Rechnungsprüfung: sachlich, rechnerisch, formal
Rechnungsprüfung ist kein Formalismus, sondern der verlässliche Prüfpfad, den § 14 Abs. 3 UStG von jedem Unternehmen verlangt. Dahinter liegen drei Prüfungen — und jede hat ihre eigene Fehlerquelle.
Stand: 07. August 2026
Warum geprüft wird
§ 14 Abs. 3 UStG verlangt, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit einer Rechnung gewährleistet sind. Wie das geschieht, bestimmt jedes Unternehmen selbst: „Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können."
Ein Prüfverfahren ist damit gesetzlich vorausgesetzt, in seiner Ausgestaltung aber frei. Wer nichts festlegt, hat kein Kontrollverfahren, sondern eine Gewohnheit — und die lässt sich in einer Außenprüfung nicht vorzeigen.
Formale Prüfung: stimmt das Dokument?
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, jeweils vollständig.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers.
- Ausstellungsdatum und fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer.
- Menge und handelsübliche Bezeichnung beziehungsweise Umfang und Art der Leistung.
- Leistungszeitpunkt oder, bei Anzahlungen, Zeitpunkt der Vereinnahmung.
- Aufgeschlüsseltes Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung.
- Bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger die Angabe „Gutschrift".
- Bis 250 Euro brutto genügen die vier Angaben nach § 33 UStDV — außer bei Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG.
Sachliche und rechnerische Prüfung: stimmt der Vorgang?
- Sachlich: Wurde die Leistung tatsächlich erbracht, in der bestellten Menge und Qualität? Der Abgleich mit Bestellung und Lieferschein ist der Kern des Prüfpfads.
- Sachlich: Passt der Preis zu Angebot, Vertrag oder Rahmenvereinbarung? Abweichungen gehören geklärt, bevor gebucht wird.
- Rechnerisch: Ergeben die Positionen die ausgewiesene Summe, und passt der Steuerbetrag zum genannten Steuersatz?
- Rechnerisch: Sind Skonto, Rabatte und im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen richtig berücksichtigt?
- Umsatzsteuerlich: Ist ein Hinweis auf Steuerbefreiung oder auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers erforderlich und vorhanden?
- Organisatorisch: Liegt dieselbe Rechnung schon vor? Doppelte Zahlungen entstehen fast immer aus zwei Eingangswegen für dasselbe Dokument.
Fristen, die den Prüflauf begrenzen
| Vorgang | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Kasseneinnahmen und Kassenausgaben festhalten | täglich | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO, GoBD Rz. 48 |
| Unbare Geschäftsvorfälle in Grundaufzeichnungen erfassen | innerhalb von 10 Tagen | GoBD Rz. 47 |
| Waren- und Kostenrechnungen ohne kontokorrentmäßige Erfassung | Begleichung innerhalb von 8 Tagen | GoBD Rz. 49, R 5.2 Abs. 1 EStR |
| Abstand zwischen Erfassung und Buchung | bis Ablauf des Folgemonats | GoBD Rz. 52 |
| Rechnungsstellung bei Leistungen an Unternehmer | 6 Monate | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
Was den Prüflauf trägt — und was ihn beschädigt
Trägt: Jede Rechnung bleibt mit ihrer Buchung verbunden. Beim elektronischen Beleg genügt die Verbindung mit einem Datensatz oder ein eindeutiger Index (GoBD Rz. 63, 64).
Trägt: Die Freigabeentscheidung wird mit Person und Zeitpunkt festgehalten. Nachvollziehbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist ist die Kernforderung der GoBD (Rz. 32, 33).
Trägt nicht: Stilles Überschreiben nach der Belegsicherung. Erfolgt sie unmittelbar nach Eingang, ist eine unprotokollierte Änderung nicht mehr zulässig (GoBD Rz. 52).
Trägt nicht: Prüfvermerke auf dem Papier, nachdem der Beleg erfasst wurde. Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen (GoBD Rz. 139).
