ZUGFeRD und XRechnung: zwei Formate, eine Pflicht
Beide Formate erfüllen dieselbe Pflicht, und beide tragen denselben strukturierten Datensatz. Der Unterschied liegt in der Verpackung — und die entscheidet, was Ihre Mitarbeitenden am Bildschirm sehen und was das Archiv aufbewahren muss.
Stand: 07. August 2026
Eine Norm, zwei Verpackungen
Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Satz 6 Nr. 1 verlangt, dass dieses Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung nach der Richtlinie 2014/55/EU entspricht.
XRechnung erfüllt das als reiner Datensatz: Es gibt keine Sichtkomponente, das Dokument ist zum Verarbeiten gemacht, nicht zum Ansehen. ZUGFeRD ist ein hybrides Format — eine PDF-Datei, in die derselbe Datensatz eingebettet ist. Wer sie öffnet, sieht eine gewohnte Rechnung; die Buchhaltungssoftware liest den eingebetteten Teil.
Der Vergleich in vier Zeilen
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | reiner Datensatz | PDF mit eingebettetem Datensatz |
| Für Menschen lesbar | erst nach Aufbereitung | unmittelbar im Sichtteil |
| Maßgeblich bei Abweichung | der Datensatz | der strukturierte Teil |
| Aufzubewahren | der strukturierte Teil | der strukturierte Teil, Sichtteil nur bei Zusatzangaben |
Der strukturierte Teil führt
Bei hybriden Formaten weichen Sichtteil und Datensatz gelegentlich voneinander ab — etwa nach einer nachträglichen Korrektur, die nur in einem der beiden Teile ankam. Maßgeblich ist dann der strukturierte Teil.
Für das Archiv folgt daraus die Erleichterung aus der GoBD-Fassung vom 14. Juli 2025: Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG genügt die Aufbewahrung des strukturierten Teils. Der menschenlesbare Teil ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind — genannt werden Buchungsvermerke und qualifizierte elektronische Signaturen (GoBD Rz. 131).
Im Umgang mit beiden Formaten
Trägt: Nur den strukturierten Teil archivieren, wenn der Sichtteil keine zusätzlichen oder abweichenden steuerlich bedeutsamen Angaben trägt (GoBD Rz. 131).
Trägt: Auf eine bildliche Wiedergabe verzichten: Bei strukturierten Datensätzen bedarf es „keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung" (GoBD Rz. 118).
Trägt nicht: Den strukturierten Datenteil durch eine Formatumwandlung löschen — die GoBD nennen das Beispiel ausdrücklich (Rz. 125, Beispiel 10).
Trägt nicht: Den Sichtteil ausdrucken und den Datensatz verwerfen. Elektronisch empfangene Belege sind im Empfangsformat aufzubewahren (GoBD Rz. 131 Satz 1).
Trägt nicht: Ein Format vereinbaren, aus dem sich die erforderlichen Angaben nicht richtig und vollständig in ein normkonformes oder interoperables Format extrahieren lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG).
Profile und Fehlerklassen
ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlichem Datenumfang. Für die Frage, ob eine Datei eine E-Rechnung ist, zählt nicht der Name des Profils, sondern ob der strukturierte Datensatz die Anforderungen der europäischen Norm erfüllt. Bei einem reduzierten Profil, das den geforderten Datensatz nicht vollständig abbildet, ist das nicht gegeben.
Das zweite Anwendungsschreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025 unterscheidet dafür drei Fehlerklassen: Formatfehler, also Verstöße gegen die Syntax der Norm — dann liegt keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung; Verstöße gegen Geschäftsregeln, die umsatzsteuerlich teils unbeachtlich bleiben; und inhaltliche Fehler wie ein falscher Steuersatz. Die Folgen für den Vorsteuerabzug unterscheiden sich je nach Klasse.
Ob eine konkrete Datei die Norm erfüllt, beantwortet nur die Prüfung des Datensatzes selbst. Im Zweifel fragen Sie beim Aussteller nach, in welchem Profil er übermittelt — das ist schneller geklärt als ein Streit über den Vorsteuerabzug.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 1 Satz 3, 4 und 6 UStG — E-Rechnung, sonstige Rechnung, normkonformes Format
- Richtlinie 2014/55/EU — europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung
- GoBD Rz. 118, 125, 131 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14.07.2025, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024, GZ III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007 — erstes Anwendungsschreiben zur E-Rechnung
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025, GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 — Format-, Geschäftsregel- und inhaltliche Fehler
- § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — acht Jahre Aufbewahrung ab Schluss des Ausstellungsjahres
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
- XRechnung besteht nur aus dem strukturierten Datensatz; ZUGFeRD bettet denselben Datensatz in eine PDF-Datei ein und liefert damit zusätzlich eine für Menschen lesbare Ansicht. Umsatzsteuerlich sind beide E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG, sofern der Datensatz der europäischen Norm entspricht.
- Welcher Teil gilt, wenn Sichtteil und Datensatz abweichen?
- Der strukturierte Teil. Er ist der Teil, der die Rechnung als E-Rechnung ausmacht, und deshalb bei Abweichungen maßgeblich. Weicht der Sichtteil ab und trägt er steuerlich bedeutsame Angaben, ist er zusätzlich aufzubewahren.
- Muss ich das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung aufbewahren?
- Nur, wenn es zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind — etwa Buchungsvermerke oder eine qualifizierte elektronische Signatur (GoBD Rz. 131). Sonst genügt der strukturierte Teil.
- Ist eine XRechnung ohne Sichtformat zulässig?
- Ja. Verlangt wird der strukturierte Datensatz, nicht eine Bildansicht. Für strukturierte Datensätze bedarf es nach GoBD Rz. 118 auch keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung mit dem Original.
- Was passiert bei einem Formatfehler?
- Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 liegt bei einem Verstoß gegen die Syntax der Norm keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung vor. Verstöße gegen Geschäftsregeln und inhaltliche Fehler werden davon getrennt beurteilt; die Folgen für den Vorsteuerabzug hängen vom Einzelfall ab.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Vorsteuerabzug: die Voraussetzungen und die häufigsten AusfälleDer Abzug hängt an einer Rechnung nach §§ 14, 14a UStG. Welche Angaben sie tragen muss, was ein Eigenbeleg nicht leistet und wann eine Berichtigung hilft.
- Rechnungsprüfung: sachlich, rechnerisch, formalDrei Prüfungen, drei Fehlerquellen: was jede Eingangsrechnung durchlaufen sollte, welche Fristen die GoBD setzen und was der Prüfpfad verlangt.
- Digitale Rechnungsverarbeitung: Eingang bis ArchivWelche Anforderungen die GoBD an Belegsicherung, Erfassung, Verknüpfung, Unveränderbarkeit und Aufbewahrung digitaler Rechnungen stellen.