Eingangsrechnungen digitalisieren: Reihenfolge und Nachweis
Nicht jede Eingangsrechnung wird digitalisiert — manche ist es längst, und wer sie trotzdem durch den Scanner schickt, verliert genau den Teil, auf den es ankommt. Die Reihenfolge entscheidet: erst sortieren, dann erfassen, dann nachweisen.
Stand: 07. August 2026
Erst sortieren, dann scannen
Am Eingang liegen drei verschiedene Dinge, auch wenn alle drei „Rechnung" heißen. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Ein PDF im Postfach ist eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Nur die Papierrechnung ist der Fall, für den das Wort Digitalisieren im Wortsinn zutrifft.
Der teuerste Fehler passiert deshalb gleich am Anfang: Alles läuft durch denselben Ablauf, wird in ein Bildformat gebracht und abgelegt. Für die E-Rechnung ist das ein Verlust. Die GoBD sagen es in einem Beispiel ausdrücklich — der strukturierte Datenteil „darf nicht durch eine Formatumwandlung (z. B. in TIFF) gelöscht werden" (Rz. 125, Beispiel 10).
Praktisch heißt das: Die Weiche steht vor dem Scanner, nicht dahinter. Wer den Posteingang danach trennt, in welchem Format eine Rechnung ankommt, hat die Hälfte der späteren Diskussion erledigt.
Was von welchem Eingang übrig bleiben muss
- E-Rechnung: Der strukturierte Teil genügt. Der menschenlesbare Teil einer hybriden Rechnung ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen trägt, die für die Besteuerung von Bedeutung sind — genannt werden Buchungsvermerke und qualifizierte elektronische Signaturen (GoBD Rz. 131 in der Fassung vom 14.07.2025).
- Bei strukturierten Datensätzen verlangen die GoBD abweichend von § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO „keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung" (Rz. 118 n. F.). Ein Bild der E-Rechnung ist also keine Pflicht.
- PDF und andere elektronische Rechnungen: aufzubewahren in dem Format, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131 Satz 1). Eine Konvertierung ist nur unter den Voraussetzungen der Rz. 135 zulässig.
- Papier: bildliche Erfassung, deren Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt, wenn sie lesbar gemacht wird (GoBD Rz. 130). Erst danach darf das Papier vernichtet werden — und nur, soweit es nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren ist (Rz. 140).
- Volltext aus der Texterkennung: Wird er erzeugt, gehört er nach Verifikation und Korrektur über die gesamte Aufbewahrungsfrist mit in die Ablage und ist für Prüfzwecke verfügbar zu halten (GoBD Rz. 130).
Die Fristen, an denen der Ablauf hängt
| Vorgang | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Empfangene Rechnung aufbewahren, ab Schluss des Ausstellungsjahres | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG |
| Buchungsbeleg zur Rechnung aufbewahren | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Unbaren Geschäftsvorfall in Grundaufzeichnungen erfassen | 10 Tage | GoBD Rz. 47 |
| Abstand zwischen Erfassung und Buchung | Folgemonat | GoBD Rz. 52 |
| Verfahrensdokumentation aufbewahren | so lange wie der Beleg | GoBD Rz. 154 |
Erlaubt und nicht erlaubt
Trägt nicht: Eine E-Rechnung ausdrucken, einscannen und den strukturierten Datensatz verwerfen. Die Formatumwandlung darf ihn nicht löschen (GoBD Rz. 125, Beispiel 10).
Trägt nicht: Nach der Erfassung weiter auf dem Papier arbeiten. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit dort keine Bemerkungen und Ergänzungen mehr entstehen (GoBD Rz. 139).
Trägt nicht: Den Ordner im Dateisystem für ein Archiv halten. Er erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Maßnahmen greifen (GoBD Rz. 110).
Trägt: Mit Smartphone, Multifunktionsgerät oder Scan-Straße erfassen — die GoBD nennen diese Geräte ausdrücklich nebeneinander (Rz. 130).
Trägt: Die Kontierung elektronisch verknüpfen, statt sie auf den Beleg zu schreiben: die Verbindung mit einem Datensatz, ein eindeutiger Index oder ein Barcode genügt (GoBD Rz. 64).
Trägt: Im Ausland entstandene Belege dort erfassen, etwa Rechnungen einer Dienstreise (GoBD Rz. 130, 136).
Der Nachweis, den niemand von außen beisteuert
Digitalisieren ist eine Tätigkeit. Nachweisbar wird sie erst durch zwei Dokumente, die im Unternehmen entstehen müssen. Das erste ist die Organisationsanweisung nach GoBD Rz. 136: wer erfassen darf, zu welchem Zeitpunkt erfasst wird, welches Schriftgut erfasst wird, ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung verlangt ist, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit erfolgt und wie Fehler zu protokollieren sind.
