Auslagenabrechnung: Ablauf und Nachweis
Eine Auslagenabrechnung ist ein Sammeldokument: mehrere Ausgaben einer Person, ein Zeitraum, eine Summe, eine Freigabe. Was sie nicht ist: der Beleg für die einzelne Ausgabe. Diese Verwechslung kostet in der Prüfung regelmäßig die Vorsteuer.
Stand: 08. August 2026
Was die Abrechnung leistet und was der Beleg leistet
Die Abrechnung ordnet zu: Sie sagt, welche Ausgaben zu welcher Person, welchem Zeitraum und welcher Kostenstelle gehören, wer geprüft und wer freigegeben hat. Das ist ihr Zweck, und dafür ist sie unverzichtbar.
Den Geschäftsvorfall selbst belegt sie nicht. Das tut der Beleg des Dritten: „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen" (GoBD Rz. 61). Deshalb gibt es aus einer Abrechnungssumme auch keinen Vorsteuerabzug — der setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG), und eine Abrechnung ist keine.
Sichtbar wird der Unterschied in dem Moment, in dem jemand die Summe als eine Buchung erfasst. Dann steht ein Betrag im Aufwand, zu dem sich Steuersatz, Leistung und Empfänger nicht mehr einzeln nachvollziehen lassen — und genau das verlangen GoBD Rz. 32 und 33 für die progressive und retrograde Prüfbarkeit.
Was welches Dokument nachweist
| Dokument | Was es nachweist | Was es nicht leistet |
|---|---|---|
| Rechnung oder Bon des Dritten | Art und Umfang der Leistung, Entgelt, Steuerbetrag | sagt nichts über den betrieblichen Anlass |
| Auslagenabrechnung | Zuordnung, Anlass, Prüfung, Freigabe, Summe | ersetzt keinen Einzelbeleg und trägt keinen Vorsteuerabzug |
| Kontoauszug oder Zahlungsnachweis | dass gezahlt wurde | sagt nicht, was bezogen wurde |
| Eigenbeleg | den Vorgang, wenn kein Fremdbeleg zu erlangen ist | verschafft keinen Vorsteuerabzug |
Die Felder der Abrechnung — und warum jedes gebraucht wird
- Person und Zeitraum: Ohne benannten Empfänger kann der Betriebsausgabenabzug versagt werden (§ 160 AO).
- Je Position das Datum des Vorgangs, nicht das Datum der Einreichung — daran hängt die Periodenzuordnung.
- Je Position der Zahlungsempfänger sowie Art und Umfang der Leistung, weil sich daraus die Belegfunktion ergibt (GoBD Rz. 61).
- Je Position Bruttobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag: Bis 250 Euro brutto genügt der Ausweis in einer Summe (§ 33 UStDV), darüber verlangt § 14 Abs. 4 UStG die vollen Pflichtangaben auf der Rechnung.
- Je Position der betriebliche Anlass in ganzen Worten — die Rechnung des Dritten enthält ihn nie.
- Je Position ein Verweis auf den Einzelbeleg. Bei elektronischen Belegen genügt eine elektronische Verknüpfung, etwa ein eindeutiger Index oder ein Barcode (GoBD Rz. 64).
- Kontierung und Kostenstelle: Zum Buchungsbeleg wird der Beleg erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung (GoBD Rz. 63).
- Prüfung und Freigabe mit Name und Zeitpunkt, damit die Entscheidung später zuordenbar bleibt.
Der Ablauf in fünf Schritten
Erfassen: Beleg sichern, sobald er entsteht. Jede nicht durch die Verhältnisse des Betriebs zwingend bedingte Zeitspanne zwischen Vorgang und Erfassung ist nach GoBD Rz. 47 bedenklich; für unbare Vorgänge gilt eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen als unbedenklich.
Prüfen: sachlich, ob die Ausgabe betrieblich veranlasst war, und rechnerisch, ob Betrag und Steuerausweis zum Beleg passen. Das ist der Schritt, an dem eine Rechnung über 250 Euro auffällt, die auf die Privatperson lautet.
Freigeben: durch jemanden, der nicht selbst eingereicht hat, mit Zeitpunkt im Protokoll.
Zahlen: erst nach der Freigabe. Wer erst zahlt und dann prüft, erzeugt eine Ausgabe ohne nachvollziehbaren Grund.
