Spesenbetrug: Muster, Prüfung und arbeitsrechtliche Folgen
Spesenbetrug ist selten dreist. Er ist meistens klein, wiederholt sich und fällt erst auf, wenn jemand zwei Abrechnungen nebeneinanderlegt. Diese Seite beschreibt die Muster, die Prüfschritte und die Folgen — und die Grenze, ab der aus Schlamperei etwas anderes wird.
Stand: 07. August 2026
Die Muster, die in der Praxis auftauchen
- Derselbe Beleg zweimal eingereicht, einmal als Foto, einmal als Papier, mit einigen Wochen Abstand.
- Kilometer, die nicht zur Strecke passen: Umwege ohne Anlass, Fahrten an Tagen ohne Termin, immer dieselbe gerundete Zahl.
- Ein privates Essen als geschäftliche Bewirtung, mit einem Teilnehmer, der nicht dabei war.
- Verpflegungspauschale für Tage mit gestellter Mahlzeit, ohne die vorgeschriebene Kürzung.
- Eine Reise, die abgesagt wurde, aber weiter abgerechnet wird.
- Auffällig viele Eigenbelege für Kleinbeträge, für die es üblicherweise Quittungen gibt.
- Beträge knapp unterhalb der internen Freigabegrenze, regelmäßig wiederkehrend.
Warum das mehr ist als ein interner Vorgang
Eine falsche Abrechnung ist nicht nur eine Frage zwischen zwei Personen. Sie verändert die Buchführung. Die GoBD verlangen, dass sich jeder Geschäftsvorfall in Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lässt (GoBD Rz. 32, 33); die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung (GoBD Rz. 61).
Steuerlich folgt daraus mehr als eine Rückforderung. Zu Unrecht steuerfrei gezahlte Verpflegungspauschalen sind steuerpflichtiger Arbeitslohn (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 59) — mit Folgen für die Lohnsteuer, die den Betrieb treffen, nicht nur die einreichende Person.
Bei Bewirtungen kommt hinzu: Allgemeine Anlassangaben wie „Arbeitsgespräch" oder „Kundenpflege" genügen nicht (BFH IV R 81/96). Und lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, ist der Betriebsausgabenabzug zu versagen (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 20).
Prüfschritte, die ohne Verdachtsäußerung auskommen
| Prüfschritt | Woran es auffällt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Abgleich aller Einreichungen auf Dubletten | gleicher Betrag, gleiches Datum, gleicher Händler | GoBD Rz. 32, 33 |
| Reisetage gegen gestellte Mahlzeiten halten | Pauschale ohne Kürzung um 20 oder 40 Prozent | § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG |
| Kilometer gegen Ziel und Termin prüfen | Strecke passt nicht zur Route | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG |
| Vollständigkeit der Bewirtungsangaben | Anlass zu allgemein, Teilnehmer unvollständig | § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG |
| Anteil der Eigenbelege je Person | Häufung statt Ausnahme | GoBD Rz. 61 |
| Empfängerbenennung bei größeren Beträgen | Zahlungsempfänger nicht genau benannt | § 160 AO |
Was der Betrieb tun sollte und was nicht
Trägt: Auffälligkeiten dokumentieren und die betroffene Person anhören, bevor eine Entscheidung fällt. Tragfähig ist der aufgeklärte Sachverhalt, nicht der Verdacht.
Trägt: Regeln vorher schriftlich festlegen: Einreichungsfrist, Belegpflicht, Freigabestufen, Umgang mit Eigenbelegen. Was nicht geregelt ist, lässt sich später schwer vorwerfen.
Trägt nicht: Eine Kündigung ohne Aufklärung. Die außerordentliche Kündigung setzt einen wichtigen Grund voraus und kann nur innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis der maßgebenden Tatsachen erklärt werden (§ 626 BGB).
Trägt nicht: Belege still entfernen oder überschreiben. Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107).
Die arbeitsrechtliche Bewertung eines konkreten Falls — Abmahnung, ordentliche oder außerordentliche Kündigung, Strafanzeige — hängt an Umständen, Höhe, Dauer und Vorgeschichte. Sie gehört in anwaltliche Hand.
Wo die Grenze zwischen Schlamperei und Täuschung verläuft
Nicht jede falsche Zahl ist eine Täuschung. Eine vergessene Kürzung, ein falsch gelesenes Datum, eine verwechselte Kostenstelle — das sind Fehler, und Fehler werden korrigiert. Strafrechtlich relevant wird es erst, wenn jemand vorsätzlich täuscht und sich dadurch einen rechtswidrigen Vermögensvorteil verschafft (§ 263 StGB).
Praktisch hilft diese Unterscheidung wenig, wenn die Ablage nichts hergibt. Wer nicht sehen kann, welcher Beleg wann zu welcher Reise eingereicht und von wem freigegeben wurde, kann weder entlasten noch belasten. Das lückenlose Protokoll ist deshalb die eigentliche Vorbeugung — nicht die Kontrolle im Einzelfall.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuer- oder Rechtsberatung.
- GoBD Rz. 32, 33, 61 — Nachvollziehbarkeit und Belegfunktion
- § 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107 — Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen
- § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG — Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 59 — Rechtsfolge zu Unrecht gezahlter Pauschalen
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 20; BFH, Urteil IV R 81/96
- § 626 BGB, § 263 StGB, § 160 AO
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Ab welchem Betrag ist Spesenbetrug strafbar?
- Eine Betragsgrenze gibt es nicht. § 263 StGB stellt auf Täuschung, Irrtum, Vermögensverfügung und Schaden ab, nicht auf eine Mindesthöhe. Die Höhe spielt für die Bewertung im Einzelfall eine Rolle, entscheidet aber nicht über die Strafbarkeit.
- Rechtfertigt Spesenbetrug eine fristlose Kündigung?
- Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Eine außerordentliche Kündigung verlangt einen wichtigen Grund und eine Abwägung im Einzelfall; sie ist zudem nur innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis der maßgebenden Tatsachen möglich (§ 626 Abs. 2 BGB). Die Bewertung gehört in arbeitsrechtliche Beratung.
- Was passiert steuerlich, wenn falsche Pauschalen gezahlt wurden?
- Zu Unrecht steuerfrei erstattete Verpflegungspauschalen sind steuerpflichtiger Arbeitslohn (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 59). Bei Bewirtungen kann der Betriebsausgabenabzug ganz entfallen, wenn sich Eigenbeleg und Rechnung nicht zuordnen lassen (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 20).
- Wie beugt man vor, ohne eine Misstrauenskultur zu erzeugen?
- Mit Regeln, die vor der Einreichung feststehen, und mit einer Ablage, die jeden Schritt protokolliert: wer wann eingereicht hat, wer wann freigegeben hat, welcher Beleg an welchem Vorgang hängt. Doppelte Einreichungen fallen dann beim Abgleich auf und nicht bei einer Personenkontrolle.
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