Barauslage: der Beleg, den es oft nicht gibt
Barauslagen sind die kleinsten Beträge im Betrieb und machen die meiste Arbeit: Parkuhr, Münzautomat, Marktstand, Trinkgeld, Porto am Schalter. Zwei Fragen entscheiden über die Behandlung — woher das Bargeld kam und ob es einen Beleg gibt. Aus den Antworten ergeben sich völlig verschiedene Pflichten.
Stand: 08. August 2026
Bar heißt: eine Spur statt zwei
Bei einer Kartenzahlung gibt es den Beleg und die Abrechnung. Bei Bargeld gibt es nur den Beleg. Fehlt er, fehlt der Nachweis vollständig — es gibt keine zweite Quelle, aus der sich der Vorgang rekonstruieren ließe.
Deshalb wiegt bei Barauslagen jede Lücke schwerer. Die GoBD formulieren die Grundregel knapp: „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden" (Rz. 61). Der zweite Satz ist bei Barauslagen häufiger nötig als sonst irgendwo.
Woher das Bargeld kam, entscheidet über den Vorgang
| Herkunft des Bargelds | Was entsteht | Was zusätzlich verlangt wird | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| Betriebliche Handkasse | ein Kassenvorgang | Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO, GoBD Rz. 48 |
| Vorschuss aus der Kasse, im Namen des Betriebs ausgegeben | durchlaufendes Geld | Abrechnung des Vorschusses, Rückgabe des Rests | § 3 Nr. 50 EStG |
| Eigene Tasche der Mitarbeitenden | eine Betriebsausgabe mit Erstattungsanspruch | Einzelnachweis, sonst kein steuerfreier Ersatz | § 3 Nr. 50 EStG |
| Private Karte statt Bargeld | Betriebsausgabe mit zweiter Spur | die Abrechnung ist Zahlungsnachweis, nicht Rechnung | § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG |
Die Tagesfrist gilt nur für die Kasse
Wird aus der betrieblichen Handkasse gezahlt, ist der Vorgang eine Kassenausgabe. § 146 Abs. 1 Satz 2 AO verlangt, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten; die GoBD wiederholen das in Rz. 48 ohne Einschränkung. Die weichere Zehn-Tage-Marke aus GoBD Rz. 47 gilt für unbare Geschäftsvorfälle und hilft hier gerade nicht.
Zahlt dagegen jemand aus der eigenen Tasche, entsteht kein Kassenvorgang. Es entsteht eine Betriebsausgabe und daneben ein Erstattungsanspruch. Die Tagesfrist greift dort nicht — wohl aber die allgemeine Anforderung, dass zwischen Vorgang und Erfassung keine unnötige Zeitspanne liegen darf.
Diese Unterscheidung wird im Alltag regelmäßig übersprungen, weil beides „bar bezahlt" heißt. Sie hat aber Folgen: Eine Handkasse, die wochenweise nachgetragen wird, ist ein eigenständiger Mangel — unabhängig davon, ob jeder einzelne Beleg vorliegt.
Wenn es keinen Beleg gibt
Für Barauslagen ohne Beleg kommt der Eigenbeleg in Betracht. Er ist ausdrücklich zulässig, aber als Ausnahme gedacht: Der Satz in GoBD Rz. 61 beginnt mit „Ist kein Fremdbeleg vorhanden", nicht mit „wahlweise".
Zwei Grenzen sind dabei hart. Erstens verschafft ein Eigenbeleg keinen Vorsteuerabzug; dieser setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Bei Kleinstbeträgen fällt das kaum ins Gewicht, bei einer Häufung schon. Zweitens kann der Betriebsausgabenabzug versagt werden, wenn Gläubiger oder Empfänger auf Verlangen nicht genau benannt werden (§ 160 AO). „Diverse" ist kein Empfänger.
Die dritte Grenze ist keine Norm, sondern Erfahrung: Ein Ordner voller Eigenbelege ist ein Prüfungsschwerpunkt, auch wenn jeder einzelne für sich sauber ist.
Was auf den Eigenbeleg für eine Barauslage gehört — in der Praxis üblich
- Datum des Vorgangs, nicht das Datum, an dem das Fehlen auffiel.
- Zahlungsempfänger so genau wie möglich — Name und Ort des Automaten, des Standes, der Stelle.
- Art der Leistung und betrieblicher Anlass in ganzen Worten.
- Betrag und die Angabe, ob er brutto oder netto gemeint ist.
