XRechnung: das Format hinter der Pflicht
Wer zum ersten Mal eine XRechnung öffnet, sieht Spitzklammern und fragt sich, ob etwas kaputt ist. Nichts ist kaputt: Das Format ist zum Verarbeiten gemacht, nicht zum Lesen. Diese eine Eigenschaft erklärt jede Folgefrage.
Stand: 08. August 2026
Ein Datensatz, kein Dokument
§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG definiert die E-Rechnung als Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht". Satz 6 Nr. 1 verlangt, dass dieses Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung nach der Richtlinie 2014/55/EU entspricht. XRechnung ist genau das: ein Datensatz nach dieser Norm, ohne Sichtkomponente.
Die Herkunft erklärt den Namen. Die Richtlinie verpflichtete öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen zu empfangen; XRechnung entstand als der deutsche Weg, diese Anforderung zu erfüllen. Seit die Pflicht im Geschäft zwischen Unternehmen greift, verlässt das Format die Verwaltung und landet im normalen Rechnungseingang.
Gegenüber einem PDF ist der Unterschied nicht die Übertragung, sondern die Struktur. Ein PDF ist nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG eine sonstige Rechnung — auch dann, wenn es per E-Mail kommt.
Der Weg einer XRechnung durch den Eingang
| Schritt | Worauf es ankommt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Annahme | Die Datei muss angenommen werden können; wo die Pflicht besteht, ist eine Zustimmung des Empfängers nicht erforderlich | § 14 Abs. 1 S. 5 UStG |
| Formale Prüfung | Verstößt die Datei gegen die Syntax der Norm, liegt keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung vor | BMF 15.10.2025 |
| Inhaltliche Prüfung | Verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung, festgelegt im eigenen Kontrollverfahren | § 14 Abs. 3 UStG |
| Aufbewahrung | Der strukturierte Teil bleibt erhalten und darf nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden | GoBD Rz. 125, 131 |
| Frist | Acht Jahre ab Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung | § 14b Abs. 1 S. 1 UStG |
Die Sichtansicht ist nicht der Beleg
Damit ein Mensch die Rechnung prüfen kann, erzeugen Programme eine lesbare Darstellung des Datensatzes. Diese Darstellung ist ein Hilfsmittel, kein Original. Elektronisch empfangene Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131 Satz 1), und der strukturierte Datenteil darf nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden (Rz. 125, Beispiel 10).
Umgekehrt verlangt niemand ein Bild. Seit der GoBD-Fassung vom 14. Juli 2025 gilt: Werden Belege als strukturierter Datensatz empfangen, „bedarf es abweichend zu § 147 Absatz 2 Nr. 1 AO keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung" (Rz. 118). Wer die Datei behält, hat alles; wer nur den Ausdruck behält, hat den Beleg verloren.
Fünf Entscheidungen im Rechnungseingang
Trägt nicht: Die Datei ausdrucken, das Blatt abheften und den Datensatz löschen. Das Empfangsformat ist aufzubewahren (GoBD Rz. 131 Satz 1), und die Formatumwandlung darf den strukturierten Teil nicht beseitigen (Rz. 125).
Trägt nicht: Eine XRechnung mit dem Hinweis zurückweisen, man arbeite nur mit PDF. Die Empfangspflicht besteht seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen.
Trägt nicht: Eine fehlerhafte Datei selbst korrigieren. Eine Änderung am empfangenen Datensatz ist eine Änderung am Beleg; einmal eingegangene Informationen dürfen nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben werden (GoBD Rz. 107, 108). Fordern Sie eine korrigierte Rechnung an.
Trägt: Eine Visualisierung für die sachliche Prüfung erzeugen, solange die empfangene Datei unverändert im Archiv bleibt.
Trägt: Den verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung über das eigene innerbetriebliche Kontrollverfahren herstellen — § 14 Abs. 3 UStG überlässt Ihnen ausdrücklich, wie.
Das Format ersetzt keine Angabe
Die Norm gibt vor, in welchen Feldern welche Information steht. Sie sagt nichts darüber, ob die Information richtig ist. Die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG — vollständiger Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, aufgeschlüsseltes Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag — bleiben unverändert zu erfüllen.
