Rechnungen aus dem Ausland prüfen
Der häufigste Fehler bei einer Rechnung aus dem Ausland ist, sie an § 14 Abs. 4 UStG zu messen. Diese Vorschrift bindet den deutschen Aussteller. Was Sie prüfen müssen, ist etwas anderes — und in drei Punkten strenger.
Stand: 08. August 2026
Wonach sich eine Auslandsrechnung richtet
Welche Angaben ein ausländischer Lieferant auf seine Rechnung schreiben muss, bestimmt sein Recht, nicht das deutsche. Eine Rechnung aus Rotterdam oder Mailand ist deshalb nicht deshalb mangelhaft, weil sie keine deutsche Steuernummer trägt oder das Ausstellungsdatum anders formatiert.
Für Sie als Empfänger verschiebt sich damit die Prüffrage. Sie lautet nicht mehr „sind die zehn Angaben vollständig", sondern: Wer schuldet die Umsatzsteuer, und was heißt das für meine Buchung? Bei Leistungen im Sinne des § 13b UStG ist das der Leistungsempfänger — also Sie. Die Rechnung weist dann keine deutsche Umsatzsteuer aus; die zusätzlichen Pflichten in solchen Fällen regelt § 14a UStG.
Daraus folgt die erste harte Konsequenz: Steht auf einer Rechnung aus dem Ausland ein deutscher Steuerbetrag, ist das ein Prüfanlass und kein Geschenk. Vor der Buchung gehört geklärt, ob der Ausweis überhaupt zutrifft.
Was bei einer Auslandsrechnung anders ist
| Frage | Antwort | Fundstelle |
|---|---|---|
| Gilt die deutsche E-Rechnungspflicht? | nur, wenn beide Beteiligte im Inland ansässig sind | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
| Genügen die reduzierten Angaben bis 250 Euro? | nicht bei Leistungen nach §§ 3c, 6a, 13b UStG | § 33 Satz 3 UStDV |
| Deutscher Vorsteuerabzug aus ausländischer Steuer? | nein — der Abzug setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus | § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG |
| Wo ist die Rechnung aufzubewahren? | im Inland; bei vollständiger Fernabfrage auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet | § 14b Abs. 2 UStG |
| Wie lange? | 8 Jahre ab Schluss des Ausstellungsjahres | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
Die E-Rechnungspflicht greift hier nicht
Das ist die Entlastung, die viele Betriebe nicht kennen. § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG verlangt die E-Rechnung nur, „wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässig sind". Ein Lieferant in Wien oder Warschau erfüllt diese Voraussetzung nicht — von ihm dürfen Sie weiterhin ein PDF oder Papier annehmen.
Umgekehrt gilt dasselbe für Ihre Ausgangsrechnungen an ausländische Kunden: Die deutsche Ausstellungspflicht im strukturierten Format greift dort nicht. Ob im Empfängerland eigene Vorgaben bestehen, ist eine davon getrennte Frage.
Ein PDF aus dem Ausland bleibt damit eine sonstige Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG. Für die Aufbewahrung ändert das nichts: Eingehende elektronische Belege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131 Satz 1). Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht.
Fünf Punkte, an denen Auslandsbelege scheitern
Trägt nicht: Ausländische Umsatzsteuer als deutsche Vorsteuer ziehen. Der Abzug setzt eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Ob und wie ausländische Steuer erstattet wird, ist eine getrennte Frage mit eigenem Verfahren.
Trägt nicht: Belege vernichten, die für ein Vorsteuervergütungsverfahren gebraucht werden. Die Muster-Verfahrensdokumentation von BStBK und DStV verlangt, damit bis zum Abschluss des Verfahrens zu warten.
Trägt nicht: Die Kleinbetragserleichterung auf innergemeinschaftliche Fälle anwenden. Für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG gilt § 33 UStDV nicht (Satz 3).
