungsfrist des Betriebs ist keine Verfallsfrist.
Was aus dem abgelehnten Beleg wird
Eine abgelehnte Erstattung heißt nicht automatisch, dass die Ausgabe steuerlich verloren ist. Fehlt nur der Fremdbeleg, kommt ein Eigenbeleg in Betracht — er ist ausdrücklich zulässig, aber die Ausnahme (GoBD Rz. 61). Er trägt den Betriebsausgabenabzug, verschafft aber keinen Vorsteuerabzug: Der setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
Umgekehrt gilt: Wird die Auslage endgültig als privat eingeordnet, gehört sie nicht in die Buchführung — aber die Einreichung und die Entscheidung darüber bleiben im Protokoll. Das ist der Unterschied zwischen „nicht gebucht" und „nie da gewesen".
Und ein dritter Fall, der in der Praxis oft übersehen wird: Wenn der Betrag zwar erstattet, aber nicht steuerfrei bleiben kann, ist das keine Ablehnung, sondern eine Frage der Lohnabrechnung. Wer beides vermischt, lehnt Berechtigtes ab und stellt Steuerpflichtiges steuerfrei.
Ob eine Ablehnung arbeitsrechtlich zulässig ist, entscheidet der Anspruch auf Aufwendungsersatz — nicht das Steuerrecht. Ausschlussfristen in Arbeits- oder Tarifverträgen sind ein eigenes Thema und gehören in die arbeitsrechtliche Beratung.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 146 Abs. 4 AO — Änderungsverbot für Buchungen und Aufzeichnungen
- GoBD Rz. 107, 108, 110, 111 — Unveränderbarkeit, Dateiablage, Änderungshistorie
- GoBD Rz. 32, 33, 61 — Nachvollziehbarkeit und Belegprinzip
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG, § 33 UStDV, § 14 Abs. 4 UStG — Vorsteuerabzug und Pflichtangaben
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 13 — TSE-Anforderungen an die Bewirtungsrechnung
- § 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO, § 160 AO, § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss eine Ablehnung begründet werden?
- Steuerlich verlangt keine Norm eine Begründung gegenüber dem Mitarbeitenden. Verlangt ist die Nachvollziehbarkeit des Vorgangs: Jeder Geschäftsvorfall muss sich in Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (GoBD Rz. 32, 33). Ein Grund am Vorgang erfüllt das und erspart die spätere Rekonstruktion.
- Dürfen wir eine abgelehnte Auslage aus dem System löschen?
- Nein, wenn sie bereits erfasst war. Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107). Die Ablehnung ist als Status zu führen, nicht als Löschung auszuführen.
- Was tun, wenn nur ein Teil der Positionen unberechtigt ist?
- Die betroffenen Positionen einzeln ablehnen und den Rest freigeben. Die Teilablehnung muss erkennbar bleiben, einschließlich des ursprünglich eingereichten Betrags. Ein stilles Überschreiben der Summe verletzt § 146 Abs. 4 AO und macht die spätere Prüfung des Vorgangs unmöglich.
- Können wir ablehnen, weil der Beleg zu spät kam?
- Eine Einreichungsfrist aus der Hausordnung ist kein Verfallgrund; sie wirkt nur, wenn eine wirksame vertragliche oder tarifliche Ausschlussfrist besteht. Steuerlich zählt ohnehin die Erfassung: Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von zehn Tagen in Grundaufzeichnungen zu erfassen (GoBD Rz. 47).
- Was passiert mit dem Beleg eines abgelehnten Antrags?
- Er bleibt im Bestand. Handelt es sich um einen Buchungsbeleg, gilt die achtjährige Aufbewahrung ab Schluss des Entstehungsjahres (§ 147 Abs. 3 Satz 1, Abs. 4 AO). Auch ein Beleg, aus dem keine Buchung wurde, dokumentiert die Entscheidung und gehört zum Vorgang.
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