Eine Spesenabrechnung erstellen
Eine Spesenabrechnung rechnet nicht mit Belegen, sondern mit Zeiten, Kilometern und Mahlzeiten. Wer diese drei Angaben nicht an der Quelle erfasst, kann die Beträge später nicht mehr begründen — und rechnet dann Belege zusammen, die gar nicht zählen.
Stand: 08. August 2026
Zuerst die Daten, dann die Beträge
Die Verpflegung wird ausschließlich pauschal angesetzt; tatsächliche Verpflegungskosten sind nie abziehbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG). Welche Pauschale gilt, hängt allein an der Abwesenheitsdauer je Kalendertag: 28,00 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit, 14,00 Euro am An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung und bei eintägigen Reisen von mehr als acht Stunden (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG).
Daraus folgt die wichtigste Regel für das Erstellen: Ohne Uhrzeiten gibt es keine belastbare Abrechnung. Ein Formular, das nur nach dem Reisetag fragt, produziert Beträge, die niemand nachrechnen kann.
Steuerfrei erstatten darf der Arbeitgeber Reisekostenvergütungen nur, soweit sie die als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen (§ 3 Nr. 16 EStG). Was darüber hinausgeht, ist Arbeitslohn — auch dann, wenn eine Quittung dabeiliegt.
Die Angaben, die jede Reise mitbringen muss
- Reisebeginn und Reiseende mit Datum und Uhrzeit: Nur daraus ergibt sich die Abwesenheitsdauer je Kalendertag und damit die Pauschale (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG).
- Ziel und Anlass: Sie belegen die berufliche Veranlassung. Bei Auslandsreisen zusätzlich der Ort, weil die Pauschbeträge ortsbezogen sind — London und das übrige Vereinigte Königreich haben verschiedene Sätze (BMF-Schreiben vom 5.12.2025).
- Gestellte Mahlzeiten je Tag, einzeln angehakt: Frühstück kürzt um 20 Prozent, Mittag- und Abendessen um je 40 Prozent der maßgebenden 24-Stunden-Pauschale (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).
- Verkehrsmittel und gefahrene Kilometer: Beim eigenen Pkw sind 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer ansetzbar, bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen 0,20 Euro (§ 5 BRKG i. V. m. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG). Gezählt wird Hin- und Rückfahrt.
- Übernachtungen mit Rechnung: Abziehbar sind die tatsächlichen Kosten; ohne Einzelnachweis darf der Arbeitgeber im Inland 20,00 Euro je Übernachtung steuerfrei erstatten (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 128) — diese Pauschale gilt ausschließlich bei Arbeitgebererstattung.
- Reisenebenkosten mit Beleg: Gepäckbeförderung, beruflich veranlasste Telekommunikation, Straßen- und Parkplatzbenutzung gehören dazu; sie sind nachzuweisen oder glaubhaft zu machen (Rz. 129, 130).
- Die erste Tätigkeitsstätte der reisenden Person: Sie entscheidet darüber, ob überhaupt eine Auswärtstätigkeit vorliegt oder ein Arbeitsweg abgerechnet wird (§ 9 Abs. 4 EStG).
Was gerechnet und was belegt wird
| Position | Grundlage | Beleg nötig |
|---|---|---|
| Verpflegung | Pauschale nach Abwesenheitsdauer | nein — tatsächliche Verpflegungskosten sind nie abziehbar |
| Fahrt mit dem eigenen Pkw | 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer | nein, aber Strecke, Datum und Anlass sind aufzuzeichnen |
| Fahrkarte, Flug, Mietwagen | tatsächliche Kosten | ja |
| Übernachtung | tatsächliche Kosten oder 20,00 Euro pauschal bei Arbeitgebererstattung im Inland | ja, außer bei der Pauschale |
| Reisenebenkosten | tatsächliche Kosten | ja — Nachweis oder Glaubhaftmachung |
| Bewirtung aus geschäftlichem Anlass | 70 Prozent der Aufwendungen abziehbar | ja, Rechnung und Bewirtungsbeleg |
Die Reihenfolge, in der gerechnet wird
Erst die Pauschale je Kalendertag bestimmen, dann kürzen, dann die belegten Positionen addieren. Wer umgekehrt vorgeht, vergisst regelmäßig die Kürzung, weil die Summe dann schon plausibel aussieht.
Bezugsgröße der Kürzung ist immer die Pauschale für einen vollen Kalendertag — auch am An- oder Abreisetag, an dem nur 14,00 Euro angesetzt werden. Im Inland sind das 5,60 Euro für ein Frühstück und je 11,20 Euro für Mittag- und Abendessen (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 73). Gekürzt wird höchstens bis auf null.