Trägt nicht: Ablage geprüfter Rechnungen in einem Dateisystem ohne zusätzliche Maßnahmen — das erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht (GoBD Rz. 110).
Wenn die Prüfung einen Fehler findet
Der Weg ist die Berichtigung durch den Aussteller, dokumentiert mit Datum und Anlass. Ob eine Berichtigung auf den Zeitpunkt der ersten Rechnungserteilung zurückwirkt, ist umstritten: Der Europäische Gerichtshof hat das anerkannt, § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG bestimmt das Gegenteil.
Bei E-Rechnungen lohnt eine feinere Betrachtung. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet Formatfehler — ein Verstoß gegen die Syntax der Norm, dann liegt nur eine sonstige Rechnung vor —, Verstöße gegen Geschäftsregeln, die umsatzsteuerlich teils unbeachtlich bleiben, und inhaltliche Fehler wie einen falschen Steuersatz.
Eine Prüfliste ersetzt die Würdigung des Einzelfalls nicht. Reverse-Charge-Fälle, Auslandssachverhalte und Bauleistungen tragen eigene Anforderungen, die vor der ersten Buchung mit der Kanzlei zu klären sind.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 3 UStG — innerbetriebliches Kontrollverfahren und verlässlicher Prüfpfad
- § 14 Abs. 4 UStG und § 33 UStDV — Pflichtangaben und Kleinbetragsgrenze
- § 146 Abs. 1 Satz 2 AO sowie GoBD Rz. 47, 48, 49, 52 — Fristen der zeitgerechten Erfassung
- GoBD Rz. 32, 33, 63, 64 — Nachvollziehbarkeit und Verknüpfung von Beleg und Buchung
- GoBD Rz. 110, 131, 139 — Unveränderbarkeit, Empfangsformat, Medienbruch
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025, GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 — Fehlerklassen bei E-Rechnungen
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Was gehört zur formalen Rechnungsprüfung?
- Der Abgleich des Dokuments mit den Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG beziehungsweise, bis 250 Euro brutto, mit den vier Angaben des § 33 UStDV. Geprüft wird das Dokument, nicht der Vorgang — dafür sind die sachliche und die rechnerische Prüfung da.
- Was ist ein verlässlicher Prüfpfad?
- Die nachvollziehbare Verbindung zwischen Rechnung und tatsächlich erbrachter Leistung, wie sie § 14 Abs. 3 UStG verlangt. Die Form ist frei: In der Praxis ist es der dokumentierte Abgleich von Bestellung, Lieferschein oder Leistungsnachweis und Rechnung.
- Wie schnell muss eine Eingangsrechnung erfasst werden?
- Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von zehn Tagen in Grundaufzeichnungen zu erfassen (GoBD Rz. 47); zwischen Erfassung und Buchung darf nicht mehr als der Ablauf des Folgemonats liegen (Rz. 52). Rechnungen, die innerhalb von acht Tagen beglichen werden, müssen nicht kontokorrentmäßig erfasst werden (Rz. 49).
- Muss jede Rechnung von zwei Personen freigegeben werden?
- Eine gesetzliche Pflicht zum Vier-Augen-Prinzip gibt es nicht. Verlangt wird die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens (GoBD Rz. 32, 33). Wie viele Stufen sinnvoll sind, entscheidet Ihr internes Kontrollsystem — dokumentiert werden sollte die Entscheidung in jedem Fall.
- Darf ich die Rechnung nach der Prüfung ausdrucken und abheften?
- Ein Ausdruck ersetzt den elektronisch empfangenen Beleg nicht: Er ist im Empfangsformat aufzubewahren (GoBD Rz. 131). Nach dem Erfassen eines Papierbelegs gilt umgekehrt, dass nur noch elektronisch weitergearbeitet wird (Rz. 139).
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Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Digitale Rechnungsverarbeitung: Eingang bis ArchivWelche Anforderungen die GoBD an Belegsicherung, Erfassung, Verknüpfung, Unveränderbarkeit und Aufbewahrung digitaler Rechnungen stellen.
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