Auslagenrechnung an den Kunden
Wer verauslagte Kosten an den Kunden weitergibt, schreibt keine Sonderform, sondern eine Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Es gibt keine erleichterten Pflichtangaben für den Zusatz „Auslagen" — und es gibt zwei Stellen, an denen die Rechnung teuer wird.
Stand: 08. August 2026
Vor der Rechnung steht die Einordnung
Zwei Fälle sehen gleich aus und werden verschieden abgerechnet. Wer im eigenen Namen einkauft und die Kosten weitergibt, erbringt keine zweite Leistung: Der Betrag gehört zum Entgelt und teilt den Steuersatz der Hauptleistung. Wer im Namen und für Rechnung des Auftraggebers vereinnahmt und verausgabt, hat einen durchlaufenden Posten — er gehört nicht zum Entgelt (§ 10 Abs. 1 UStG).
Diese Weiche fällt auf der Eingangsseite, nicht in der Ausgangsrechnung. Auf wen der Beleg des Dritten lautet, entscheidet; die Bezeichnung „Auslage" in Ihrer Rechnung entscheidet nichts. Alles Weitere auf dieser Seite betrifft das Dokument, das daraus entsteht.
Die Pflichtangaben — und wozu sie da sind
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift beider Seiten: Ohne die Angabe des Leistungsempfängers fehlt dem Kunden die Grundlage des Vorsteuerabzugs (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG).
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (Nr. 2).
- Ausstellungsdatum (Nr. 3) und eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer (Nr. 4) — auch dann, wenn die Rechnung nur Auslagen enthält.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung (Nr. 5). Hier scheitern Auslagenrechnungen am häufigsten: „Auslagen laut Anlage" beschreibt keine Leistung.
- Zeitpunkt der Leistung (Nr. 6) — er entscheidet, in welchen Voranmeldungszeitraum der Umsatz fällt.
- Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt (Nr. 7) sowie Steuersatz und Steuerbetrag (Nr. 8).
- Durchlaufende Posten getrennt und ohne Umsatzsteuer, damit die Bemessungsgrundlage stimmt.
Netto weitergeben, nicht brutto
Wer aus der Eingangsrechnung die Vorsteuer gezogen hat, gibt den Nettobetrag weiter und legt darauf die Umsatzsteuer der eigenen Leistung. Wer stattdessen den Bruttobetrag als Position einstellt, berechnet dem Kunden Umsatzsteuer auf einen Betrag, der bereits Umsatzsteuer enthält.
Beim durchlaufenden Posten ist es umgekehrt: Der Beleg lautet nicht auf Sie, es gibt keinen Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG), und der Betrag wird unverändert durchgereicht — ohne eigenen Steuerausweis.
Der teure Fehler steht in § 14c Abs. 1 UStG: Wer in einer Rechnung einen höheren Steuerbetrag gesondert ausweist, als er für den Umsatz schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag. Ein durchlaufender Posten, auf den versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen wurde, ist genau dieser Fall.
Frist, Form und Aufbewahrung
| Anforderung | Regel | Fundstelle |
|---|---|---|
| Rechnung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen | innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung | § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG |
| Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto | vier Angaben genügen; Leistungsempfänger, Steuernummer und Rechnungsnummer entfallen | § 33 UStDV |
| E-Rechnung im inländischen B2B, Übergang | bis 31.12.2026 sind Papier und — mit Zustimmung des Empfängers — andere elektronische Formate zulässig | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| E-Rechnung im inländischen B2B, Ausgangspflicht | ab 1.1.2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1.1.2028 für alle | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise | dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden | § 33 Satz 4, § 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV |
| Doppel der ausgestellten Rechnung aufbewahren | acht Jahre ab Schluss des Ausstellungsjahres | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
Was die Auslagenrechnung kippt
Trägt nicht: Belegkopien als Anlage statt Positionen in der Rechnung. Menge und Art der Leistung sind eine Pflichtangabe der Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG), keine Frage des Anhangs.
Trägt nicht: Ein durchlaufender Posten steht in der Bemessungsgrundlage und trägt Umsatzsteuer. Der zu hoch ausgewiesene Betrag wird geschuldet (§ 14c Abs. 1 UStG).
