Eigenanteile richtig gegenrechnen
Die Kürzung der Verpflegungspauschale ist die Stelle, an der Reisekostenabrechnungen am häufigsten zu hoch ausfallen. Zahlt der Mitarbeitende für die gestellte Mahlzeit etwas dazu, mindert dieser Eigenanteil den Kürzungsbetrag — § 9 Abs. 4a Satz 10 EStG sagt das ausdrücklich.
Stand: 08. August 2026
Erst kürzen, dann den Eigenanteil abziehen
Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter auf dessen Veranlassung eine Mahlzeit, ist die Verpflegungspauschale zu kürzen: um 20 Prozent für ein Frühstück und um je 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Bezugsgröße ist immer die Pauschale für einen vollen Kalendertag von 24 Stunden.
Satz 10 derselben Vorschrift regelt den zweiten Schritt: Zahlt der Mitarbeitende für die Mahlzeit ein Entgelt, mindert dieses den Kürzungsbetrag. Die Reihenfolge ist damit festgelegt — erst die volle Kürzung berechnen, dann den Eigenanteil davon abziehen, und erst das Ergebnis von der Pauschale abziehen.
Der Eigenanteil mindert also die Kürzung, er erhöht die Pauschale nicht. Ist er höher als der Kürzungsbetrag, bleibt es bei der ungekürzten Pauschale; ein Überschuss wandert nicht in die Erstattung. Die Kürzung ist tagesbezogen und höchstens bis auf null vorzunehmen, nie ins Negative.
Die Kürzungsbeträge im Inland
| Gestellte Mahlzeit | Anteil der 24-Stunden-Pauschale | Inland |
|---|---|---|
| Frühstück | 20 % | 5,60 € |
| Mittagessen | 40 % | 11,20 € |
| Abendessen | 40 % | 11,20 € |
| Vollverpflegung an einem Tag | 100 % | 28,00 € |
Zwei Rechenwege, die den Unterschied zeigen
Erster Fall, Anreisetag mit gestelltem Abendessen. Die Pauschale beträgt 14,00 Euro (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG), die Kürzung 11,20 Euro — nämlich 40 Prozent der 24-Stunden-Pauschale von 28,00 Euro, nicht 40 Prozent von 14,00 Euro. Ohne Eigenanteil bleiben 2,80 Euro. Zahlt der Mitarbeitende 5,00 Euro für das Essen, sinkt die Kürzung auf 6,20 Euro, und es bleiben 7,80 Euro.
Zweiter Fall, voller Reisetag mit Frühstück in der Hotelrechnung. Die Pauschale beträgt 28,00 Euro, die Kürzung 5,60 Euro, es bleiben 22,40 Euro. Zahlt der Mitarbeitende 6,00 Euro für das Frühstück, liegt der Eigenanteil über der Kürzung: Sie sinkt auf null, die Pauschale bleibt bei 28,00 Euro. Mehr wird daraus nicht.
Beide Beispiele setzen voraus, dass die Zahlen des Einzelfalls stimmen — der Reisetag, die Abwesenheitsdauer und der Nachweis des Eigenanteils. Sie zeigen den Rechenweg, nicht Ihr Ergebnis.
Was den Rechenweg festlegt
Trägt nicht: Am An- und Abreisetag von der 14-Euro-Pauschale kürzen. Bezugsgröße ist immer die Pauschale für einen vollen Kalendertag, auch wenn nur 14,00 Euro anzusetzen sind (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).
Trägt nicht: Auf die Kürzung verzichten, weil niemand gegessen hat. Gekürzt wird auch dann, wenn die Mahlzeit nicht eingenommen wurde (BMF vom 25.11.2020, Rz. 75; BFH-Urteil vom 7.7.2020, VI R 16/18). Nur wenn die Mahlzeit tatsächlich nicht zur Verfügung gestellt wird — etwa durch Abbestellung —, entfällt sie.
Trägt nicht: Den Sammelposten „Business Package" oder „Service-Pauschale" auf der Hotelrechnung übersehen. Steht das Frühstück nicht als eigene Position, ist es trotzdem gestellt worden.
Trägt nicht: Jeden Snack als Mahlzeit werten. Ein Imbiss wie belegte Brötchen, Kuchen oder Obst ist eine Mahlzeit; Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel und unbelegte Backwaren sind keine (BMF vom 25.11.2020, Rz. 74; BFH-Urteil vom 3.7.2019, VI R 36/17).