Deshalb sind zwei Prüfungen zu unterscheiden. Die technische Prüfung beantwortet, ob die Datei der Norm entspricht. Die inhaltliche Prüfung beantwortet, ob die Rechnung stimmt. Eine technisch einwandfreie Datei mit falscher Leistungsbeschreibung ist ein inhaltliches Problem und kein Formatproblem — und das Anwendungsschreiben vom 15. Oktober 2025 trennt beide Fehlerklassen bewusst, weil die Folgen für den Vorsteuerabzug unterschiedlich sind.
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Im öffentlichen Auftrag läuft der Versand regelmäßig über ein Eingangsportal des Auftraggebers, nicht über eine E-Mail-Adresse. Die Portale verlangen zusätzliche Angaben zur Zuordnung der Rechnung, etwa eine Leitweg-Identifikation, und sie prüfen die Datei vor der Annahme.
Welche Angaben genau verlangt werden, gibt der jeweilige Auftraggeber vor — meist bereits in den Vergabeunterlagen. Diese Vorgaben sind eine vertragliche Anforderung und stehen neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, nicht an ihrer Stelle.
Ob eine konkrete Datei die Anforderungen der Norm erfüllt, beantwortet nur die Prüfung des Datensatzes selbst. Im Zweifel klären Sie mit dem Aussteller, in welchem Format und Profil er übermittelt — das ist schneller erledigt als eine Diskussion über den Vorsteuerabzug im Nachhinein.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 1 Satz 3 bis 6 UStG — E-Rechnung, sonstige Rechnung, normkonformes Format, Zustimmung
- § 14 Abs. 3 UStG — Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit über innerbetriebliche Kontrollverfahren
- § 14 Abs. 4 UStG — Pflichtangaben; § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — acht Jahre Aufbewahrung
- Richtlinie 2014/55/EU — europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung
- GoBD Rz. 107, 108, 118, 125 und 131 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14.07.2025, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025, GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 — Format-, Geschäftsregel- und inhaltliche Fehler
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Was ist eine XRechnung?
- Ein strukturierter Rechnungsdatensatz, der der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung nach der Richtlinie 2014/55/EU entspricht. Damit ist sie eine E-Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG. Anders als ein PDF enthält sie keine Ansicht, sondern nur die Daten.
- Wie kann ich eine XRechnung lesen?
- Über eine Visualisierung: Ein Programm liest den Datensatz und stellt ihn als gewohnte Rechnung dar. Diese Darstellung ist ein Hilfsmittel für die Prüfung. Aufzubewahren ist der empfangene Datensatz, nicht die Ansicht (GoBD Rz. 131 Satz 1).
- Muss ich XRechnungen annehmen?
- Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Wo diese Pflicht besteht, ist die Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Übermittlung nach § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG gerade nicht erforderlich.
- Was archiviere ich von einer XRechnung?
- Den strukturierten Teil, unverändert und im Empfangsformat, acht Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Eine bildliche Wiedergabe ist bei strukturierten Datensätzen nicht erforderlich; verlangt wird nur die inhaltliche Übereinstimmung (GoBD Rz. 118).
- Ist XRechnung besser als das hybride Format?
- Beide erfüllen dieselbe Pflicht, sofern der Datensatz der Norm entspricht. Der Unterschied liegt in der Verpackung: XRechnung liefert nur die Daten, das hybride Format bettet denselben Datensatz zusätzlich in eine Sichtdatei ein. Für das Archiv ist in beiden Fällen der strukturierte Teil maßgeblich.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Muss eine Rechnung unterschrieben sein?Nein — § 14 Abs. 4 UStG führt die Unterschrift nicht auf. Was stattdessen verlangt wird, und die eine Ausnahme, in der ohne Unterschrift nichts geht.
- Steuernummer oder USt-IdNr. auf der Rechnung?Eine von beiden genügt: § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG stellt Steuernummer und USt-IdNr. gleich. Wann die Angabe entfällt und was ihr Fehlen kostet.
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