Auslagenerstattung: Vorlage und Pflichtfelder
Für den Erstattungsantrag gibt es kein amtliches Formular. Was es gibt, sind Anforderungen an den Beleg, der daran hängt — und die entscheiden darüber, ob aus der privat bezahlten Ausgabe eine Betriebsausgabe mit Vorsteuerabzug wird.
Stand: 07. August 2026
Was eine Auslage von einer Rechnung unterscheidet
Eine Auslage entsteht, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter etwas Betriebliches privat bezahlt: das Taxi zum Kundentermin, das Ersatzkabel aus dem Elektronikmarkt, die Übernachtung, die kurzfristig gebucht werden musste. Der Betrieb schuldet danach den Ersatz dieser Aufwendung.
Beim Empfänger ist dieser Ersatz kein Arbeitslohn: § 3 Nr. 50 EStG stellt durchlaufende Gelder und Auslagenersatz steuerfrei. Vorausgesetzt ist, dass die Ausgabe für den Betrieb entstanden ist und im Einzelnen nachgewiesen wird. Die Vorlage ist genau dieser Nachweis — nicht eine Formalie daneben.
Der Beleg entscheidet, nicht das Formular
| Art der Eingangsrechnung | Grenze | Pflichtangaben |
|---|---|---|
| Kleinbetragsrechnung | bis 250,00 € | 4 Angaben nach § 33 UStDV |
| Rechnung im Regelfall | über 250,00 € | 10 Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG |
| Fahrausweis | ohne Betragsgrenze | reduzierte Angaben nach § 34 UStDV |
Die 250-Euro-Grenze ist der eigentliche Knackpunkt
Bis 250 Euro brutto genügen vier Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe samt Steuersatz (§ 33 UStDV). Name und Anschrift des Leistungsempfängers gehören ausdrücklich nicht dazu.
Über 250 Euro sieht es anders aus. § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG verlangt den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers. Lautet die Rechnung dann auf die Privatperson statt auf den Betrieb, fehlt eine Pflichtangabe — und der Vorsteuerabzug setzt eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
Das ist der Fehler, der in der Praxis am meisten Geld kostet, weil er erst Monate später auffällt. Wer über 250 Euro einkauft, lässt die Rechnung auf den Betrieb ausstellen — vor dem Bezahlen, nicht danach.
Felder, die eine brauchbare Vorlage führt
- Name der einreichenden Person, dazu Kostenstelle oder Projekt.
- Datum der Ausgabe — nicht das Datum der Einreichung.
- Zahlungsempfänger, also wer das Geld tatsächlich bekommen hat.
- Art der Leistung und betrieblicher Anlass in ganzen Worten. „Material" ist keine Beschreibung.
- Bruttobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, getrennt je Steuersatz.
- Zahlungsweg: bar, private Karte, privates Konto.
- Verweis auf den beigefügten Beleg, damit Antrag und Beleg zusammenbleiben.
- Feld für die Freigabe mit Name und Zeitpunkt.
- Bankverbindung für die Erstattung.
Was die Vorlage trägt und was sie nicht heilt
Trägt: Ein sauber ausgefüllter Antrag mit angehängtem Fremdbeleg trägt Betriebsausgabenabzug und Vorsteuerabzug.
Trägt nicht: Der Antrag ersetzt die Rechnung nicht. Ohne Rechnung nach §§ 14, 14a UStG gibt es keinen Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG) — ein Eigenbeleg verschafft ihn ebenso wenig.
Trägt nicht: Ein Antrag ohne benannten Zahlungsempfänger ist angreifbar: § 160 AO erlaubt es, den Betriebsausgabenabzug zu versagen, wenn der Empfänger nicht genau benannt wird.
Trägt nicht: Die Sammelzeile „diverse Kleinbeträge" erfüllt die Belegfunktion nicht. Jeder Geschäftsvorfall muss sich in Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (GoBD Rz. 32, 33).
Trägt: Antrag und Beleg dürfen digital zusammengeführt werden. Ein eindeutiger Index, ein Barcode oder eine Verknüpfung im Dokumentenmanagementsystem genügt (GoBD Rz. 64).
Ein amtliches Muster für den Erstattungsantrag existiert nicht. Die hier genannten Felder folgen der Belegfunktion der GoBD und der Praxis; Ihre Kanzlei kann für Ihren Betrieb weitere Angaben verlangen.
Nach der Freigabe: aufbewahren
Mit der Verbuchung wird der Antrag zum Buchungsbeleg. Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der seit dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung), Rechnungen ebenfalls acht Jahre (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, ein Beleg aus Januar 2026 liegt also bis Ende 2034 im Archiv.
Wer die Anträge nur im Postfach der Buchhaltung sammelt, hat keine Ablage, sondern eine Fundgrube. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Maßnahmen greifen (GoBD Rz. 110).
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- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 32, 33, 61–64, 110 — Nachvollziehbarkeit, Belegfunktion, Unveränderbarkeit
- § 14 Abs. 4 UStG — Pflichtangaben einer Rechnung
- § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro; § 34 UStDV — Fahrausweise
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- § 3 Nr. 50 EStG — durchlaufende Gelder und Auslagenersatz; § 160 AO — Empfängerbenennung
- § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss die Rechnung auf den Arbeitgeber lauten?
- Bis 250 Euro brutto nicht: § 33 UStDV verlangt Name und Anschrift des Leistungsempfängers nicht. Über 250 Euro verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG beides. Lautet die Rechnung dann auf die private Person, fehlt eine Pflichtangabe, und der Vorsteuerabzug ist gefährdet.
- Ist die Erstattung für Mitarbeitende steuerpflichtig?
- Auslagenersatz ist nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei, wenn damit im Einzelnen nachgewiesene Ausgaben ersetzt werden, die für den Betrieb getätigt wurden. Wird pauschal und ohne Nachweis gezahlt, hängt die Einordnung vom Einzelfall ab und gehört in die Lohnabrechnung.
- Reicht ein Foto des Belegs?
- Für die Ablage ja, wenn die Wiedergabe mit dem Original bildlich und inhaltlich übereinstimmt und die Anforderungen der GoBD erfüllt sind. Soll das Papier danach vernichtet werden, gelten zusätzlich die Regeln zum ersetzenden Scannen samt Organisationsanweisung (GoBD Rz. 136).
- Was tun, wenn der Beleg fehlt?
- Dann kommt ein Eigenbeleg in Betracht: Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden (GoBD Rz. 61). Er kann den Betriebsausgabenabzug tragen, verschafft aber keinen Vorsteuerabzug.
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- Auslagen weiterberechnen: durchlaufender Posten oder nichtWeiterberechnete Auslagen sind meist Entgelt und folgen dem Steuersatz der Hauptleistung. Wann ein durchlaufender Posten vorliegt — und wann nicht.
- Frist für die Auslagenerstattung: was gilt ohne RegelungOhne vertragliche Regelung verjährt der Ersatzanspruch in drei Jahren. Steuerlich läuft daneben eine zweite Uhr, die in Tagen gemessen wird.
- Spesenabrechnung: Begriff, Ablauf und AbgrenzungWas in eine Spesenabrechnung gehört, welche Pauschalen 2026 gelten und wo die Grenze zwischen Reisekosten, Auslagen und Bewirtung verläuft.