Spesenabrechnung: Begriff, Ablauf und Abgrenzung
„Spesenabrechnung" steht in keinem Steuergesetz. Gemeint ist meist die Reisekostenabrechnung: Verpflegung nach Pauschalen, Fahrtkosten, Übernachtung, Nebenkosten. Jeder dieser vier Töpfe hat eigene Regeln — und genau daran scheitern die meisten Abrechnungen.
Stand: 07. August 2026
Vier Töpfe, vier Logiken
Eine Reisekostenabrechnung besteht aus Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Die vier werden gern in einer Summe genannt, folgen aber unterschiedlichen Logiken: Der eine Topf kennt nur Pauschalen, der nächste nur tatsächliche Kosten, der dritte beides.
Verpflegungsmehraufwand ist ausschließlich pauschal ansetzbar; tatsächliche Verpflegungskosten sind nicht abziehbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG). Restaurantquittungen auf Dienstreise zu sammeln, bringt für diesen Topf also nichts — für die Bewirtung dagegen alles.
Die Inlandssätze 2026
| Fall | Betrag | Fundstelle |
|---|---|---|
| Voller Kalendertag, 24 Stunden abwesend | 28,00 € | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG |
| An- und Abreisetag bei Übernachtung, je Tag | 14,00 € | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG |
| Eintägig, mehr als 8 Stunden abwesend | 14,00 € | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG |
| Fahrt mit dem Pkw, je gefahrenem Kilometer | 0,30 € | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG, § 5 Abs. 2 BRKG |
| Anderes motorbetriebenes Fahrzeug, je Kilometer | 0,20 € | § 5 Abs. 1 BRKG |
| Übernachtung Inland ohne Einzelnachweis, nur bei Arbeitgebererstattung | 20,00 € | BMF vom 25.11.2020, Rz. 128 |
Der Schritt, den fast jede Abrechnung auslässt: die Kürzung
Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, ist die Verpflegungspauschale zu kürzen: 20 Prozent für ein Frühstück, je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Bezugsgröße ist immer die Pauschale für einen vollen Kalendertag, im Inland also 5,60 Euro und 11,20 Euro — auch am An- oder Abreisetag mit nur 14 Euro.
Gekürzt wird auch dann, wenn die Mahlzeit gar nicht gegessen wurde (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 75; BFH VI R 16/18). Der häufigste Fall ist das Frühstück in der Hotelrechnung, besonders wenn es als Sammelposten „Business Package" oder „Service-Pauschale" im Gesamtpreis verschwindet.
Ein Imbiss zählt als Mahlzeit: belegte Brötchen, Kuchen, Obst. Chips, Salzgebäck und Müsliriegel dagegen nicht (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 74; BFH VI R 36/17).
Der Ablauf, der in der Prüfung trägt
- Reise erfassen: Ziel, Zweck, Beginn und Ende mit Uhrzeit. Ohne Uhrzeiten lässt sich die Achtstundengrenze nicht belegen.
- Belege anhängen: Übernachtung, Bahn, Parkgebühr, Bewirtung. Der Beleg gehört an den Vorgang, nicht in eine Sammelmappe.
- Gestellte Mahlzeiten markieren — vom Hotel, vom Kunden, vom Veranstalter.
- Pauschalen berechnen und die Kürzung sichtbar ausweisen, statt sie im Endbetrag verschwinden zu lassen.
- Sachlich und rechnerisch freigeben, mit Name und Zeitpunkt.
- Erstatten und die Zahlung mit dem Beleg verknüpfen (GoBD Rz. 63, 64).
Abgrenzungen, die regelmäßig schiefgehen
Trägt nicht: Dienstreise und Arbeitsweg sind nicht dasselbe. Für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte gilt seit dem 1. Januar 2026 die Entfernungspauschale von 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG), für die Dienstfahrt 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer.
Trägt nicht: Übernachtungspauschalen sind kein Werbungskostenabzug. Sie gelten ausschließlich bei Arbeitgebererstattung; im Werbungskostenabzug zählen nur die tatsächlichen Kosten (BMF vom 25.11.2020, Rz. 117 und 128).
Trägt nicht: Bewirtung gehört nicht in den Verpflegungstopf. Bei geschäftlichem Anlass sind 70 Prozent der angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen abziehbar, 30 Prozent nicht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG); aufzuzeichnen ist einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 7 EStG).
Trägt: Reisenebenkosten wie Gepäckbeförderung, beruflich veranlasste Telekommunikation sowie Straßen- und Parkplatzgebühren sind gesondert erstattbar; sie sind nachzuweisen oder glaubhaft zu machen (BMF vom 25.11.2020, Rz. 129 und 130).
Die Auslandspauschalen werden jährlich neu festgesetzt; für 2026 gilt das BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025. Wer Beträge aus einer Vorjahrestabelle übernimmt, rechnet mit überholten Sätzen.
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- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a EStG — Verpflegungspauschalen, Kürzung, Dreimonatsfrist
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 und Nr. 4a EStG, § 5 BRKG — Entfernungspauschale und Kilometersätze
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 73–75, 117, 128–130
- BMF-Schreiben vom 5.12.2025, GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012 — Auslandspauschalen ab 1.1.2026
- § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 und § 4 Abs. 7 EStG — Bewirtungsaufwendungen und getrennte Aufzeichnung
- BFH, Urteile VI R 16/18 und VI R 36/17 — Kürzung und Abgrenzung des Mahlzeitbegriffs
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen Spesenabrechnung und Auslagenerstattung?
- Die Spesenabrechnung rechnet eine Auswärtstätigkeit ab und arbeitet überwiegend mit Pauschalen, die das Gesetz vorgibt. Die Auslagenerstattung ersetzt einzeln nachgewiesene Ausgaben, die jemand für den Betrieb verauslagt hat (§ 3 Nr. 50 EStG). In der Praxis stehen beide oft auf einem Formular, sind aber getrennt zu bewerten.
- Gelten 2026 höhere Verpflegungspauschalen?
- Nein. § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG nennt weiterhin 28 Euro und 14 Euro; die im Gesetzgebungsverfahren diskutierte Anhebung auf 32 und 16 Euro ist nicht in Kraft getreten. Geändert hat sich zum 1. Januar 2026 die Entfernungspauschale für den Arbeitsweg auf 0,38 Euro ab dem ersten Kilometer.
- Muss ich für die Verpflegungspauschale Belege sammeln?
- Nein. Die Pauschale steht unabhängig von tatsächlichen Kosten zu, und tatsächliche Verpflegungskosten sind nicht abziehbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG). Nachzuweisen sind Anlass, Ziel und Dauer der Reise sowie die gestellten Mahlzeiten.
- Wie lange darf eine Reise mit Pauschalen abgerechnet werden?
- Bei längerfristiger Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte sind Verpflegungspauschalen auf die ersten drei Monate beschränkt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen, unabhängig vom Grund.
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