Danach folgen Prüfung und Freigabe mit Name und Zeitpunkt, die Auszahlung und die Festschreibung. Bündeln Sie die freigegebenen Beträge zu einer Sammelüberweisung, bleibt jede Position trotzdem einzeln nachvollziehbar — die Sammeldatei ist ein Zahlungsvorgang, kein Buchungsbeleg.
Vier Fehler, die beim Erstellen entstehen
Trägt nicht: Das Frühstück in der Hotelrechnung bleibt ungekürzt — besonders, wenn es als „Business Package" oder „Service-Pauschale" in einem Sammelposten steckt. Die zu viel gezahlte Pauschale ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Trägt nicht: Quittungen vom Mittagessen werden eingereicht und erstattet. Verpflegungsmehraufwand ist ausschließlich pauschal ansetzbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG); eine Erstattung darüber hinaus ist steuerfrei nur im Rahmen des § 3 Nr. 16 EStG, im Übrigen Arbeitslohn.
Trägt nicht: Die Dreimonatsfrist wird übersehen. Der Ansatz der Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt; eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt sie neu beginnen (§ 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG). Danach gezahlte Pauschalen sind in voller Höhe Arbeitslohn.
Trägt nicht: Uhrzeiten werden im Nachhinein passend gemacht. Aufzeichnungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO).
Trägt: Zeiten und Mahlzeiten am Reisetag erfasst, Belege sofort gesichert, gekürzt vor der Summe, freigegeben mit Zeitpunkt, danach festgeschrieben.
„Spesen" ist ein Alltagswort und steht in keinem Steuergesetz. Die Rechtsfolgen hängen an den einzelnen Positionen — Verpflegung, Fahrt, Übernachtung, Nebenkosten, Bewirtung — und die haben je eigene Regeln. Eine Abrechnung, die nur eine Summe kennt, verliert genau diese Unterscheidung.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
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- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a EStG — Verpflegungspauschalen, Kürzung bei gestellten Mahlzeiten, Dreimonatsfrist
- § 3 Nr. 16 EStG — steuerfreie Reisekostenvergütungen bis zur Höhe der abziehbaren Aufwendungen
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG i. V. m. § 5 BRKG — 0,30 bzw. 0,20 Euro je gefahrenem Kilometer
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 73, 128, 129, 130 — Kürzungsbeträge, Übernachtungspauschale, Reisenebenkosten
- BMF-Schreiben vom 5.12.2025, GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012 — Auslandspauschbeträge ab 1.1.2026
- GoBD Rz. 32, 33, 47, 52, 61 und § 146 Abs. 4 AO — Prüfbarkeit, Erfassungsfristen, Belegfunktion, Unveränderbarkeit
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Welche Zeiten zählen für die Pauschale?
- Die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, gerechnet je Kalendertag (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG). Am An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise ist keine Mindestabwesenheit nötig; Voraussetzung ist die Übernachtung außerhalb der Wohnung an diesem, dem vorhergehenden oder dem folgenden Tag.
- Brauche ich Belege für die Verpflegung?
- Nein. Tatsächliche Verpflegungskosten sind nie abziehbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG). Eingereichte Restaurantquittungen ändern die Pauschale nicht — sie können aber zur Kürzung führen, wenn daraus hervorgeht, dass eine Mahlzeit gestellt wurde.
- Wie oft sollte abgerechnet werden?
- Praktisch monatlich. Steuerlich zwingend sind die Erfassungsfristen: unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen in den Grundaufzeichnungen (GoBD Rz. 47), der Abstand zwischen Erfassung und Buchung nicht über den Ablauf des Folgemonats hinaus (Rz. 52).
- Was tun, wenn ein Beleg fehlt?
- Ist kein Fremdbeleg zu erlangen, kommt ein Eigenbeleg in Betracht (GoBD Rz. 61). Er trägt den Betriebsausgabenabzug, verschafft aber keinen Vorsteuerabzug. Für die Verpflegungspauschale spielt er ohnehin keine Rolle — sie hängt an den Zeiten, nicht am Beleg.
- Können mehrere Reisen in einer Abrechnung zusammengefasst werden?
- Ja, solange jede Reise ihre eigenen Zeiten, Kürzungen und Belege behält. Die Zusammenfassung dient der Freigabe und der Zahlung; die Prüfbarkeit des einzelnen Vorgangs muss erhalten bleiben (GoBD Rz. 32, 33).
Belege rein. Buchungen raus.
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- Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStGDie Norm gilt nur im Arbeitsverhältnis. Wer sonst verauslagt — Auftragnehmerin, Inhaber, Dienstleister — fällt unter andere Regeln. Die Abgrenzung.
- Barauslage: der Beleg, den es oft nicht gibtBar gezahlt heißt eine Spur statt zwei. Handkasse und eigene Tasche sind zwei verschiedene Vorgänge — mit verschiedenen Pflichten und einer Tagesfrist.
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