Trägt nicht: Die Auslagen erscheinen mit dem Steuersatz, mit dem eingekauft wurde. Als Teil des Entgelts folgen sie dem Steuersatz der Hauptleistung — nicht dem der Eingangsrechnung.
Trägt nicht: Für Auslagen läuft ein eigener, zweiter Nummernkreis nebenher, der Lücken hat. Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig vergeben sein (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG); mehrere Kreise sind zulässig, doppelte oder erfundene Nummern nicht.
Trägt: Jede Auslage als eigene Position mit Menge und Art, netto bewertet, mit dem Steuersatz der Hauptleistung — durchlaufende Posten getrennt und ohne Steuerausweis.
Ob ein Betrag durchlaufender Posten ist, hängt am Innenverhältnis und an den Rechnungen aller Beteiligten. Die Einordnung ist eine Frage des Einzelfalls und gehört vor der ersten Rechnung mit Ihrer Kanzlei besprochen. Die Termine der E-Rechnungspflicht sind zum Stand August 2026 unverändert; vor einer Umstellung lohnt der erneute Blick in § 27 Abs. 38 UStG.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 1, Abs. 2 Satz 2 und Abs. 4 UStG — E-Rechnungsbegriff, Ausstellungsfrist, Pflichtangaben
- § 14c Abs. 1 UStG — unrichtiger Steuerausweis
- § 10 Abs. 1 UStG, § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Bemessungsgrundlage, durchlaufende Posten, Vorsteuerabzug
- § 33 und § 34 UStDV — Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro und Fahrausweise
- § 27 Abs. 38 UStG — Übergangsregelungen zur E-Rechnung bis 2028
- § 14b Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 UStG — Aufbewahrung des Rechnungsdoppels
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss ich dem Kunden die Belege beilegen?
- Ob Sie Nachweise schulden, ist eine Frage des Vertrags. Umsatzsteuerlich ersetzt eine Belegkopie keine Rechnungsangabe: Menge und Art der Leistung gehören in die Rechnung selbst (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG). Eine weitergereichte Kopie ist außerdem kein zweiter Rechnungsbeleg — der Vorsteuerabzug aus dem Einkauf bleibt bei dem, auf den die Rechnung lautet.
- Darf ich für Auslagen eine separate Rechnung schreiben?
- Ja. Sie braucht dann alle Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG und eine eigene fortlaufende Nummer. Am Steuersatz ändert die Trennung nichts: Im eigenen Namen bezogene Auslagen folgen weiterhin dem Satz der Leistung, zu der sie gehören.
- Muss eine Auslagenrechnung eine E-Rechnung sein?
- Wenn Sie an einen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen abrechnen, greift die Zeitschiene des § 27 Abs. 38 UStG: bis Ende 2026 Übergangsregelung, ab 1.1.2027 Ausgangspflicht oberhalb von 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1.1.2028 ohne Umsatzgrenze. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4, § 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV). Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).
- Ich habe brutto weiterberechnet — muss ich korrigieren?
- Das hängt davon ab, was ausgewiesen wurde. Ein zu hoch ausgewiesener Steuerbetrag wird nach § 14c Abs. 1 UStG geschuldet, bis die Rechnung berichtigt ist. Wie und mit welcher Wirkung berichtigt wird, ist streitanfällig: § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG behandelt die Berichtigung ausdrücklich nicht als rückwirkendes Ereignis. Diese Frage gehört zu Ihrer Kanzlei.
- Wie lange muss ich das Rechnungsdoppel aufbewahren?
- Acht Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Der Aufbewahrungsort liegt grundsätzlich im Inland; bei Aufbewahrung im übrigen Gemeinschaftsgebiet ist das dem Finanzamt mitzuteilen (§ 14b Abs. 2 UStG).
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- Eine Spesenabrechnung erstellenWelche Angaben eine Reisekostenabrechnung braucht, in welcher Reihenfolge gerechnet wird und an welcher Stelle die Kürzung fällig ist.
- Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStGDie Norm gilt nur im Arbeitsverhältnis. Wer sonst verauslagt — Auftragnehmerin, Inhaber, Dienstleister — fällt unter andere Regeln. Die Abgrenzung.
- Barauslage: der Beleg, den es oft nicht gibtBar gezahlt heißt eine Spur statt zwei. Handkasse und eigene Tasche sind zwei verschiedene Vorgänge — mit verschiedenen Pflichten und einer Tagesfrist.