Trägt nicht: Den Euro-Betrag auf den fremden Beleg schreiben. Die Wiedergabe muss beim Lesbarmachen bildlich mit dem Original übereinstimmen (GoBD Rz. 130); umgerechnet wird die Buchung, und der angesetzte Kurs gehört mit seiner Herkunft dokumentiert.
Trägt: Papierbelege, die im Ausland entstanden sind, dort erfassen. GoBD Rz. 130 und 136 nennen Belege über eine Dienstreise im Ausland ausdrücklich.
Bewirtung im Ausland: eine ausdrückliche Ausnahme
Für Bewirtungsbelege stellt das deutsche Recht hohe Anforderungen an die Rechnung — im Inland verlangt das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 bei Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion sogar eine maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und abgesicherte Rechnung.
Im Ausland wäre das oft nicht zu beschaffen, und das Schreiben sagt es selbst: Ist glaubhaft, dass eine detaillierte maschinelle Rechnung nicht zu erhalten war, genügt ausnahmsweise die ausländische Rechnung (Rn. 23). „Glaubhaft" heißt dabei nicht „unerwähnt" — die Umstände gehören auf den Eigenbeleg.
Ob ein Umsatz überhaupt in Deutschland steuerbar ist, wer die Steuer schuldet und welche Meldepflichten daran hängen, entscheidet sich am Einzelfall. Diese Seite ordnet die Belegfragen; die umsatzsteuerliche Würdigung gehört vor die erste Buchung und in die Hände Ihrer Kanzlei.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 1 Satz 4 und Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG — sonstige Rechnung und die Ansässigkeitsvoraussetzung der E-Rechnungspflicht
- § 33 Satz 3 UStDV — keine Kleinbetragserleichterung bei Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG sowie § 14b Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 UStG — Vorsteuerabzug, Aufbewahrungsfrist und Aufbewahrungsort
- GoBD Rz. 130, 131, 136 — bildliche Übereinstimmung, Empfangsformat und Erfassung im Ausland
- BStBK und DStV, Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, Version 2.1 vom 27.02.2026 — Belege im Vorsteuervergütungsverfahren
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 23 — ausländische Bewirtungsrechnung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Was muss auf einer Rechnung aus dem Ausland stehen?
- Die Pflichtangaben richten sich nach dem Recht des Ausstellerstaats, nicht nach § 14 Abs. 4 UStG. Prüfen Sie deshalb den Vorgang statt der Formalien: Aussteller und Empfänger, Leistung und Zeitpunkt, Betrag und Währung, und ob die Steuer im Inland vom Leistungsempfänger geschuldet wird (§ 13b UStG).
- Muss ein ausländischer Lieferant eine E-Rechnung schicken?
- Nein. § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG verlangt die E-Rechnung nur, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind. Von ausländischen Lieferanten dürfen Sie weiterhin Papier oder ein PDF annehmen.
- Kann ich ausländische Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen?
- Nicht im deutschen Voranmeldungsverfahren. Der Vorsteuerabzug setzt den Besitz einer nach §§ 14, 14a UStG ausgestellten Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Ob ausländische Steuer über ein Vergütungsverfahren erstattet wird, ist ein eigenes Verfahren mit eigenen Fristen und länderspezifischen Anforderungen.
- Darf ich eine ausländische Rechnung im Ausland aufbewahren?
- Grundsätzlich ist im Inland aufzubewahren. Bei vollständiger Fernabfrage, Download und Verwendbarkeit ist die Aufbewahrung auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet zulässig; liegt der Aufbewahrungsort nicht im Inland, ist er dem Finanzamt mitzuteilen (§ 14b Abs. 2 UStG).
- Wie gehe ich mit dem Fremdwährungsbetrag um?
- Der Beleg bleibt unverändert; umgerechnet wird die Buchung. Halten Sie zu jedem Beleg fest, welcher Kurs angesetzt wurde und woher er stammt. Welche Kursquelle für Ihren Betrieb maßgebend ist, klären Sie mit Ihrer Kanzlei — das hängt vom Einzelfall ab.
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