Bis wann eine Rechnung gestellt werden muss
Sechs Monate. So lange darf sich eine Rechnung an einen anderen Unternehmer Zeit lassen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). In der Praxis reißt fast immer eine andere Frist zuerst — die des Empfängers.
Stand: 08. August 2026
Die gesetzliche Frist
§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG bindet die Rechnungspflicht an eine Konstellation: Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen. Dann ist binnen sechs Monaten nach Ausführung der Leistung abzurechnen. Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, lösen die Pflicht nicht aus.
Die Frist ist eine Pflicht des Leistenden, kein Ermessen. Sie beginnt mit der Ausführung der Leistung, nicht mit dem Zahlungseingang und nicht mit dem Monatsabschluss. Der verbreitete Satz „wir schreiben die Rechnung, wenn der Auftrag komplett abgearbeitet ist" trägt bei Teilleistungen deshalb nicht ohne Weiteres.
Seit dem 1. Januar 2025 hängt an derselben Vorschrift auch das Format: Sind leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig, ist die Rechnung als E-Rechnung auszustellen. Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 lässt § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG stattdessen Papier zu — oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format.
Fünf Fristen rund um dieselbe Rechnung
| Vorgang | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Rechnung an einen Unternehmer für dessen Unternehmen | 6 Monate | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
| Unbare Geschäftsvorfälle in Grundaufzeichnungen erfassen | 10 Tage | GoBD Rz. 47 |
| Abstand zwischen Erfassung und Buchung | bis Ablauf des Folgemonats | GoBD Rz. 52 |
| Aufbewahrung von Rechnungen und Rechnungsdoppeln | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Regelmäßige zivilrechtliche Verjährung | 3 Jahre | § 195, § 199 Abs. 1 BGB |
Warum die Sechsmonatsfrist selten die entscheidende ist
Sechs Monate klingen großzügig, aber der Empfänger arbeitet mit ganz anderen Zahlen. Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von zehn Tagen in Grundaufzeichnungen zu erfassen (GoBD Rz. 47). Zwischen Erfassung und Buchung darf nicht mehr liegen als der Ablauf des folgenden Monats (Rz. 52). Und die GoBD stellen den Grundsatz voran: Jede nicht durch die Verhältnisse des Betriebs zwingend bedingte Zeitspanne zwischen dem Vorgang und seiner Erfassung ist bedenklich (Rz. 47).
Praktisch heißt das: Wer eine Leistung im März erbringt und im August abrechnet, hält die Frist des § 14 Abs. 2 UStG ein und bringt den Kunden trotzdem in Erklärungsnot. Wer eine Eingangsrechnung erwartet und keine bekommt, klärt das deshalb im laufenden Monat und nicht im nächsten Quartal.
Für den Empfänger kommt der Vorsteuerabzug hinzu. Er setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Solange die Rechnung nicht da ist, gibt es nichts abzuziehen — ein Eigenbeleg trägt den Betriebsausgabenabzug, die Vorsteuer trägt er nicht.
Was zulässig ist und was nicht
Trägt: Monatliche Sammelrechnung über wiederkehrende Leistungen, solange die Sechsmonatsfrist des § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG eingehalten bleibt.
Trägt: Abschlags- oder Anzahlungsrechnung vor der Leistung. § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG sieht dafür den Zeitpunkt der Vereinnahmung als Angabe ausdrücklich vor.
Trägt nicht: Die Rechnung bis zum Jahresende sammeln. Die Frist läuft je Leistung, nicht je Geschäftsjahr.
Trägt nicht: Auf die Rechnung warten, ohne den Vorgang zu erfassen. Unbare Geschäftsvorfälle gehören innerhalb von zehn Tagen in die Grundaufzeichnungen (GoBD Rz. 47).
Trägt nicht: Eine bereits ausgestellte Rechnung nachträglich umdatieren. § 146 Abs. 4 AO verlangt, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt; Korrekturen laufen über eine Berichtigung, nicht über das Überschreiben.
Die Frist, die am Ende zählt: die Verjährung
Steuerlich darf eine Rechnung sechs Monate auf sich warten lassen. Zivilrechtlich läuft parallel die regelmäßige Verjährung von drei Jahren (§ 195 BGB), die nach § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen.
Eine Leistung aus 2026 verjährt danach regelmäßig mit Ablauf des 31. Dezember 2029 — unabhängig davon, wann die Rechnung geschrieben wurde. Wer eine vergessene Leistung im vierten Jahr entdeckt, hat kein Rechnungsproblem, sondern ein Forderungsproblem. Wann der Anspruch entstanden ist und ob Hemmungstatbestände greifen, ist eine Frage des Einzelfalls.
Die Sechsmonatsfrist knüpft an Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen an. Für Umsätze an Privatpersonen und für einzelne Leistungsarten gelten eigene Regeln, die von der Art der Leistung abhängen — das gehört vor der ersten Rechnung mit der Kanzlei geklärt.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und § 27 Abs. 38 UStG — Rechnungspflicht binnen sechs Monaten, Ausnahme für Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Übergangsregelungen zum Format
- § 14 Abs. 4 Nr. 3 und Nr. 6 UStG — Ausstellungsdatum und Leistungszeitpunkt
- GoBD Rz. 47, 49, 52 — zeitgerechte Erfassung, Achttageregel und der Abstand bis zum Ablauf des Folgemonats
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt den Besitz einer Rechnung voraus
- § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG und § 146 Abs. 4 AO — Aufbewahrung acht Jahre, Unveränderbarkeit
- § 195, § 199 Abs. 1 BGB — regelmäßige Verjährungsfrist und ihr Beginn
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Bis wann muss eine Rechnung gestellt werden?
- Bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen binnen sechs Monaten nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, besteht diese Pflicht nicht.
- Was passiert, wenn die Frist überschritten wird?
- Die Pflicht bleibt bestehen, und der Leistungsempfänger kann seinen Vorsteuerabzug bis dahin nicht ausüben — er setzt den Besitz einer Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Welche weiteren Folgen eine Fristüberschreitung im Einzelfall hat, klären Sie mit Ihrer Kanzlei.
- Wie schnell muss ich eine erhaltene Rechnung erfassen?
- Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von zehn Tagen in Grundaufzeichnungen zu erfassen (GoBD Rz. 47); zwischen Erfassung und Buchung darf nicht mehr als der Ablauf des Folgemonats liegen (Rz. 52). Waren- und Kostenrechnungen, die innerhalb von acht Tagen beglichen werden, müssen nicht kontokorrentmäßig erfasst werden (Rz. 49).
- Darf ich eine Rechnung rückdatieren, wenn ich sie vergessen habe?
- Nein. Das Ausstellungsdatum ist eine Pflichtangabe (§ 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG) und bezeichnet den Tag, an dem die Rechnung tatsächlich entstanden ist. Stellen Sie sie mit dem heutigen Datum aus und weisen Sie den Leistungszeitpunkt gesondert aus (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG).
- Ändert die E-Rechnungspflicht die Frist?
- Nein, sie ändert das Format. Die Sechsmonatsfrist steht unverändert in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 lässt § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG noch Papier zu; für 2027 gilt das nach Nummer 2 nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 800.000 Euro nicht überstieg.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
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