- Grund, warum kein Fremdbeleg vorliegt — „Automat gibt keinen Beleg aus" ist eine Begründung, „vergessen" ist keine.
- Erstellungsdatum, Unterschrift oder elektronische Genehmigung und die Zuordnung zum Vorgang.
Was trägt und was kippt
Trägt: Fremdbeleg vorhanden, Betrag bis 250 Euro brutto: Eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV muss den Leistungsempfänger nicht nennen — die Quittung des Automaten reicht dann für sich.
Trägt nicht: Der Kontoauszug oder die Kartenabrechnung als Ersatz für den Beleg. Bei Bargeld existiert er ohnehin nicht, und bei Karte ist er Zahlungsnachweis, nicht Rechnung.
Trägt nicht: Kleinstbeträge in einer Excel-Liste sammeln und einmal im Quartal als Summe erstatten. Damit ist weder der einzelne Vorgang belegt noch der Empfänger benannt.
Trägt nicht: Den Thermobon ungeprüft ablegen. Er verblasst; Belege müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Wer digitalisiert, braucht dafür eine beschriebene Vorgehensweise.
Trägt: Ein festes Limit dafür, bis zu welchem Betrag ohne Rückfrage bar ausgelegt werden darf. Das begrenzt genau die Fälle, in denen später kein Beleg auftaucht.
Barauslagen sind buchungsrelevante Belege wie alle anderen. Sie unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen und derselben Unveränderbarkeitspflicht — auch dann, wenn der Betrag unter einem Euro liegt.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 146 Abs. 1 Satz 2 AO und GoBD Rz. 47, 48 — tägliche Kassenaufzeichnung, Erfassungsfristen
- GoBD Rz. 61 — Belegprinzip und Eigenbeleg; GoBD Rz. 110 — Lesbarkeit über die Aufbewahrungsfrist
- § 3 Nr. 50 EStG — durchlaufende Gelder und Auslagenersatz
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG i. V. m. §§ 14, 14a UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
- § 160 AO — Benennung von Gläubiger und Empfänger
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Was ist eine Barauslage genau?
- Eine betrieblich veranlasste Ausgabe, die in bar bezahlt wurde — entweder aus der betrieblichen Handkasse oder aus dem privaten Geld der zahlenden Person. Steuerlich ist das keine eigene Kategorie, sondern eine Betriebsausgabe. Der Unterschied liegt im Nachweis und in der Kassenpflicht.
- Der Automat hat keinen Beleg ausgegeben. Was jetzt?
- Dann kommt ein Eigenbeleg in Betracht (GoBD Rz. 61). Er trägt den Betriebsausgabenabzug, wenn er zeitnah entsteht, den Empfänger benennt und den Anlass beschreibt. Einen Vorsteuerabzug verschafft er nicht.
- Gibt es eine Betragsgrenze für Barauslagen?
- Steuerlich nicht. Praktisch entscheidend sind zwei andere Zahlen: Bis 250 Euro brutto genügt die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, darüber verlangt der Vorsteuerabzug die vollständigen Rechnungsangaben mit Leistungsempfänger.
- Muss die Handkasse wirklich täglich geführt werden?
- Ja. § 146 Abs. 1 Satz 2 AO verlangt, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten, und GoBD Rz. 48 nennt dazu keine Ausnahme. Die Zehn-Tage-Marke aus Rz. 47 betrifft unbare Geschäftsvorfälle.
- Ist die Erstattung für die Mitarbeitenden steuerpflichtig?
- Bei Einzelnachweis nicht: Beträge, durch die Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber ersetzt werden, sind nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei. Fehlt der Nachweis oder wird pauschal gezahlt, ist die Einordnung offen und gehört in die Lohnbuchhaltung.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Verauslagte Kosten richtig zurückholenVier Rückwege für verauslagte Kosten — je nachdem, wer gezahlt hat und wer zurückzahlt. Was jeder Weg verlangt und wo er die Vorsteuer kostet.
- Auslagenabrechnung: Ablauf und NachweisDie Auslagenabrechnung bündelt Positionen zur Freigabe — die Belegfunktion trägt sie nicht. Welche Felder sie braucht und was nur der Einzelbeleg leistet.
- Auslagenrechnung an den KundenFür Auslagen gibt es keine erleichterte Rechnung. Pflichtangaben, netto oder brutto, Frist, E-Rechnungspflicht und Aufbewahrung des Doppels.