Trägt: Im Ausland tagesbezogen von der für diesen Reisetag maßgebenden 24-Stunden-Pauschale kürzen — unabhängig davon, in welchem Land die Mahlzeit gestellt wurde (BMF vom 5.12.2025).
Der zweite Eigenanteil: die Mahlzeit im Betrieb
Außerhalb von Dienstreisen taucht derselbe Gedanke unter anderem Namen auf. Wird eine Mahlzeit im Betrieb oder auf Veranlassung des Arbeitgebers verbilligt abgegeben, ist sie mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten. Für 2026 sind das 2,37 Euro für ein Frühstück und je 4,57 Euro für ein Mittag- oder Abendessen; die Vollverpflegung liegt bei 11,50 Euro.
Zahlt der Mitarbeitende mindestens den Sachbezugswert selbst, verbleibt kein geldwerter Vorteil. Liegt der Eigenanteil darunter, ist der Differenzbetrag zum Sachbezugswert zu erfassen und in der Lohnabrechnung zu behandeln. Die Bewertung mit dem Sachbezugswert setzt außerdem voraus, dass der Preis der einzelnen Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStG).
Wichtig ist die saubere Trennung der beiden Welten: Der Eigenanteil auf der Dienstreise mindert einen Kürzungsbetrag nach § 9 Abs. 4a EStG. Der Eigenanteil an einer Mahlzeit im Betrieb mindert einen geldwerten Vorteil. Dieselbe Zahl, zwei verschiedene Rechtsfolgen.
Der Eigenanteil muss nachgewiesen sein, sonst gibt es nichts gegenzurechnen. In der Praxis heißt das: der Zahlungsbeleg oder die Abrechnungszeile, aus der Betrag und Mahlzeit hervorgehen — nicht der handschriftliche Vermerk „5 Euro selbst gezahlt" auf dem Abrechnungsbogen.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a Sätze 3, 8 und 10 EStG — Verpflegungspauschalen, Kürzung und Anrechnung eines gezahlten Entgelts
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 73 bis 75 und Rz. 118 — Kürzungsbeträge, Imbiss, Gesamtpreis
- BFH-Urteil vom 7.7.2020, VI R 16/18 — Kürzung auch ohne Einnahme der Mahlzeit
- BFH-Urteil vom 3.7.2019, VI R 36/17 — Abgrenzung Imbiss und Knabberei
- BMF-Schreiben vom 5.12.2025, GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012 — Auslandspauschalen ab 1.1.2026 und Kürzung im Ausland
- § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG und BMF-Schreiben vom 29.12.2025, GZ IV C 5 - S 2334/00088/007/013 — Sachbezugswerte für Mahlzeiten 2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Mindert der Eigenanteil die Pauschale oder die Kürzung?
- Die Kürzung. § 9 Abs. 4a Satz 10 EStG stellt darauf ab, dass ein vom Arbeitnehmer gezahltes Entgelt den Kürzungsbetrag mindert. Die Pauschale selbst bleibt unverändert; sie wird nur weniger stark gekürzt.
- Was gilt, wenn der Eigenanteil höher ist als die Kürzung?
- Dann sinkt die Kürzung auf null und die Pauschale bleibt ungekürzt. Ein darüber hinausgehender Betrag erhöht die Pauschale nicht — die Kürzung ist tagesbezogen und höchstens bis auf null vorzunehmen.
- Muss auch gekürzt werden, wenn das Frühstück gar nicht eingenommen wurde?
- Ja. Maßgeblich ist, dass die Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde (BMF vom 25.11.2020, Rz. 75; BFH VI R 16/18). Die Kürzung entfällt nur, wenn der Arbeitgeber die Mahlzeit tatsächlich nicht zur Verfügung stellt, etwa durch Abbestellung.
- Wie wird gekürzt, wenn die Hotelrechnung nur einen Gesamtpreis ausweist?
- Der Gesamtpreis ist zur Ermittlung der Übernachtungskosten zu kürzen: 20 Prozent für das Frühstück, je 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen der maßgebenden 24-Stunden-Pauschale (BMF vom 25.11.2020, Rz. 118). Rechnerisch ist es gleich, ob bei der Übernachtung oder bei der Verpflegung gekürzt wird — das Ergebnis stimmt überein.
- Gilt der Eigenanteil auch bei Auslandsreisen?
- Ja, die Systematik ist dieselbe. Nur die Bezugsgröße ändert sich: Gekürzt wird tagesbezogen von der für diesen Reisetag maßgebenden Auslandspauschale, unabhängig davon, wo die Mahlzeit gestellt wurde (BMF vom 5.12.2025).
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