Belege einreichen ohne App
In fast jedem Betrieb gibt es Menschen, die nichts installieren werden: der Monteur mit dem Diensttelefon ohne Konto, die Aushilfe, der Geschäftsführer. Das ist kein Compliance-Problem, solange der Weg, den sie stattdessen nehmen, beschrieben ist.
Stand: 08. August 2026
Die Anforderung hängt am Beleg, nicht am Gerät
Die GoBD sagen zur bildlichen Erfassung ausdrücklich, dass sie „mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen)" erfolgen darf (GoBD Rz. 130). Entscheidend ist das Ergebnis: Die Wiedergabe muss mit dem Original bildlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht wird (§ 147 Abs. 2 AO).
Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel ist für Besteuerungszwecke nicht erforderlich (GoBD Rz. 138). Farbe ist nur dann zwingend, wenn ihr Beweisfunktion zukommt — etwa bei Minusbeträgen in roter Schrift oder farbigen Zeichnungsvermerken (Rz. 137).
Was stattdessen verlangt wird, ist eine Festlegung: Wer erfasst, zu welchem Zeitpunkt, welches Schriftgut, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit erfolgt und wie Fehler protokolliert werden (GoBD Rz. 136). Diese Organisationsanweisung ist der eigentliche Unterschied zwischen einem Weg und einem Umweg.
Wege, die ohne eigene Installation tragen
- Papier abgeben, zentral erfassen. Eine benannte Person scannt am Multifunktionsgerät — das ist der klassische Weg und der am besten dokumentierbare.
- Foto im Browser des ohnehin vorhandenen Telefons. Rz. 130 nennt Smartphones ausdrücklich; die Erfassung ist damit keine Auslegungsfrage.
- Weiterleitung an ein Sammelpostfach, aus dem eine zuständige Person die Belege übernimmt. Der Eingangsweg ist frei, die Festlegung dazu nicht.
- Erfassung durch eine dritte Person — Assistenz, Teamleitung, Buchhaltung —, wenn die Organisationsanweisung sie dazu benennt (GoBD Rz. 136).
- Belege einer Auslandsdienstreise dürfen dort erfasst werden, wo sie entstanden sind; die GoBD nennen diesen Fall ausdrücklich (Rz. 130, 136).
Was jeder Weg erfüllen muss
| Anforderung | Fundstelle |
|---|---|
| Die Wiedergabe stimmt bildlich mit dem Original überein | GoBD Rz. 130 |
| Erfassung mit Smartphone, Multifunktionsgerät oder Scan-Straße ist zulässig | GoBD Rz. 130 |
| Ein per Texterkennung erzeugter Volltext ist nach Prüfung mit aufzubewahren | GoBD Rz. 130 |
| Wer erfasst, wann, was und mit welcher Kontrolle, ist festgelegt | GoBD Rz. 136 |
| Farbe nur, wenn ihr Beweisfunktion zukommt | GoBD Rz. 137 |
| Elektronische Signatur oder Zeitstempel sind nicht erforderlich | GoBD Rz. 138 |
| Nach der Erfassung wird ausschließlich elektronisch weitergearbeitet | GoBD Rz. 139 |
Die zwei Stellen, an denen der Weg kippt
Trägt nicht: Das Papier bleibt nach dem Scan im Umlauf und wird noch beschriftet. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf ihnen keine Bemerkungen oder Ergänzungen vermerkt werden (GoBD Rz. 139).
Trägt nicht: Eine E-Rechnung wird ausgedruckt und als Papier eingereicht. Der strukturierte Datenteil darf nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden (GoBD Rz. 125, Beispiel 10).
Trägt nicht: Die eingesammelten Dateien landen in einem Ordner auf dem Netzlaufwerk. Die Ablage in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Maßnahmen greifen (GoBD Rz. 110).
Trägt nicht: Das Papier vernichten, bevor das Verfahren vollständig durchlaufen und mindestens ein Sicherungslauf erfolgt ist. So verlangt es die Muster-Verfahrensdokumentation von BStBK und DStV.
