Wenn Mitarbeitende privat verauslagen
Jemand kauft Kabelbinder im Baumarkt und zahlt mit der eigenen Karte. Steuerlich ist das kein Sonderfall, sondern eine Betriebsausgabe mit Umweg. Heikel wird der Umweg erst an zwei Stellen: bei der Vorsteuer und beim Zeitpunkt.
Stand: 08. August 2026
Der Geschäftsvorfall ist der Einkauf, nicht die Erstattung
Wer privat verauslagt, löst zwei Vorgänge aus, die im Alltag gern zu einem verschmelzen. Der erste ist der Einkauf beim Dritten — das ist der Geschäftsvorfall, den die Buchführung abbilden muss. Der zweite ist die Rückzahlung an die Person, die vorgestreckt hat; sie gleicht nur aus, was der erste Vorgang ausgelöst hat.
Getragen wird die Buchung deshalb vom Beleg des Dritten, nicht von der Überweisung an die Mitarbeiterin. Die GoBD formulieren das Belegprinzip ohne Ausnahme für private Zahlungswege: „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden" (GoBD Rz. 61).
Der private Kontoauszug hilft dabei nicht weiter. Er zeigt, dass gezahlt wurde, aber nicht wofür und nicht für wen. Zum Buchungsbeleg wird der empfangene Beleg erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung (GoBD Rz. 63); bei elektronischen Belegen darf die Kontierung über eine elektronische Verknüpfung erfolgen, etwa über einen eindeutigen Index oder einen Barcode (Rz. 64).
Die Grenzen und Fristen, die den Vorgang bestimmen
| Vorgang | Grenze oder Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Kleinbetragsrechnung, Angabe des Leistungsempfängers entbehrlich | bis 250 € | § 33 UStDV |
| Rechnung mit allen Pflichtangaben, einschließlich Leistungsempfänger | über 250 € | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG |
| Kasseneinnahmen und Kassenausgaben festhalten | täglich | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO |
| Unbare Geschäftsvorfälle in Grundaufzeichnungen erfassen | 10 Tage | GoBD Rz. 47 |
| Abstand zwischen Erfassung und Buchung | Ablauf des Folgemonats | GoBD Rz. 52 |
| Buchungsbelege aufbewahren | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
Die 250 Euro entscheiden über die Vorsteuer
Bis 250 Euro brutto genügen nach § 33 UStDV vier Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz. Ein Leistungsempfänger wird nicht verlangt. Deshalb ist der Tankstellenbon über 21 Euro ohne Firmennamen unkritisch.
Oberhalb von 250 Euro kippt das. Dann verlangt § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers, und der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Steht dort der Name des Mitarbeiters statt der Firma, fehlt genau diese Angabe.
Ob sich das durch eine Berichtigung des Ausstellers heilen lässt, ist eine Frage für Ihre Kanzlei — und umstritten, weil § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG die Berichtigung ausdrücklich nicht als rückwirkendes Ereignis behandelt. Der billigere Weg führt über die Reisekostenrichtlinie: Ab einem festgelegten Betrag lässt der Betrieb die Rechnung gleich im Laden auf die Firma ausstellen.
Was die Buchhaltung zur Erstattung braucht
- Den Beleg des Dritten im Original oder als bildlich und inhaltlich übereinstimmende Wiedergabe — nicht den Kontoauszug und nicht die private Kreditkartenabrechnung.
- Den betrieblichen Anlass in ganzen Worten. „Material" ist keine Beschreibung, „Ersatzdichtungen für die Wartung bei Nordsee Technik" schon.
- Bei Beträgen über 250 Euro die Firma als Leistungsempfänger auf der Rechnung.
- Den Empfänger der Zahlung. § 160 AO erlaubt, den Betriebsausgabenabzug zu versagen, wenn Gläubiger oder Empfänger auf Verlangen nicht genau benannt werden.
- Eine Entscheidungsspur: wer geprüft, wer freigegeben hat, jeweils mit Zeitpunkt.
- Die Verknüpfung von Beleg und Buchung, in beide Richtungen nachvollziehbar (GoBD Rz. 63, 64).
Wo die private Verauslagung kippt
Trägt nicht: Der Beleg bleibt monatelang in der Jackentasche. Jede nicht durch die Verhältnisse des Betriebs zwingend bedingte Zeitspanne zwischen Vorgang und Erfassung ist nach GoBD Rz. 47 bedenklich — und Thermopapier verblasst, während die Lesbarkeit über die ganze Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben muss.
Trägt nicht: Der Eigenbeleg als Regelfall. Er ist zulässig, wenn kein Fremdbeleg zu erlangen ist (GoBD Rz. 61), verschafft aber keinen Vorsteuerabzug: Ein Eigenbeleg ist keine Rechnung.
