Durchlaufende Posten richtig behandeln
Beträge, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden, gehören nicht zum Entgelt (§ 10 Abs. 1 Satz 5 UStG). Der Satz klingt einfach und scheitert in der Praxis fast immer an derselben Frage: Auf wen lautet die Eingangsrechnung?
Stand: 08. August 2026
Zwei Normen, ein Gedanke
Der durchlaufende Posten steht an zwei Stellen im Gesetz, und beide meinen dasselbe. Umsatzsteuerlich gehören Beträge, die der Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt, nicht zum Entgelt (§ 10 Abs. 1 Satz 5 UStG). Lohnsteuerlich sind durchlaufende Gelder — die Beträge, die ein Arbeitnehmer erhält, um sie für den Arbeitgeber auszugeben — steuerfrei (§ 3 Nr. 50 EStG).
Der gemeinsame Gedanke: Das Geld hat den Beteiligten nur durchquert. Es ist keine Gegenleistung für eine eigene Leistung, deshalb erhöht es keine Bemessungsgrundlage und keinen Lohn. Wirtschaftlich betroffen war immer ein Dritter.
Genau daran hängt die Abgrenzung. Nicht die Bezeichnung in der Rechnung entscheidet, nicht die Höhe und auch nicht, ob jemand etwas daran verdient. Entscheidend ist, wer im Außenverhältnis Vertragspartner des Leistenden war — und das steht auf der Eingangsrechnung.
Fünf Prüffragen, die den Fall entscheiden
| Prüffrage | Durchlaufender Posten | Entgelt |
|---|---|---|
| Auf wen lautet die Eingangsrechnung? | auf den Auftraggeber | auf Sie |
| Wer schuldet den Betrag im Außenverhältnis? | der Auftraggeber | Sie |
| Umsatzsteuer in Ihrer Ausgangsrechnung? | nein | Satz der Hauptleistung |
| Vorsteuerabzug aus der Eingangsrechnung? | nein | ja, bei ordnungsmäßiger Rechnung |
| Aufschlag auf den Betrag zulässig? | nein | ja |
Fälle, in denen ein durchlaufender Posten in Betracht kommt
- Amtliche Gebühren, die Sie für einen Auftraggeber entrichten, wenn der Gebührenbescheid auf seinen Namen lautet.
- Gerichts- oder Registerkosten, die ein Berater für den Mandanten auslegt und die dem Mandanten in Rechnung gestellt werden.
- Vorgestreckte Beträge, für die der Dritte unmittelbar gegen Ihren Auftraggeber und nicht gegen Sie einen Anspruch hat.
- Nach innen: Geld, das Mitarbeitende vom Betrieb erhalten, um es in seinem Namen auszugeben — durchlaufende Gelder nach § 3 Nr. 50 EStG.
Die drei Irrtümer, an denen die Einordnung scheitert
Trägt nicht: Ein Betrag wird nicht dadurch zum durchlaufenden Posten, dass er in der Rechnung „Auslagen" oder „Verauslagt" heißt. Die Bezeichnung ändert das Außenverhältnis nicht.
Trägt nicht: Auch die Weitergabe ohne Aufschlag macht keinen durchlaufenden Posten. Wer im eigenen Namen bezogen hat, hat Entgelt weiterberechnet — zum Selbstkostenpreis ebenso wie mit Marge.
Trägt nicht: Aus einer Eingangsrechnung, die zu einem durchlaufenden Posten gehört, gibt es keinen Vorsteuerabzug. Sie lautet nicht auf Sie, und der Abzug setzt eine an Sie ausgestellte Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
Trägt: Sauber ist der Fall, wenn Eingangsrechnung, Zahlung und Weiterbelastung dieselbe Person als Leistungsempfänger nennen — den Auftraggeber, nicht Sie.
Was in der Buchführung sichtbar bleiben muss
Ein durchlaufender Posten ist umsatzsteuerlich neutral, aber er ist kein unsichtbarer Vorgang. Er ist ein Geschäftsvorfall wie jeder andere und unterliegt derselben Belegpflicht: „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen" (GoBD Rz. 61). Zum Beleg gehört hier auch der Nachweis, in wessen Namen gehandelt wurde.
