E-Rechnungspflicht im B2B: die Zeitschiene
Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Das entscheidet § 14 Abs. 1 UStG, und daraus folgt die ganze Zeitschiene: Empfangen können muss jedes inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025, ausstellen müssen zuerst die größeren — ab 2027.
Stand: 07. August 2026
Was eine E-Rechnung ist
§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG definiert sie als „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht". Satz 4 stellt daneben die sonstige Rechnung: jede Rechnung „in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier". Ein gescanntes oder gedrucktes PDF fällt damit unter Satz 4.
Das strukturierte Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung nach der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen (Satz 6 Nr. 1) oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein, sofern sich die erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein normkonformes oder interoperables Format extrahieren lassen (Satz 6 Nr. 2).
Die Zeitschiene
| Zeitraum | Was gilt | Fundstelle |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | Empfangspflicht für jedes inländische Unternehmen | § 14 Abs. 1 Satz 5, Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
| 1.1.2025 bis 31.12.2026 | Papier weiter zulässig; anderes elektronisches Format nur mit Zustimmung des Empfängers | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| 1.1.2027 bis 31.12.2027 | Papier nur noch bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| bis 31.12.2027 | Nicht normkonforme Formate zulässig, wenn per EDI übermittelt | § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG |
| ab 1.1.2028 | Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze | Ablauf der Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG |
Was die Empfangspflicht praktisch verlangt
- Der strukturierte Datensatz muss angenommen und verarbeitet werden können — die Zustimmung des Empfängers ist dort, wo die Pflicht besteht, gerade nicht erforderlich (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).
- Elektronisch empfangene Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131 Satz 1).
- Der strukturierte Datenteil darf nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden (GoBD Rz. 125, Beispiel 10).
- Der verlässliche Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung bleibt Pflicht — das Format ändert daran nichts (§ 14 Abs. 3 UStG).
- Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG).
Vier verbreitete Irrtümer
Trägt nicht: „Seit 2025 müssen alle E-Rechnungen versenden." Falsch: 2025 und 2026 besteht nur die Empfangspflicht, die Ausstellungspflicht ist über § 27 Abs. 38 UStG gestaffelt.
Trägt nicht: „Ein PDF ist eine E-Rechnung." Nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG ist es eine sonstige Rechnung — bis Ende 2026 zulässig, aber nur mit Zustimmung des Empfängers.
Trägt nicht: „Kleinunternehmer sind ausgenommen." Nur von der Ausstellungspflicht: § 34a UStDV lässt für sie immer die sonstige Rechnung zu. Die Empfangspflicht gilt auch für sie.
Trägt: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4 und § 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV).
Trägt: Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, lösen keine Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG und damit keine E-Rechnungspflicht aus.
Die Schwelle von 800.000 Euro
2027 trennt sich das Feld: Papier und nicht konforme Formate bleiben nur für Unternehmen zulässig, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat. Wer 2026 darüber liegt, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
Ab dem 1. Januar 2028 fällt die Schwelle weg. Dann gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen Umsätze zwischen Unternehmen. Stand August 2026 gibt es keinen Hinweis auf eine Verschiebung dieser Termine.
Was sich am Archiv geändert hat
Mit der GoBD-Fassung vom 14. Juli 2025 genügt bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG die Aufbewahrung des strukturierten Teils. Der menschenlesbare Teil ist nur zusätzlich aufzubewahren, „wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind" — genannt werden Buchungsvermerke und qualifizierte elektronische Signaturen (Rz. 131).
Für strukturierte Datensätze bedarf es zudem „keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung" (Rz. 118). Wer heute jede eingehende Rechnung zusätzlich als Bilddatei ablegt, tut mehr als verlangt — schadet damit aber nicht, solange der strukturierte Teil erhalten bleibt.
Ob Ihr Betrieb 2027 unter die Schwelle fällt, entscheidet der Gesamtumsatz des Vorjahres. Prüfen Sie das rechtzeitig — die Umstellung betrifft auch Stammdaten, Nummernkreise und die Abstimmung mit Lieferanten.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 1 UStG — Begriff der E-Rechnung, sonstige Rechnung, Zustimmung
- § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG — Rechnungspflicht im B2B und Ausnahme für steuerfreie Umsätze
- § 27 Abs. 38 UStG — Übergangsregelungen 2025 bis 2027 und die Schwelle von 800.000 Euro
- § 33 Satz 4, § 34 Abs. 1 Satz 2 und § 34a UStDV — Kleinbeträge, Fahrausweise, Kleinunternehmer
- GoBD Rz. 118, 125, 131 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14.07.2025, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024, GZ III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007 — erstes Anwendungsschreiben zur E-Rechnung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss ich seit 2025 E-Rechnungen ausstellen?
- Nein. Seit dem 1. Januar 2025 besteht die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Ausstellen müssen ab 2027 Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 alle (§ 27 Abs. 38 UStG).
- Ist ein PDF eine E-Rechnung?
- Nein. § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG ordnet Rechnungen in einem anderen elektronischen Format als sonstige Rechnungen ein. Bis Ende 2026 dürfen Sie ein PDF verwenden, brauchen dafür aber die Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
- Was gilt für Kleinunternehmer?
- § 34a UStDV bestimmt, dass Kleinunternehmerrechnungen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden dürfen. Von der Empfangspflicht befreit das nicht: Wer eine E-Rechnung erhält, muss sie annehmen und aufbewahren können.
- Brauche ich die Zustimmung des Empfängers?
- Nach § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG bedarf die elektronische Übermittlung der Zustimmung, „soweit keine Verpflichtung nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht". Wo die E-Rechnungspflicht greift, entfällt die Zustimmung also.
- Gilt die Pflicht auch gegenüber Privatkunden?
- Nein. § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG erfasst Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatpersonen bleiben davon unberührt.
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