Trägt nicht: Bar ausgezahlte Erstattungen ohne Kassenaufzeichnung. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); die nachträglich geschriebene Liste ist kein Kassenbuch.
Trägt nicht: Erst zahlen, dann belegen. So entsteht eine Ausgabe ohne nachvollziehbaren Grund — genau die Lücke, die in einer Prüfung als Erstes auffällt.
Trägt: Beleg unmittelbar nach dem Kauf gesichert, Anlass beschrieben, geprüft, freigegeben, erstattet. Erfolgt die Belegsicherung unmittelbar mittels DV-System, stellt sich die Frage längerer Erfassungsfristen nach GoBD Rz. 52 gar nicht.
Was auf einer Dienstreise anders läuft
Für einen Teil der privat verauslagten Beträge zählt der Beleg gar nicht. Verpflegungsmehraufwand ist ausschließlich pauschal ansetzbar, tatsächliche Verpflegungskosten sind nie abziehbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG). Wer die Quittung vom Mittagessen einreicht, reicht ein Papier ein, das keine Rechtsfolge auslöst.
Bei Fahrten mit dem eigenen Wagen tritt an die Stelle der tatsächlichen Kosten wahlweise der pauschale Kilometersatz von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer (§ 5 Abs. 2 BRKG). Übernachtungen darf der Arbeitgeber im Inland ohne Einzelnachweis mit 20,00 Euro je Nacht steuerfrei erstatten (BMF vom 25.11.2020, Rz. 128) — diese Pauschale gilt ausschließlich bei Arbeitgebererstattung, nicht im Werbungskostenabzug.
Und die Hotelquittung mit Frühstück trägt eine Falle: Das gestellte Frühstück kürzt die Verpflegungspauschale um 20 Prozent der maßgebenden 24-Stunden-Pauschale, im Inland also um 5,60 Euro (§ 9 Abs. 4a Satz 8 Nr. 1 EStG; BMF vom 25.11.2020, Rz. 73).
Ob eine Ausgabe betrieblich veranlasst ist, entscheidet nicht das Zahlungsmittel, sondern der Anlass. Die private Karte ist also unschädlich. Wo der Anlass gemischt ist — ein Werkzeug, das auch privat genutzt wird —, hängt die Behandlung vom Einzelfall ab und gehört zu Ihrer Kanzlei.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 47, 52, 61, 63, 64 — zeitgerechte Erfassung, Belegprinzip, Kontierung und Verknüpfung
- § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
- § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 und Satz 4 UStG, § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Pflichtangaben, Berichtigung, Vorsteuerabzug
- § 146 Abs. 1 Satz 2 AO, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 160 AO — Kassenaufzeichnung, Aufbewahrung, Empfängerbenennung
- § 3 Nr. 50 EStG, § 9 Abs. 4a Sätze 1, 2 und 8 EStG, § 5 Abs. 2 BRKG — Auslagenersatz, Verpflegungspauschalen, Kilometersatz
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 73 und 128 — Kürzungsbeträge und Übernachtungspauschale
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss die Rechnung auf die Firma ausgestellt sein?
- Bis 250 Euro brutto nicht: § 33 UStDV verlangt keine Angabe des Leistungsempfängers. Darüber schon — § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG fordert vollständigen Namen und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers, und ohne sie fehlt die Grundlage für den Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
- Reicht die private Kreditkartenabrechnung als Nachweis?
- Nein. Sie belegt eine Zahlung, aber weder die Leistung noch den betrieblichen Anlass. Verlangt ist der Beleg des Dritten; nur wenn kein Fremdbeleg zu erlangen ist, kommt ein Eigenbeleg in Betracht (GoBD Rz. 61).
- Gibt es eine Frist, bis wann Mitarbeitende einreichen müssen?
- Steuerlich nicht. Verpflichtend sind die Erfassungsfristen im Betrieb: unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen in den Grundaufzeichnungen (GoBD Rz. 47), Kassenvorgänge täglich (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Ob im Haus eine Ausschlussfrist gilt, ist eine arbeitsrechtliche Frage des Arbeits- oder Tarifvertrags.
- Ist die Erstattung für die Mitarbeiterin steuerpflichtig?
- Auslagenersatz ist nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei, wenn damit im Einzelnen nachgewiesene Ausgaben ersetzt werden, die für den Betrieb getätigt wurden. Wird ohne Nachweis pauschal gezahlt, hängt die Einordnung vom Einzelfall ab und gehört in die Lohnabrechnung.
Belege rein. Buchungen raus.
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