Praktisch heißt das: Die Vereinbarung, die Sie zur Zahlung im fremden Namen ermächtigt, ist Teil der Belegspur. Fehlt sie, steht in der Prüfung nur eine Zahlung ohne Umsatzsteuer im Raum — und die Beweislast liegt bei Ihnen.
In der Ausgangsrechnung gehört der Betrag getrennt und ohne Umsatzsteuer ausgewiesen, damit die Bemessungsgrundlage stimmt. Vermischt mit den steuerpflichtigen Positionen erzeugt er im schlechtesten Fall eine ausgewiesene Steuer, die dann geschuldet wird.
Nach innen: Auslage, durchlaufendes Geld, Vorschuss
Zwischen Betrieb und Mitarbeitenden treten drei Varianten auf, die sich nur in der Reihenfolge unterscheiden. Beim Auslagenersatz zahlt der Mitarbeitende zuerst aus eigener Tasche und bekommt den Betrag zurück. Beim durchlaufenden Geld erhält er ihn vorher, um ihn im Namen des Betriebs auszugeben. Beide Fälle nennt § 3 Nr. 50 EStG in einem Satz, und in beiden fließt kein Arbeitslohn zu.
Die dritte Variante ist der Vorschuss ohne konkrete Zweckbindung. Er ist zunächst nur ein offener Betrag, der abgerechnet werden muss — steuerfrei wird er erst, wenn die tatsächliche Verwendung im Einzelnen nachgewiesen ist. Bleibt die Abrechnung aus, bleibt eine Forderung, kein Auslagenersatz.
Für alle drei gilt derselbe Maßstab beim Empfänger: § 160 AO erlaubt, den Betriebsausgabenabzug zu versagen, wenn Gläubiger oder Empfänger auf Verlangen nicht genau benannt werden.
Ob ein konkreter Betrag durchlaufender Posten ist, hängt am Innenverhältnis und an den Rechnungen aller Beteiligten. Das ist eine Einzelfallfrage — sie gehört vor der ersten Rechnung mit Ihrer Kanzlei besprochen, nicht danach.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG — durchlaufende Posten gehören nicht zum Entgelt
- § 3 Nr. 50 EStG — durchlaufende Gelder und Auslagenersatz
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine an den Unternehmer ausgestellte Rechnung voraus
- § 14 Abs. 4 UStG — Pflichtangaben einer Rechnung, insbesondere der Leistungsempfänger
- GoBD Rz. 61, 63, 64 — Belegprinzip, Kontierung und Verknüpfung
- § 160 AO — Benennung von Gläubiger und Zahlungsempfänger
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Wie erkenne ich einen durchlaufenden Posten sicher?
- An der Eingangsrechnung. Lautet sie auf Ihren Auftraggeber und haben Sie nur im fremden Namen und für fremde Rechnung gezahlt, kommt § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG in Betracht. Lautet sie auf Sie, haben Sie im eigenen Namen bezogen — dann ist die Weiterberechnung Entgelt.
- Darf ich auf einen durchlaufenden Posten etwas aufschlagen?
- Nein. Ein Aufschlag zeigt, dass Sie eine eigene Leistung erbringen; damit ist der Betrag Teil Ihres Entgelts. Ein durchlaufender Posten geht in unveränderter Höhe durch.
- Was passiert, wenn ich Umsatzsteuer auf einen durchlaufenden Posten ausweise?
- Dann steht in Ihrer Rechnung eine Steuer, die nach der Einordnung nicht entstehen sollte. Ein unzutreffender Steuerausweis ist zu korrigieren; wie und mit welcher Wirkung, hängt vom Einzelfall ab und gehört zu Ihrer Kanzlei. Der einfachere Weg ist, den Posten von vornherein getrennt und ohne Steuer auszuweisen.
- Sind Porto und Fahrtkosten durchlaufende Posten?
- Nur, wenn sie im Namen und für Rechnung des Auftraggebers verauslagt wurden. Kaufen Sie die Briefmarke oder das Ticket im eigenen Namen und berechnen es weiter, sind es Nebenkosten Ihrer Leistung und folgen dem Steuersatz der Hauptleistung.
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