Freigabeworkflow: Stufen, Betragsgrenzen, Vertretung
Ein Freigabeworkflow ist kein Misstrauensvotum, sondern das innerbetriebliche Kontrollverfahren, das das Umsatzsteuerrecht ohnehin voraussetzt. Wer ihn sauber baut, erspart sich die spätere Diskussion darüber, wer was wann genehmigt hat.
Stand: 07. August 2026
Die Norm, aus der sich die Freigabe ableitet
§ 14 Abs. 3 UStG verlangt, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit einer Rechnung gewährleistet sind. Wie, legt jeder Unternehmer selbst fest: „Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können."
Genau das ist der Freigabeworkflow. Er beantwortet drei Fragen: Ist die Leistung erbracht worden? Stimmen Menge und Preis? Passt der Betrag zu Budget und Kostenstelle? Wer alle drei Fragen an eine Person hängt, hat keinen Prüfpfad, sondern eine Unterschrift.
Ergänzend verlangen die GoBD, dass sich jeder Geschäftsvorfall in Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lässt, und zwar über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist (GoBD Rz. 32, 33).
Die Stufen, die sich in der Praxis bewährt haben
- Sachliche Prüfung durch die Person, die die Leistung angefordert hat: Wurde geliefert, was bestellt war?
- Rechnerische und formale Prüfung: Pflichtangaben vollständig, Steuersatz plausibel, Kontierung vorbereitet.
- Budget- oder Kostenstellenfreigabe durch die verantwortliche Leitung.
- Zahlungsfreigabe, getrennt von der sachlichen Prüfung — wer freigibt, sollte nicht dieselbe Person sein, die auszahlt.
Woran die Stufen zeitlich hängen
| Vorgang | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Kasseneinnahmen und Kassenausgaben festhalten | täglich | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO |
| Unbare Geschäftsvorfälle in Grundaufzeichnungen erfassen | 10 Tage | GoBD Rz. 47 |
| Waren- und Kostenrechnungen ohne kontokorrentmäßige Erfassung, wenn beglichen binnen | 8 Tagen | GoBD Rz. 49 |
| Abstand zwischen Erfassung und Buchung | bis Ablauf des Folgemonats | GoBD Rz. 52 |
| Aufbewahrung von Buchungsbelegen | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
Betragsgrenzen und Vertretung
Trägt: Betragsgrenzen sind eine betriebliche Entscheidung. Tragfähig sind wenige klare Bänder, die zur Budgetverantwortung passen — nicht zur Hierarchie.
Trägt: Die Vertretung wird vorher geregelt, nicht im Urlaubsfall improvisiert. Eine hinterlegte Vertretung mit denselben Grenzen hält den Prüfpfad geschlossen.
Trägt nicht: Selbstfreigabe. Wer eine Auslage einreicht, gibt sie nicht selbst frei — auch nicht als Vertretung und auch nicht bei Kleinbeträgen.
Trägt nicht: Freigabe per Zuruf oder im Chat. Sie hinterlässt keine Aufzeichnung, die für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar wäre (GoBD Rz. 151).
Trägt nicht: Nachträgliches Ändern einer erteilten Freigabe ohne Spur. Einmal eingeführte Informationen dürfen nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder geändert werden (GoBD Rz. 108).
Was protokolliert werden muss — und warum Regeln einfrieren sollten
Zu jeder Entscheidung gehören Name, Zeitpunkt und Gegenstand. Spätere Änderungen müssen so erfolgen, dass der ursprüngliche Inhalt und die Tatsache der Änderung erkennbar bleiben; auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein (GoBD Rz. 111).
Daraus folgt ein Grundsatz, der in der Praxis oft fehlt: Ändert jemand die Freigaberegeln, dürfen laufende Vorgänge davon nicht rückwirkend erfasst werden. Sonst lässt sich später nicht mehr sagen, nach welcher Regel eine Freigabe erteilt wurde.
Die angewandten Verfahren gehören in die Verfahrensdokumentation. Für jedes eingesetzte System muss eine übersichtlich gegliederte Dokumentation vorhanden sein, die für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar ist (GoBD Rz. 151, 153).
Weder das Handels- noch das Steuerrecht schreibt eine Zahl von Freigabestufen oder eine bestimmte Betragsgrenze vor. Gefordert ist ein verlässlicher Prüfpfad; wie viele Augen ihn sichern, entscheidet der Betrieb.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Die Sammelüberweisung geben Sie in Ihrem eigenen Online-Banking frei.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 3 UStG — innerbetriebliches Kontrollverfahren und verlässlicher Prüfpfad
- GoBD Rz. 32, 33 — Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- GoBD Rz. 47, 49, 52 — zeitgerechte Erfassung
- GoBD Rz. 107, 108, 110, 111 — Unveränderbarkeit und Änderungshistorie
- GoBD Rz. 151, 153 — Verfahrensdokumentation
- § 146 Abs. 1 Satz 2 AO, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO — Kassenaufzeichnung und Aufbewahrung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Wie viele Freigabestufen braucht ein Beleg?
- Das Gesetz nennt keine Zahl. Verlangt ist ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung (§ 14 Abs. 3 UStG). In kleineren Betrieben genügen häufig zwei Stufen — sachliche Prüfung und Zahlungsfreigabe —, in größeren kommt die Budgetfreigabe dazu.
- Darf jemand eine eigene Auslage freigeben?
- Für die Prüfbarkeit nicht: Der Prüfpfad soll gerade zeigen, dass eine zweite Person die Leistung bestätigt hat. Eine ausdrückliche Regelung dazu gehört in die Richtlinie und in die Verfahrensdokumentation, damit sie im Zweifel belegbar ist.
- Was gilt, wenn die freigebende Person im Urlaub ist?
- Es braucht eine vorher hinterlegte Vertretung mit denselben Betragsgrenzen. Ohne Regel entsteht entweder ein Stau — mit der Gefahr, die Zehn-Tage-Marke für die Erfassung zu reißen (GoBD Rz. 47) — oder eine Freigabe außerhalb des Systems, die später niemand nachvollziehen kann.
- Muss die Freigabe elektronisch erfolgen?
- Gefordert ist die Nachvollziehbarkeit, nicht ein bestimmtes Medium. Elektronisch erteilte Freigaben haben den Vorteil, dass Person und Zeitpunkt automatisch aufgezeichnet werden. Zu beachten ist dabei: Die bloße Ablage von Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht (GoBD Rz. 110).
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Vier-Augen-Prinzip bei Ausgaben: wo es wirktEine zweite Unterschrift ersetzt keinen Beleg. Was das Vier-Augen-Prinzip bei Ausgaben tatsächlich absichert und wo es rein organisatorisch bleibt.
- Zahlungsnachweis: wann er den Beleg ergänzen mussEin Zahlungsnachweis zeigt, dass Geld geflossen ist — nicht wofür. Wann er zum Buchungsbeleg wird, wann er aufzubewahren ist und wo er nichts trägt.
- Betragsgrenzen in der Freigabe festlegenKein Gesetz nennt eine Freigabegrenze — aber das Steuerrecht macht bei 250 Euro einen Schnitt. Woran Bänder ansetzen und welche Fehler teuer werden.