Trägt: Ein Foto mit dem Telefon, sofort nach dem Kauf. Erfolgt die Belegsicherung unmittelbar nach Eingang mittels DV-System, stellt sich die Frage längerer Erfassungsfristen gar nicht erst (GoBD Rz. 52).
Die Falle, die seit der E-Rechnung neu ist
Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format; eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier ist eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Sätze 3 und 4 UStG). Ein PDF ist damit keine E-Rechnung.
Für die Aufbewahrung genügt seit der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 der strukturierte Teil; der menschenlesbare Teil ist nur aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich bedeutsame Informationen enthält (GoBD Rz. 131). Wer eine solche Rechnung ausdruckt und das Papier in den Belegstapel legt, reicht eine Wiedergabe ein und lässt den führenden Teil zurück.
Praktische Konsequenz für Betriebe ohne durchgängige App-Nutzung: Der Papierweg bleibt für Kassenbons, Quittungen und Fahrausweise offen. Elektronische Rechnungen brauchen einen elektronischen Eingang — dieselbe Person kann beide Wege nutzen, aber nicht denselben für beides.
Die Festlegung, wer erfassen darf und wann erfasst wird, treffen Sie selbst (GoBD Rz. 136). Für jedes eingesetzte DV-System bleibt eine Verfahrensdokumentation erforderlich, die für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar ist (GoBD Rz. 151). Ein Anbieter kann dafür Bausteine liefern, die Pflicht selbst bleibt beim Steuerpflichtigen.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 130, 136, 137, 138, 139 — bildliche Erfassung, Organisationsanweisung, Medienbruch
- GoBD Rz. 140, 141 — Vernichtung des Papiers und ihre Grenzen
- GoBD Rz. 47, 52, 110 — zeitgerechte Erfassung und Unveränderbarkeit
- GoBD Rz. 125 und 131 in der Fassung vom 14.7.2025 — strukturierter Teil der E-Rechnung
- § 14 Abs. 1 Sätze 3 und 4 UStG, § 147 Abs. 2 AO — E-Rechnung, sonstige Rechnung, Lesbarmachung
- BStBK und DStV, Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, Version 2.1 vom 27.2.2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss jeder Mitarbeitende eine App installieren?
- Die GoBD verlangen kein bestimmtes Gerät und keine bestimmte Anwendung. Die bildliche Erfassung darf mit den verschiedensten Arten von Geräten erfolgen, ausdrücklich auch mit Smartphones (GoBD Rz. 130). Verlangt sind die bildliche Übereinstimmung, eine unveränderbare Ablage und eine Festlegung, wer wann erfasst.
- Darf jemand anderes den Beleg für mich erfassen?
- Ja. Die Organisationsanweisung regelt gerade, wer erfassen darf (GoBD Rz. 136). Wichtig ist, dass die Zuordnung des Belegs zum Vorgang und zur einreichenden Person erhalten bleibt und die Erfassung zeitnah erfolgt — jede nicht zwingend bedingte Zeitspanne bis zur laufenden Erfassung ist bedenklich (Rz. 47).
- Genügt ein Foto, oder braucht es einen Scanner?
- Ein Foto genügt, wenn die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt (GoBD Rz. 130). Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel ist nicht erforderlich (Rz. 138). Farbe ist nur dann zwingend, wenn ihr Beweisfunktion zukommt (Rz. 137).
- Dürfen wir das Papier nach dem Einreichen wegwerfen?
- Nach der bildlichen Erfassung dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (GoBD Rz. 140). Ausgenommen bleiben unter anderem Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Urkunden. Und der Verzicht auf das Papier darf Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen (Rz. 141).
- Was gilt für Belege von einer Auslandsdienstreise?
- Sie dürfen im Ausland erfasst werden, wenn sie dort entstanden oder empfangen wurden; die GoBD nennen Belege über eine Dienstreise im Ausland ausdrücklich (Rz. 130, 136). Für die Bewirtung im Ausland gelten dieselben Nachweisanforderungen wie im Inland, mit einer Ausnahme nur bei glaubhaft gemachter Unmöglichkeit einer maschinellen Rechnung (BMF vom 19.11.2025, Rn. 23).
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