Spesenrichtlinie: die Regeln, die Streit vermeiden
Eine Richtlinie wird nicht daran gemessen, wie vollständig sie ist, sondern daran, wie viele Rückfragen sie erspart. Die Rückfragen sind immer dieselben vier: Wird das erstattet? Bis wann muss ich einreichen? Genügt dieser Beleg? Und warum nicht?
Stand: 08. August 2026
Was das Steuerrecht regelt — und was offen bleibt
Das Steuerrecht bestimmt, bis zu welcher Höhe eine Erstattung steuerfrei bleiben kann, und es bestimmt, welchen Nachweis eine Ausgabe braucht. Es bestimmt nicht, ob Sie erstatten, in welcher Höhe und unter welchen Bedingungen. Das folgt aus Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag.
Genau diese Lücke füllt eine Richtlinie. Sie ist damit kein steuerliches Dokument, sondern ein betriebliches — mit steuerlichen Grenzen, die sie nicht verschieben kann.
Der Unterschied ist praktisch bedeutsam: Wer eine Zahlung großzügiger regelt, als das Gesetz steuerfrei zulässt, darf das tun. Der übersteigende Teil ist dann Arbeitslohn und gehört in die Lohnabrechnung. Wer diese Folge nicht ausspricht, hat keine Regel geschaffen, sondern eine spätere Nachforderung.
Die Zahlen, an denen die vier Streitpunkte hängen
| Regelungspunkt | Wert 2026 | Fundstelle |
|---|---|---|
| Verpflegung Inland, voller Kalendertag | 28,00 EUR | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG |
| Verpflegung Inland, An- und Abreisetag | 14,00 EUR | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG |
| Kürzung bei gestelltem Frühstück, Inland | 5,60 EUR | BMF vom 25.11.2020, Rz. 73 |
| Kürzung bei gestelltem Mittag- oder Abendessen, je | 11,20 EUR | BMF vom 25.11.2020, Rz. 73 |
| Verpflegung an derselben Tätigkeitsstätte, danach | 3 Monate | § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG |
| Rechnung ohne Angabe des Leistungsempfängers zulässig bis | 250,00 EUR brutto | § 33 UStDV |
Die Sätze, die in den meisten Richtlinien fehlen
- Wer entscheidet, wenn die zuständige Person im Urlaub ist — mit denselben Wertgrenzen, nicht mit anderen.
- Was passiert, wenn ein Beleg fehlt: Nachreichen bis wann, Eigenbeleg unter welchen Voraussetzungen, und wer ihn genehmigt.
- Wie eine Ablehnung mitgeteilt wird und ob sie eine Nachbesserung zulässt.
- Ob und unter welchen Bedingungen ein Vorschuss gezahlt wird und wann er abgerechnet sein muss.
- Wie mit gemischten Belegen umzugehen ist, auf denen neben der betrieblichen auch eine private Position steht.
- Wer die amtlichen Sätze pflegt, wenn sie sich ändern — die Auslandspauschbeträge werden jährlich neu festgesetzt, zuletzt mit BMF-Schreiben vom 5.12.2025 für 2026.
- Wie Trinkgeld behandelt wird. Bei Bewirtungen kann es auf der maschinell erstellten Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden; fehlt der Ausweis, trägt der Bewirtende die Feststellungslast (BMF vom 19.11.2025, Rn. 8).
Was eine Richtlinie leisten kann und was nicht
Trägt: Wertgrenzen, Freigabestufen und eine Abgabefrist setzen. Das Steuerrecht kennt für die Abgabe keine Frist, die Erfassungsfristen der GoBD laufen trotzdem: zehn Tage für unbare Vorgänge, Buchung bis zum Ablauf des Folgemonats (GoBD Rz. 47, 52).
Trägt: Auf die amtlichen Sätze verweisen, statt Beträge in den Fließtext zu schreiben. Ein Text mit fest eingetragenen Zahlen ist jedes Jahr eine Baustelle und irgendwann eine Fehlerquelle.
Trägt: Strengere Belegregeln festlegen als das Steuerrecht — etwa die Rechnung auf den Firmennamen ab dem ersten Euro, obwohl bis 250 Euro brutto die Kleinbetragsrechnung ohne Leistungsempfänger genügt (§ 33 UStDV).
Trägt nicht: Die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten abbedingen. Gekürzt wird auch dann, wenn der Mitarbeitende die Mahlzeit gar nicht gegessen hat (BMF vom 25.11.2020, Rz. 75; BFH vom 7.7.2020, VI R 16/18).