Das zweite ist die Verfahrensdokumentation (GoBD Rz. 151). Sie muss „verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar" sein. Über die gesamte Aufbewahrungsfrist ist nachzuweisen, dass das dokumentierte Verfahren dem eingesetzten entspricht, ausdrücklich einschließlich der eingesetzten Programmversionen (Rz. 154).
Dazu kommt eine Anforderung, die im Umsatzsteuerrecht steht und im Scan-Gespräch fast immer untergeht. § 14 Abs. 3 UStG verlangt Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit; wie das erreicht wird, legt jeder Unternehmer selbst fest — „durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren […], die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können". Der Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung ist genau so ein Prüfpfad.
Die Erlaubnis, Papier zu vernichten, gilt nicht für Unterlagen, die nach anderen Vorschriften im Original bleiben müssen — Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss etwa, ebenso notarielle Urkunden und Wertpapiere. Ob ein einzelnes Dokument dazugehört, hängt vom Einzelfall ab und gehört geklärt, bevor der erste Beleg vernichtet wird.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 1 Satz 3 und 4 UStG — E-Rechnung und sonstige Rechnung; § 14 Abs. 3 UStG — innerbetriebliches Kontrollverfahren und verlässlicher Prüfpfad
- § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — acht Jahre ab Schluss des Ausstellungsjahres
- § 147 Abs. 3 Satz 1 und Satz 5 AO — Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege und Ablaufhemmung
- GoBD Rz. 47, 52, 64, 110, 130, 136, 139, 140, 151, 154 — Erfassung, Unveränderbarkeit, bildliche Erfassung, Verfahrensdokumentation
- BMF-Schreiben vom 14.07.2025, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088 — GoBD Rz. 118, 125 und 131 in neuer Fassung
- BStBK/DStV, Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, Version 2.1, Stand 27.02.2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss ich eine E-Rechnung noch einscannen?
- Nein. Sie ist bereits ein strukturierter Datensatz und wird in dieser Form aufbewahrt; bei strukturierten Datensätzen verlangen die GoBD nur inhaltliche, keine bildliche Übereinstimmung (Rz. 118 n. F.). Ausdrucken und Scannen erzeugt zusätzliche Arbeit und kann den strukturierten Teil kosten, den Rz. 125 ausdrücklich schützt.
- Darf ich den PDF-Teil einer hybriden Rechnung löschen?
- Seit der GoBD-Fassung vom 14. Juli 2025 genügt der strukturierte Teil. Der menschenlesbare Teil ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind; das Schreiben nennt Buchungsvermerke und qualifizierte elektronische Signaturen (Rz. 131 n. F.).
- Wie lange muss eine digitalisierte Eingangsrechnung aufbewahrt werden?
- Acht Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG); für Buchungsbelege gilt dieselbe Frist nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO. Die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Bundessteuerberaterkammer und DStV empfehlen in ihrer Muster-Verfahrensdokumentation, einheitlich mindestens zehn Jahre zugrunde zu legen.
- Reicht ein Ordner auf dem Netzlaufwerk?
- Regelmäßig nicht. GoBD Rz. 110 hält fest, dass die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt, soweit keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden. Als solche Maßnahmen nennt dieselbe Randziffer hardwaremäßige, softwaremäßige (Festschreibung, Protokollierung, Historisierung, Versionierung) und organisatorische Wege.
- Wann muss die Eingangsrechnung erfasst sein?
- Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von zehn Tagen in Grundaufzeichnungen zu erfassen (GoBD Rz. 47). Erfolgt die Belegsicherung unmittelbar nach Eingang im DV-System, stellt sich die Frage längerer Fristen nach Rz. 52 gar nicht erst — dann gilt allerdings auch, dass eine unprotokollierte Änderung nicht mehr zulässig ist.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStGZehn Angaben verlangt § 14 Abs. 4 UStG, vier genügen bis 250 Euro. Was jede Nummer bedeutet und was passiert, wenn eine davon fehlt.
- Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro nach § 33 UStDVBis 250 Euro brutto genügen vier Angaben. Was dabei entfällt, wo die Erleichterung nicht gilt und warum hier keine E-Rechnung verlangt wird.
- Digitale Belegerfassung: der Weg vom Foto zur BuchungZwischen Foto und Buchung liegen vier Pflichten: zeitgerecht erfassen, Format erhalten, Beleg und Buchung verknüpfen, Änderungen protokollieren.