Festschreiben und aufbewahren: Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO), gerechnet ab dem Schluss des Entstehungsjahres (§ 147 Abs. 4 AO). Spätere Korrekturen bleiben nur zulässig, wenn der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt (§ 146 Abs. 4 AO).
Wo Auslagenabrechnungen scheitern
Trägt nicht: Die Summe wird gebucht, die Positionen bleiben in der Anlage. Damit ist der einzelne Geschäftsvorfall nicht mehr in Entstehung und Abwicklung verfolgbar (GoBD Rz. 32, 33).
Trägt nicht: Die Abrechnung liegt digital, die Belege liegen beim Mitarbeitenden im Ordner. Ohne Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung fehlt genau das, was GoBD Rz. 63 und 64 verlangen.
Trägt nicht: Ein Betrag wird nach der Freigabe stillschweigend überschrieben. Aufzeichnungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107); auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein (Rz. 111).
Trägt nicht: Die Ablage der Abrechnungen ist ein Ordner auf dem Netzlaufwerk. Die Ablage in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden (GoBD Rz. 110).
Trägt: Positionen einzeln, Belege verknüpft, Freigabe mit Zeitpunkt protokolliert, danach festgeschrieben. Erfolgt die Belegsicherung unmittelbar mittels DV-System, stellt sich die Frage längerer Erfassungsfristen nach GoBD Rz. 52 gar nicht.
Ob eine einzelne Position steuerfrei ersetzt werden kann (§ 3 Nr. 50 EStG) oder als Arbeitslohn zu behandeln ist, entscheidet der Einzelfall — insbesondere bei pauschalen Beträgen ohne Nachweis. Diese Einordnung gehört in die Lohnabrechnung und zu Ihrer Kanzlei.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 32, 33, 47, 52, 61, 63, 64 — Prüfbarkeit, zeitgerechte Erfassung, Belegfunktion, Verknüpfung
- GoBD Rz. 107, 110, 111 und § 146 Abs. 4 AO — Unveränderbarkeit und Änderungshistorie
- § 14 Abs. 4 UStG, § 33 UStDV, § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Pflichtangaben, Kleinbetragsgrenze, Vorsteuerabzug
- § 147 Abs. 3 Satz 1 und Satz 5, § 147 Abs. 4 AO — Aufbewahrungsfrist und Fristbeginn
- § 160 AO, § 3 Nr. 50 EStG — Empfängerbenennung und steuerfreier Auslagenersatz
- BStBK/DStV, Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, Version 2.1, Stand 27.02.2026 — Empfehlung einheitlicher Aufbewahrungsfristen
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss jede Auslage einzeln aufgeführt werden?
- Ja. Die Buchführung muss sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (GoBD Rz. 32, 33), und die Belegfunktion knüpft am einzelnen Geschäftsvorfall an (Rz. 61). Eine Sammelzeile ohne Positionen ist nicht prüfbar — und aus ihr lässt sich kein Steuersatz ableiten.
- Reicht eine Tabelle im Dateisystem?
- Die Form ist frei, die Anforderungen sind es nicht. GoBD Rz. 110 stellt ausdrücklich fest, dass die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt, soweit keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden — genannt sind Festschreibung, Protokollierung, Historisierung, Versionierung und Zugriffsberechtigungskonzepte.
- Darf eine freigegebene Abrechnung korrigiert werden?
- Korrigiert werden darf, verwischt nicht. Der ursprüngliche Inhalt und die Tatsache der Änderung müssen erkennbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107, 111). Praktisch heißt das: eine neue Position oder eine Korrekturbuchung mit Bezug auf die ursprüngliche, kein Überschreiben.
- Wie lange muss die Abrechnung aufbewahrt werden?
- Als Buchungsbeleg acht Jahre nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband raten in ihrer Muster-Verfahrensdokumentation trotzdem zu einheitlich mindestens zehn Jahren.
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- Auslagenrechnung an den KundenFür Auslagen gibt es keine erleichterte Rechnung. Pflichtangaben, netto oder brutto, Frist, E-Rechnungspflicht und Aufbewahrung des Doppels.
- Eine Spesenabrechnung erstellenWelche Angaben eine Reisekostenabrechnung braucht, in welcher Reihenfolge gerechnet wird und an welcher Stelle die Kürzung fällig ist.
- Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStGDie Norm gilt nur im Arbeitsverhältnis. Wer sonst verauslagt — Auftragnehmerin, Inhaber, Dienstleister — fällt unter andere Regeln. Die Abgrenzung.