Trägt nicht: Aus einer Einreichungsfrist eine Verfallsfrist machen. Der Anspruch entfällt nur bei einer wirksamen vertraglichen oder tariflichen Ausschlussfrist; eine Hausregel allein bewirkt das nicht.
Trägt nicht: Eine Erstattung oberhalb der abziehbaren Beträge steuerfrei stellen. Über die Höhe der Zahlung entscheidet Ihr Haus, über ihre steuerliche Behandlung nicht.
Der teuerste Satz ist der, der nicht drinsteht
In der Praxis entsteht der größte Schaden nicht durch strittige Kleinbeträge, sondern durch eine Regel, die niemand aufgeschrieben hat: den Umgang mit dem Frühstück in der Hotelrechnung.
Weist die Rechnung nur einen Gesamtpreis aus, ist er zur Ermittlung der Übernachtungskosten zu kürzen — um 20 Prozent für das Frühstück und um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen der maßgebenden 24-Stunden-Pauschale (BMF vom 25.11.2020, Rz. 118). Steht das Frühstück in einem Sammelposten, fällt es beim Erfassen nicht auf, und die Kürzung unterbleibt.
Die Folge ist keine Beanstandung des einzelnen Belegs, sondern eine Nachforderung über viele Reisen: Die zu viel gezahlte Pauschale ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Eine Richtlinie, die diesen Fall benennt und die Prüfung des Hotelbelegs zur Regel macht, verhindert mehr als jede Betragsgrenze.
Ob eine Richtlinie einseitig eingeführt werden kann, ob eine Betriebsvereinbarung erforderlich ist und ob eine Ausschlussfrist wirksam vereinbart wurde, sind arbeitsrechtliche Fragen des Einzelfalls. Sie gehören vor Inkraftsetzung in die arbeitsrechtliche Prüfung.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4a EStG — Verpflegungspauschalen, Kürzung bei Mahlzeiten, Dreimonatsfrist
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG — Entfernungspauschale ab 1.1.2026
- § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 73, 75, 118, 128
- BMF-Schreiben vom 5.12.2025, GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012 — Auslandspauschbeträge ab 1.1.2026
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 8 — Trinkgeld auf der Bewirtungsrechnung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Müssen die amtlichen Beträge in der Richtlinie stehen?
- Nein, und es ist meist die schlechtere Lösung. Die Auslandspauschbeträge werden jährlich neu festgesetzt (zuletzt BMF-Schreiben vom 5.12.2025 für 2026), die Inlandssätze stehen im Gesetz. Ein Verweis auf die jeweils geltenden Sätze bleibt richtig, eine abgetippte Tabelle nur bis zur nächsten Änderung.
- Dürfen wir pauschal erstatten, ohne Belege zu verlangen?
- Für die Verpflegung gibt es ohnehin nichts zu belegen: Verpflegungsmehraufwand ist ausschließlich pauschal ansetzbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG). Für alles andere — Fahrt, Übernachtung, Nebenkosten, Auslagen — ist der Nachweis Voraussetzung. Pauschale Zahlungen ohne Einzelnachweis sind in ihrer Einordnung regelmäßig streitanfällig und gehören mit der Lohnabrechnung abgestimmt.
- Was gilt, wenn jemand mehr ausgibt, als die Richtlinie vorsieht?
- Das ist zuerst eine betriebliche Entscheidung: Sie können den Überschreitungsbetrag ablehnen oder ausnahmsweise erstatten. Steuerlich ändert die Ausnahme nichts an den Grenzen der Steuerfreiheit. Wichtig ist, dass die Entscheidung am Vorgang dokumentiert wird und nicht nur in einer Zusage per Zuruf besteht.
- Gilt die Richtlinie auch für die Geschäftsführung?
- Das entscheidet Ihr Haus, und die Antwort gehört ausdrücklich in den Geltungsbereich. Steuerlich ist zu beachten, dass die Übernachtungspauschbeträge ausschließlich bei Arbeitgebererstattung anwendbar sind; für den Betriebsausgabenabzug zählen nur die tatsächlichen Kosten (R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR, R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR).
- Wie oft gehört die Richtlinie überarbeitet?
- Immer dann, wenn sich eine Bezugsgröße ändert. 2026 sind das die Auslandspauschbeträge (BMF vom 5.12.2025) und der Arbeitsweg mit 0,38 EUR ab dem ersten Entfernungskilometer (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG). Die Verpflegungspauschalen im Inland sind unverändert 28 und 14 EUR.
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- Belege einreichen ohne AppDie GoBD stellen Anforderungen an den Beleg, nicht an das Gerät. Welche Einreichwege ohne Installation tragen — und an welchen zwei Stellen sie kippen.
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