Reisekostenvorschuss abrechnen
Ein Vorschuss löst kein Belegproblem, er verschiebt es. Die Ausgabe entsteht erst auf der Reise, und erst der Beleg von dort trägt die Buchung. Wer den Vorschuss selbst als Reisekosten bucht, hat eine Zahlung erfasst und einen Geschäftsvorfall übersehen.
Stand: 08. August 2026
Der Vorschuss ist eine Zahlung, kein Aufwand
Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich oder als Kopie der Urschrift zu belegen; ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden (GoBD Rz. 61). Beim Vorschuss gibt es zum Zeitpunkt der Auszahlung noch keinen Dritten, der eine Rechnung geschrieben hätte — weil noch nichts eingekauft wurde.
Daraus folgt die Trennung, an der alles hängt: Die Auszahlung begründet eine offene Position gegenüber dem Mitarbeitenden. Aufwand entsteht erst mit der Abrechnung, und zwar in genau der Höhe, die Belege und Pauschalen tragen. Beides sind zwei Vorgänge, die sich am Ende ausgleichen.
Wer das zusammenzieht, verliert die retrograde Prüfbarkeit: Vom Zahlbetrag führt dann kein Weg zurück zu einer Übernachtung, einer Fahrt oder einem Tagessatz (GoBD Rz. 32, 33).
Der Ablauf, der die Spur geschlossen hält
- Reise und voraussichtliche Kosten festhalten — Ziel, Zeitraum, Verkehrsmittel, Übernachtung. Daraus ergibt sich der Betrag, nicht aus einem Wunsch.
- Vorschuss auszahlen und als offene Position gegenüber der Person führen, mit Datum und Bezug zur Reise.
- Belege sammeln und einreichen. Für Verpflegung gibt es nichts zu belegen: Sie ist ausschließlich pauschal ansetzbar, tatsächliche Verpflegungskosten sind nie abziehbar (§ 9 Abs. 4a Sätze 1 und 2 EStG).
- Abrechnen: Pauschalen und belegte Kosten gegen den Vorschuss stellen.
- Differenz ausgleichen — Nachzahlung an den Mitarbeitenden oder Rückzahlung an den Betrieb, jeweils als eigener, nachvollziehbarer Vorgang.
- Vorgang schließen und festschreiben, damit spätere Änderungen nicht mehr unbemerkt möglich sind (GoBD Rz. 108).
Woran sich die Höhe bemisst — Werte 2026
| Position | Wert | Fundstelle |
|---|---|---|
| Verpflegung Inland, voller Kalendertag | 28,00 EUR | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG |
| Verpflegung Inland, An- und Abreisetag | 14,00 EUR | § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG |
| Kilometergeld eigener Pkw, je gefahrenem Kilometer | 0,30 EUR | § 5 Abs. 2 BRKG |
| Übernachtung Inland ohne Einzelnachweis | 20,00 EUR | BMF vom 25.11.2020, Rz. 128 |
| Verpflegung Dänemark, voller Kalendertag | 75,00 EUR | BMF vom 5.12.2025 |
| Übernachtung Dänemark | 183,00 EUR | BMF vom 5.12.2025 |
Die Übernachtungspauschbeträge sind ausschließlich in Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Abs. 3 LStR, BMF vom 25.11.2020, Rz. 128). Selbständige können sie für sich selbst nicht ansetzen; dort zählen nur die tatsächlichen Kosten (R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR).
Die Fehler, die ein Vorschuss provoziert
Trägt nicht: Den Vorschuss als Reisekosten buchen und die spätere Abrechnung nur noch als Differenz. Damit steht in der Buchführung ein Betrag, den kein Beleg trägt.
Trägt nicht: Den Vorschuss stehen lassen, weil die Abrechnung nachkommt. Jede nicht durch die Verhältnisse des Betriebs zwingend bedingte Zeitspanne zwischen Vorgang und laufender Erfassung ist bedenklich (GoBD Rz. 47).
Trägt nicht: Gestellte Mahlzeiten übersehen, weil der Vorschuss ja schon ausgezahlt war. Gekürzt wird tagesbezogen von der 24-Stunden-Pauschale: 20 Prozent für ein Frühstück, je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).
Trägt nicht: Den Vorschussbetrag nachträglich an das Abrechnungsergebnis anpassen. Der ursprüngliche Inhalt muss feststellbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 111).
