Spesen: was der Begriff steuerlich wirklich meint
Wer „Spesen" sagt, meint meist fünf verschiedene Dinge. Das Einkommensteuergesetz kennt keines davon unter diesem Namen. Diese Seite ordnet die Alltagsbegriffe den Vorschriften zu, aus denen sich die Beträge tatsächlich ergeben.
Stand: 07. August 2026
Warum der Begriff nicht trägt
Spesen ist ein kaufmännisches Wort, kein steuerliches. In § 9 EStG steht Verpflegungsmehraufwand, in § 4 Abs. 5 EStG stehen Bewirtungsaufwendungen, in § 3 Nr. 50 EStG steht Auslagenersatz. Jeder dieser Begriffe trägt eine eigene Rechtsfolge.
Das ist mehr als Wortklauberei. Wer eine Ausgabe im falschen Topf abrechnet, bekommt nicht einen kleineren Betrag, sondern in vielen Fällen gar keinen — oder einen steuerpflichtigen.
Alltagswort und Rechtsbegriff
| Was im Betrieb gesagt wird | Was das Gesetz meint | Fundstelle |
|---|---|---|
| Tagegeld, Verpflegungsspesen | Verpflegungsmehraufwand, nur pauschal | § 9 Abs. 4a EStG |
| Kilometergeld, Fahrtspesen | Fahrtkosten, 0,30 € je gefahrenem Kilometer | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG |
| Hotelspesen | Übernachtungskosten, tatsächliche Aufwendungen | BMF vom 25.11.2020, Rz. 117 |
| Nebenspesen | Reisenebenkosten, nachzuweisen | BMF vom 25.11.2020, Rz. 129 |
| Verauslagte Beträge | Auslagenersatz, steuerfrei bei Einzelnachweis | § 3 Nr. 50 EStG |
| Bewirtungsspesen | Bewirtungsaufwendungen, 70 % abziehbar | § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG |
Der Satz, der die Verpflegung von allem anderen trennt
Verpflegungsmehraufwand ist ausschließlich pauschal ansetzbar; tatsächliche Verpflegungskosten sind nicht abziehbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG). Es gibt hier keine Belegprüfung, weil es nichts zu prüfen gibt: 28 Euro für den vollen Kalendertag, 14 Euro für An- und Abreisetag sowie für eintägige Abwesenheit von mehr als acht Stunden.
Alle anderen Töpfe funktionieren umgekehrt. Fahrtkosten, Übernachtung, Nebenkosten und Auslagen setzen den Nachweis voraus. Der Beleg ist dort keine Formsache, sondern Voraussetzung.
Wer eine steuerfreie Verpflegungserstattung vom Arbeitgeber erhält, kann daneben keine Werbungskosten für dieselbe Verpflegung geltend machen (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG). Doppelt geht nicht.
Fünf Sätze, die Streit ersparen
Trägt nicht: „Spesen" ist keine Kategorie in der Buchhaltung. Ein Sammelkonto mit diesem Namen macht die Zuordnung zu den Vorschriften unmöglich und erschwert jede spätere Prüfung.
Trägt nicht: Die Verpflegungspauschale ist kein Zuschuss zum Essen. Sie setzt Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte voraus und wird bei gestellten Mahlzeiten gekürzt (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).
Trägt nicht: Pauschal gezahlter Ersatz ohne Nachweis ist kein steuerfreier Auslagenersatz. § 3 Nr. 50 EStG setzt voraus, dass Ausgaben für den Betrieb ersetzt werden; die Behandlung im Einzelfall gehört in die Lohnabrechnung.
Trägt: Regelmäßig wiederkehrende Reisenebenkosten dürfen über drei Monate im Einzelnen nachgewiesen und danach mit dem Tagesdurchschnitt angesetzt werden (BMF vom 25.11.2020, Rz. 130).
Trägt: Wer die vier Reisekostentöpfe getrennt führt, kann jede Position mit einer Fundstelle begründen. Das ist der Unterschied zwischen einer Abrechnung und einer Behauptung.
Ob eine Zahlung Auslagenersatz, Reisekostenerstattung oder Arbeitslohn ist, hängt am Sachverhalt. Bei pauschalen Zahlungen ohne Einzelnachweis ist die Einordnung regelmäßig streitanfällig.
Was 2026 gilt — und was sich nicht geändert hat
Die Inlandssätze für Verpflegung sind unverändert 28 und 14 Euro. Eine Anhebung auf 32 und 16 Euro war im Gesetzgebungsverfahren vorgesehen, ist aber nicht in Kraft getreten; der Gesetzeswortlaut nennt weiterhin die bisherigen Beträge.
Geändert hat sich der Arbeitsweg: Seit dem 1. Januar 2026 gilt die Entfernungspauschale von 0,38 Euro ab dem ersten vollen Entfernungskilometer, im Kalenderjahr gedeckelt auf 4.500 Euro, mit Ausnahme für den eigenen oder überlassenen Kraftwagen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG). Für die Dienstfahrt bleibt es bei 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer.
Die Auslandspauschalen sind zum 1. Januar 2026 neu festgesetzt worden (BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025). Sie gelten je Ort, nicht je Land: London liegt bei 66 Euro für den vollen Tag, das Vereinigte Königreich im Übrigen bei 52 Euro.
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- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a EStG — Verpflegungsmehraufwand, Kürzung, Dreimonatsfrist
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 und Nr. 4a EStG, § 5 BRKG — Entfernungspauschale und Kilometersätze
- § 3 Nr. 50 EStG — durchlaufende Gelder und Auslagenersatz
- § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG — Bewirtungsaufwendungen
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 59, 73–75, 117, 129, 130
- BMF-Schreiben vom 5.12.2025, GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012 — Auslandspauschalen ab 1.1.2026
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Häufige Fragen
- Sind Spesen steuerfrei?
- Das hängt vom Topf ab. Verpflegungspauschalen sind bis zur gesetzlichen Höhe steuerfrei erstattbar, Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG bei Einzelnachweis ebenfalls. Wird darüber hinaus oder nach Ablauf der Dreimonatsfrist weitergezahlt, entsteht steuerpflichtiger Arbeitslohn (BMF vom 25.11.2020, Rz. 59).
- Wie hoch sind die Spesen pro Tag im Inland?
- Die Verpflegungspauschale beträgt 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit, 14 Euro am An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise und 14 Euro bei eintägiger Abwesenheit von mehr als acht Stunden (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG). Gestellte Mahlzeiten kürzen diese Beträge.
- Gibt es Spesen auch ohne Übernachtung?
- Ja. Bei eintägiger Auswärtstätigkeit von mehr als acht Stunden stehen 14 Euro zu. Beginnt die Reise an einem Tag und endet am Folgetag ohne Übernachtung, wird der Betrag dem Kalendertag mit dem überwiegenden Abwesenheitsanteil zugeordnet (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG).
- Zählt das Frühstück im Hotel als gestellte Mahlzeit?
- Ja, wenn der Arbeitgeber es veranlasst hat. Die Pauschale ist dann um 20 Prozent der Tagespauschale zu kürzen, im Inland also um 5,60 Euro — auch dann, wenn niemand frühstücken war (BMF vom 25.11.2020, Rz. 73 und 75).
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