Digitale Rechnungsverarbeitung: Eingang bis Archiv

Der Eingang bestimmt den Rest

Rechnungen kommen auf drei Wegen: als strukturierte E-Rechnung, als sonstige elektronische Rechnung wie ein PDF und auf Papier. Elektronisch empfangene Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131 Satz 1). Papier gelangt über das ersetzende Scannen in dieselbe Kette.

Erfolgt die Belegsicherung unmittelbar nach Eingang mittels eines Datenverarbeitungssystems, „stellt sich die Frage der Zumutbarkeit und Praktikabilität hinsichtlich der zeitgerechten Erfassung/Belegsicherung und längerer Fristen nicht" (GoBD Rz. 52). Der Satz danach ist der Preis dafür: Eine unprotokollierte Änderung ist dann nicht mehr zulässig.

Die Schritte und ihre Anforderungen

Was das Verfahren leisten muss

Ersetzendes Scannen als Teil der Kette

Nach der bildlichen Erfassung dürfen Papierdokumente vernichtet werden, „soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind" (GoBD Rz. 140). Der Verzicht auf das Papier darf Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen (Rz. 141).

Voraussetzung ist eine Organisationsanweisung: wer erfassen darf, zu welchem Zeitpunkt erfasst wird, welches Schriftgut erfasst wird, ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung nötig ist, wie die Qualitätskontrolle abläuft und wie Fehler protokolliert werden (Rz. 136). Farbe ist wiederzugeben, wenn ihr Beweisfunktion zukommt (Rz. 137). Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel ist für Besteuerungszwecke nicht erforderlich (Rz. 138).

Die Verfahrensdokumentation

Für jedes eingesetzte System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorliegen; sie „muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein" (GoBD Rz. 151). Sie besteht in der Regel aus allgemeiner Beschreibung, Anwenderdokumentation, technischer Systemdokumentation und Betriebsdokumentation (Rz. 153).

Über die gesamte Aufbewahrungsfrist muss nachgewiesen sein, dass das dokumentierte Verfahren dem eingesetzten entspricht, insbesondere für die eingesetzten Programmversionen; Änderungen sind zu versionieren und historisch nachvollziehbar zu halten (Rz. 154). Rz. 155 entlastet nur scheinbar: Eine Dokumentationslücke, welche die Prüfbarkeit beeinträchtigt, ist sehr wohl ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht.

Angriffspunkte, die sich aus den Normen ergeben

• Fehlende oder überholte Verfahrensdokumentation, insbesondere ohne Nachweis der Programmidentität über die gesamte Frist (GoBD Rz. 154).
• Belegablage im Dateisystem ohne zusätzliche Maßnahmen (GoBD Rz. 110).
• Fehlende Verknüpfung von Beleg und Buchung; Korrektur- und Stornobuchungen ohne Rückbezug auf die ursprüngliche Buchung (GoBD Rz. 63, 64).
• Zeitliche Lücken: unbare Vorfälle jenseits der Zehn-Tage-Marke, Buchung jenseits des Folgemonats ohne vorherige Grundaufzeichnung (GoBD Rz. 47, 52).
• Ersetzendes Scannen ohne Organisationsanweisung oder mit weiter bearbeitetem Papier (GoBD Rz. 136, 139).
• Datenüberlassung an die Finanzbehörde ohne die zur Auswertung notwendigen Struktur- und Herkunftsinformationen (GoBD Rz. 176).

Darf ich eingegangene PDF-Rechnungen ausdrucken und die Datei löschen?

Nein. Elektronisch empfangene Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131 Satz 1). Der Ausdruck ist eine Kopie, kein Ersatz für das elektronische Original.

Reicht ein geordneter Ordner auf dem Netzlaufwerk?

Regelmäßig nicht. GoBD Rz. 110 sagt ausdrücklich, dass die Ablage in einem Dateisystem die Anforderungen der Unveränderbarkeit nicht erfüllt, soweit keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden — etwa Festschreibung, Protokollierung, Historisierung oder ein Zugriffsberechtigungskonzept.

Muss ich den Text aus der Texterkennung aufbewahren?

Ja. Wird bei der bildlichen Erfassung ein Volltext erzeugt, ist dieser nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist mit aufzubewahren und für Prüfzwecke verfügbar zu machen (GoBD Rz. 130).

Wer schreibt die Verfahrensdokumentation?

Sie ist Pflicht des Steuerpflichtigen (GoBD Rz. 151). Ein Softwareanbieter kann Bausteine liefern, etwa zur eingesetzten Systemversion und zum Ablauf, die Verantwortung für das Gesamtdokument bleibt aber im Unternehmen. Für das ersetzende Scannen bieten die Kammern eine Mustervorlage an.

Wie lange bleiben digitale Rechnungen im Archiv?

Acht Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG); für Buchungsbelege gilt dieselbe Frist nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO. Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft.

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