Trägt: Rückzahlung und Nachzahlung als eigene Vorgänge führen und mit der Reise verknüpfen. Dann lässt sich jede Bewegung auf einen Anlass zurückführen.
Der Restbetrag ist der eigentliche Prüfpunkt
Vorschüsse werden großzügig bemessen und selten punktgenau verbraucht. Der Rest, der zurückfließen müsste, ist die Stelle, an der Verfahren scheitern: Er wird verrechnet, vergessen oder mit der nächsten Reise verrechnet, ohne dass irgendwo steht, mit welcher.
Sauber ist die Rückzahlung als eigener Vorgang mit Bezug auf die abgerechnete Reise. Wird stattdessen mit einem künftigen Vorschuss verrechnet, gehört dieser Bezug ausdrücklich in beide Vorgänge — sonst wächst über Monate ein Saldo, den am Jahresende niemand aufteilen kann.
Der zweite Prüfpunkt ist die Dauer. Bei längerfristiger Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte ist der Ansatz der Verpflegungspauschalen auf drei Monate beschränkt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG); danach weiter gezahlte Pauschalen sind steuerpflichtiger Arbeitslohn (BMF vom 25.11.2020, Rz. 59). Ein monatlich fortgeschriebener Vorschuss macht diesen Fehler unsichtbar, weil er die Zahlung von der Abrechnung entkoppelt.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 32, 33, 47, 61 — Nachvollziehbarkeit, zeitgerechte Erfassung, Belegprinzip
- GoBD Rz. 108, 111 — Unveränderbarkeit und Änderungshistorie; § 146 Abs. 4 AO
- § 9 Abs. 4a EStG — Verpflegungspauschalen, Kürzung, Dreimonatsfrist, maßgebender Ort
- § 5 Abs. 2 BRKG — 0,30 EUR je gefahrenem Kilometer
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 59 und 128 — Arbeitslohn nach Fristablauf, Übernachtungspauschale
- BMF-Schreiben vom 5.12.2025, GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012 — Auslandspauschbeträge ab 1.1.2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss ein Reisekostenvorschuss gezahlt werden?
- Das Steuerrecht kennt keine Vorschusspflicht. Ob, wann und in welcher Höhe ein Vorschuss gewährt wird, folgt aus Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag. Sinnvoll ist eine Regel, die an die voraussichtlichen Kosten anknüpft und eine Abrechnungsfrist nennt.
- Ist der Vorschuss steuerpflichtiger Arbeitslohn?
- Der Vorschuss ist zunächst eine Vorauszahlung auf eine Erstattung, kein Entgelt für Arbeit. Steuerlich beurteilt wird das Ergebnis der Abrechnung: Reisekostenerstattungen bleiben nur bis zur Höhe der abziehbaren Beträge steuerfrei. Bleibt ein nicht abgerechneter Betrag beim Mitarbeitenden, ist die Einordnung eine Frage des Einzelfalls und gehört in die Lohnabrechnung.
- Wie hoch darf ein Vorschuss sein?
- Eine gesetzliche Obergrenze gibt es nicht. Als Maßstab dienen die voraussichtlich erstattungsfähigen Kosten: Verpflegungspauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG, Fahrtkosten mit 0,30 EUR je gefahrenem Kilometer (§ 5 Abs. 2 BRKG) und die zu erwartenden Übernachtungskosten. Wer deutlich darüber hinausgeht, schafft sich einen Rückzahlungsvorgang, den niemand mag.
- Braucht der Vorschuss einen eigenen Beleg?
- Die Auszahlung ist ein Vorgang und gehört mit Datum, Empfänger und Bezug zur Reise aufgezeichnet. Der Buchungsbeleg für die Reisekosten selbst entsteht aber erst mit der Abrechnung: Fremdbelege für Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten, für die Verpflegung die Pauschale nach Abwesenheitszeiten.
- Was gilt bei einer Auslandsreise?
- Maßgebend sind die länderweise festgesetzten Pauschbeträge, und zwar nach dem Ort, den der Mitarbeitende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Für 2026 gelten die Werte des BMF-Schreibens vom 5.12.2025. Für Länder ohne eigenen Eintrag gilt der Satz für Luxemburg: 63 EUR für den vollen Tag, 42 EUR am An- und Abreisetag.
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