Reisekostenabrechnung: der vollständige Ablauf

Die vier Kostenarten

Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Mehr Kategorien gibt es nicht, und sie lassen sich nicht mischen: Fahrt- und Übernachtungskosten werden nach tatsächlichem Aufwand oder nach festen Kilometersätzen angesetzt, Verpflegung ausschließlich pauschal (§ 9 Abs. 4a Satz 1 und 2 EStG), Nebenkosten nur gegen Nachweis.

Die zweite Weichenstellung liegt vor der Abrechnung: Es muss eine Auswärtstätigkeit vorliegen. Wer zur ersten Tätigkeitsstätte fährt, legt einen Arbeitsweg zurück — dafür gilt die Entfernungspauschale, nicht das Reisekostenrecht.

Die Sätze für Inlandsreisen 2026

Der Ablauf, Schritt für Schritt

• Reisedaten festhalten: Anlass, Ziel, Beginn und Ende jeweils mit Datum und Uhrzeit.
• Abwesenheitsdauer je Kalendertag bestimmen. Am An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise ist keine Mindestabwesenheit nötig, Voraussetzung ist die Übernachtung außerhalb der Wohnung.
• Gestellte Mahlzeiten erfassen und die Tagespauschale kürzen — auch das Frühstück aus der Hotelrechnung.
• Fahrtkosten ansetzen: tatsächliche Kosten oder Kilometersatz, gezählt werden die gefahrenen Kilometer für Hin- und Rückfahrt.
• Übernachtung mit der Rechnung belegen; die Pauschale von 20 EUR ist ausschließlich der Arbeitgebererstattung vorbehalten.
• Nebenkosten mit Beleg anhängen: Parken, Maut, Gepäck, beruflich veranlasste Telekommunikation.
• Freigeben, erstatten, ablegen. Die freigegebenen Erstattungen laufen üblicherweise als Sammelüberweisung aus dem eigenen Online-Banking.

Die Kürzung, die am häufigsten vergessen wird

Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, wird die Tagespauschale gekürzt: um 20 Prozent für ein Frühstück, um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Bezugsgröße ist immer die Pauschale für einen vollen Kalendertag, auch am An- oder Abreisetag, an dem nur 14 EUR angesetzt werden. Im Inland sind das 5,60 EUR und je 11,20 EUR (BMF 25.11.2020 Rz. 73).

Zwei Details entscheiden über die Höhe. Gekürzt wird auch dann, wenn die Mahlzeit gar nicht eingenommen wurde (BMF 25.11.2020 Rz. 75; BFH, Urteil vom 7.7.2020, VI R 16/18). Und steht das Frühstück nicht als eigene Position, sondern in einem Sammelposten der Hotelrechnung, ändert das an der Kürzung nichts.

Die Kürzung ist tagesbezogen und höchstens bis auf null Euro vorzunehmen. Ein negativer Betrag entsteht nie. Zahlt die oder der Mitarbeitende ein Entgelt für die Mahlzeit, mindert das den Kürzungsbetrag (§ 9 Abs. 4a Satz 10 EStG).

Typische Prüfungsschwerpunkte

Wann abgerechnet werden muss

Eine gesetzliche Frist für die Abgabe durch Mitarbeitende gibt es nicht. Fristen entstehen an zwei anderen Stellen: arbeitsvertraglich oder tariflich — und in der Buchführung.

Für unbare Geschäftsvorfälle gilt eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen als unbedenklich (GoBD Rz. 47). Geht der Abstand zwischen Erfassung und Buchung über den Ablauf des folgenden Monats hinaus, ist die Ordnungsmäßigkeit nur gewahrt, wenn die Vorgänge vorher vollständig in Grundaufzeichnungen erfasst wurden (GoBD Rz. 52).

Die Belege selbst sind Buchungsbelege. Sie sind acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind (§ 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO).

Bis wann muss eine Reisekostenabrechnung eingereicht werden?

Das Steuerrecht setzt dafür keine Frist. Verbindlich werden Fristen durch den Arbeitsvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder einen Tarifvertrag. Aus der Buchführung ergibt sich der praktische Rahmen: unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen erfassen, den Abstand zwischen Erfassung und Buchung nicht über den Ablauf des Folgemonats hinaus wachsen lassen (GoBD Rz. 47 und 52).

Welche Angaben braucht jede einzelne Reise?

Anlass und Ziel, Beginn und Ende mit Datum und Uhrzeit, die Abwesenheitsdauer je Kalendertag, alle gestellten Mahlzeiten und die Belege zu Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten. Die Uhrzeiten sind keine Formalie: An ihnen hängt, ob 14 EUR, 28 EUR oder nichts angesetzt werden.

Zählt ein Reisetag, an dem ich nur zwei Stunden unterwegs war?

Bei einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung ja: Für An- und Abreisetag ist keine Mindestabwesenheit erforderlich, es werden 14 EUR angesetzt (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG). Bei einer eintägigen Reise ohne Übernachtung nein — dort sind mehr als acht Stunden Abwesenheit die Schwelle.

Was passiert, wenn ein Beleg fehlt?

Dann kommt ein Eigenbeleg in Betracht; die GoBD sehen ihn ausdrücklich vor, wenn kein Fremdbeleg vorhanden ist (Rz. 61). Er kann den Betriebsausgabenabzug tragen, verschafft aber keinen Vorsteuerabzug, denn dieser setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).

Sind die Verpflegungspauschalen 2026 auf 16 und 32 Euro gestiegen?

Nein. Der Gesetzestext nennt weiterhin 28 Euro und 14 Euro (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG). Die höheren Beträge waren ein Gesetzentwurf, der nicht in Kraft getreten ist. Geändert hat sich 2026 die Entfernungspauschale für den Arbeitsweg, nicht die Verpflegung.

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