Zahlungsnachweis: wann er den Beleg ergänzen muss
Ein Zahlungsnachweis beantwortet genau eine Frage: Ist das Geld geflossen? Die Frage, an der eine Buchung hängt, ist eine andere — wofür. Deshalb steht in den GoBD das Belegprinzip und nicht das Zahlungsprinzip.
Stand: 07. August 2026
Zahlungsnachweis und Beleg sind zwei verschiedene Dinge
Die GoBD formulieren das Belegprinzip knapp: „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden." Und weiter: „Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung" (GoBD Rz. 61).
Ein Kontoauszug, eine Zahlungsbestätigung oder die Quittung eines Bezahldienstes zeigen Empfänger, Betrag und Datum. Was gekauft wurde, mit welchem Steuersatz und aus welchem betrieblichen Anlass, steht dort nicht. Genau diese drei Angaben braucht die Buchung.
Für den Vorsteuerabzug ist die Grenze noch schärfer gezogen: Er setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Ein Zahlungsnachweis ist keine Rechnung, und kein noch so vollständiger Kontoauszug wird dazu.
Seit Juli 2025 steht in den GoBD, was davon aufzubewahren ist
Das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 hat einen neuen Absatz in GoBD Rz. 121 eingefügt. Danach ist der Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes, der allein die technische Abwicklung einer elektronischen Zahlung dokumentiert, nicht aufbewahrungspflichtig.
Diese Entlastung hat drei Ausnahmen, und sie greifen im Alltag häufiger, als der Satz vermuten lässt. Sobald eine davon vorliegt, gilt für den Nachweis die volle Aufbewahrungspflicht wie für jeden anderen Buchungsbeleg.
Die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 sind mit Wirkung vom selben Tag anzuwenden (Rz. 185). Wer sein Löschkonzept davor geschrieben hat, prüft diese Randziffer noch einmal.
Die drei Fälle, in denen der Zahlungsnachweis doch bleiben muss
- Er wird als Buchungsbeleg verwendet — dann trägt er die Buchung und teilt deren Schicksal.
- Er ist die einzige Form der Abrechnung mit dem Zahlungsabwicklungsdienst.
- Er gewährleistet allein die Abgrenzung barer und unbarer Geschäftsvorfälle in der Kassenbuchführung.
Wie lange welche Unterlage bleibt
| Unterlage | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Rechnungen, empfangen und als Doppel | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Fristbeginn | Jahresende | § 147 Abs. 4 AO |
Die Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Eine begonnene Außenprüfung verschiebt den Fristlauf.
Was der Zahlungsnachweis trägt — und was nicht
Trägt nicht: Vorsteuerabzug: Dafür ist eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG erforderlich (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Der Zahlungsnachweis leistet das nicht.
Trägt nicht: Ersatz für den fehlenden Fremdbeleg. Fehlt der Beleg, ist ein Eigenbeleg zu erstellen — ausdrücklich als Ausnahme vom Fremdbelegprinzip (GoBD Rz. 61), nicht als Alternative zum Kontoauszug.
Trägt nicht: Nachweis des betrieblichen Anlasses. Der Auszug zeigt eine Zahlung, nicht ihren Grund. § 160 AO erlaubt zusätzlich, den Betriebsausgabenabzug zu versagen, wenn der Empfänger auf Verlangen nicht genau benannt wird.
Trägt: Nachweis, dass eine freigegebene Erstattung tatsächlich beim Mitarbeitenden angekommen ist — das ist eine Frage der Abstimmung, nicht des Betriebsausgabenabzugs.
Trägt: Buchungsbeleg für den Geldabgang selbst, sobald er mit Kontierungsvermerk und Verbuchung versehen ist (GoBD Rz. 63). Dann gilt für ihn die achtjährige Aufbewahrung.
Bei Auslagen ist der Auszug des Mitarbeitenden der falsche Beleg
Wer privat für den Betrieb zahlt, erzeugt zwei Vorgänge: den Einkauf und die Erstattung. Der Geschäftsvorfall ist der Einkauf, und ihn belegt die Rechnung des Dritten. Die Erstattung ist nur der Ausgleich dieses Vorgangs.
Deshalb hilft ein privater Kontoauszug an dieser Stelle wenig. Er beweist, dass jemand Geld ausgegeben hat, aber nicht, wofür — und er enthält regelmäßig Daten, die in eine betriebliche Ablage gar nicht gehören.
Sinnvoll ist der Zahlungsnachweis dagegen als Ergänzung: als Beleg dafür, dass die freigegebene Erstattung ausgezahlt wurde, verknüpft mit demselben Vorgang wie die zugrunde liegende Rechnung. Die Verknüpfung darf elektronisch über einen eindeutigen Index oder einen Barcode erfolgen (GoBD Rz. 64).
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- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 61 bis 64 — Belegprinzip, Kontierungsvermerk, elektronische Verknüpfung
- GoBD Rz. 121 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14.07.2025 — Nachweise von Zahlungsabwicklungsdiensten
- BMF-Schreiben vom 14.07.2025, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088 — Anwendung ab 14.07.2025, GoBD Rz. 185
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- § 147 Abs. 3 Satz 1 und Satz 5, Abs. 4 AO — Aufbewahrungsfristen und Fristbeginn
- § 160 AO — Benennung des Zahlungsempfängers
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Reicht ein Kontoauszug als Beleg für eine Betriebsausgabe?
- Nein. Der Auszug belegt die Zahlung, nicht die Leistung und nicht den betrieblichen Anlass. Die GoBD verlangen den Beleg des Dritten oder — wenn kein Fremdbeleg zu erlangen ist — einen Eigenbeleg (GoBD Rz. 61). Für den Vorsteuerabzug ist zusätzlich eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG erforderlich.
- Muss ich die Zahlungsbestätigung eines Bezahldienstes aufbewahren?
- Nach GoBD Rz. 121 in der Fassung vom 14. Juli 2025 grundsätzlich nicht, solange sie nur die technische Abwicklung dokumentiert. Aufzubewahren ist sie, wenn sie als Buchungsbeleg verwendet wird, die einzige Form der Abrechnung mit dem Dienst darstellt oder allein die Abgrenzung barer und unbarer Geschäftsvorfälle sichert.
- Wie lange bewahre ich Kontoauszüge auf?
- Dient der Auszug als Buchungsbeleg, sind es acht Jahre nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem er entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Ein Auszug aus Januar 2026 bleibt damit bis Ende 2034. Die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist offen ist.
- Verschafft ein Zahlungsnachweis den Vorsteuerabzug?
- Nein. Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt den Besitz einer nach §§ 14, 14a UStG ausgestellten Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Der Betriebsausgabenabzug kann daneben bestehen bleiben, wenn der Vorgang anderweitig nachgewiesen und der Empfänger benannt ist.
- Was gilt bei Zuschüssen und Fördermitteln?
- Dort verlangen die Bewilligungsbedingungen häufig einen eigenen Zahlungsnachweis zusätzlich zur Rechnung. Das ist keine steuerliche, sondern eine förderrechtliche Anforderung und hängt vom jeweiligen Programm ab — ein Grund, warum die Kammern in ihrer Muster-Verfahrensdokumentation zu einer einheitlichen Aufbewahrung von mindestens zehn Jahren raten.
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