Auftragsbestätigung ist keine Rechnung
Eine Auftragsbestätigung nennt eine Leistung und einen Betrag — und sieht damit aus wie eine Rechnung. Sie ist keine. Der Unterschied kostet nichts, solange ihn jemand kennt, und den Vorsteuerabzug, sobald ihn niemand kennt.
Stand: 08. August 2026
Was die Auftragsbestätigung leistet
Die Auftragsbestätigung dokumentiert, dass ein Vertrag zustande gekommen ist: Der Anbieter bestätigt, was er zu welchem Preis bis wann liefert. Sie blickt nach vorn. Die Rechnung blickt zurück — sie rechnet über eine bereits erbrachte Leistung ab oder über eine Anzahlung, die bereits vereinnahmt wurde.
Steuerlich ist die Auftragsbestätigung damit ein Handels- oder Geschäftsbrief im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO. Aufbewahren müssen Sie sie also, buchen können Sie auf ihr nicht.
Der Test in vier Fragen
- Trägt das Dokument eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG)? Eine Auftrags- oder Angebotsnummer ist keine.
- Nennt es den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, bei Anzahlungen den Zeitpunkt der Vereinnahmung (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG)? Eine Auftragsbestätigung nennt einen künftigen Liefertermin — das ist etwas anderes.
- Ist das Entgelt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt und der Steuerbetrag gesondert ausgewiesen (§ 14 Abs. 4 Nr. 7 und 8 UStG)?
- Steht die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers darauf (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG)?
Was das für Vorsteuer und Buchung heißt
Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Eine Auftragsbestätigung erfüllt das nicht — auch dann nicht, wenn sie eine Umsatzsteuerzeile enthält und der Betrag längst überwiesen ist.
Wer auf eine Auftragsbestätigung hin zahlt, hat deshalb zwei offene Punkte: einen Zahlungsvorgang ohne Leistungsbeleg und einen Vorsteuerabzug, der erst mit der Rechnung entsteht. Beides löst sich, sobald die Rechnung da ist. Die Rechnungspflicht des Leistenden bleibt davon unberührt — bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ist binnen sechs Monaten abzurechnen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).
Ein Sonderfall wird oft mit der Auftragsbestätigung verwechselt: die Abschlags- oder Anzahlungsrechnung. Sie ist eine echte Rechnung. § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG sieht dafür ausdrücklich den Zeitpunkt der Vereinnahmung als Angabe vor. Wer eine Anzahlung ordnungsgemäß in Rechnung stellt, verschafft dem Kunden den Abzug.
Dokument und Aufbewahrungsfrist
| Dokument | Regelfrist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Angebot, Auftragsbestätigung, Bestellung | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Auftragsbestätigung mit Kontierungsvermerk und Verbuchung | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, GoBD Rz. 63 |
| Empfangene Rechnung und Rechnungsdoppel | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Frist zur Rechnungsstellung im B2B | 6 Monate | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
| Fristbeginn | Schluss des Kalenderjahres | § 147 Abs. 4 AO |
Wann sie doch zum Buchungsbeleg wird
Die GoBD beschreiben den Übergang präzise: Ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief wird „erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch" zum Buchungsbeleg (Rz. 63). Beim elektronischen Beleg genügt dafür die Verbindung mit einem Datensatz oder eine elektronische Verknüpfung über einen eindeutigen Index oder einen Barcode (Rz. 64).
Ab diesem Moment gilt für dasselbe Blatt Papier die Achtjahresfrist statt der Sechsjahresfrist. Und es gilt der Rest der GoBD mit: Die Ablage im Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden (Rz. 110).
Was in der Ablage trägt — und was nicht
Trägt: Die Auftragsbestätigung mit dem Vorgang verknüpfen, ohne sie zu buchen. Sie ist der Beleg für das, was vereinbart war — und damit ein Teil des verlässlichen Prüfpfads zwischen Rechnung und Leistung (§ 14 Abs. 3 UStG).
Trägt: Auf eine Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung hin zahlen und buchen. Sie ist eine Rechnung im Sinne des § 14 UStG.
Trägt nicht: Vorsteuer aus einer Auftragsbestätigung ziehen. Der Abzug setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
Trägt nicht: Die Auftragsbestätigung als Ersatzbeleg an die Kanzlei geben, weil die Rechnung fehlt. Fehlt ein Fremdbeleg, ist ein Eigenbeleg zu erstellen (GoBD Rz. 61) — die Auftragsbestätigung ist keiner von beiden.
Trägt nicht: Aus der Auftragsbestätigung selbst eine Rechnung machen, indem jemand eine Nummer ergänzt. Pflichtangaben ergänzt der Aussteller in einem eigenen Dokument.
Dieselbe Abgrenzung gilt für Angebot, Lieferschein, Bestellbestätigung eines Onlinehändlers, Zahlungsbeleg des Kartenterminals und Kontoauszug. Alle belegen etwas, keiner davon ist eine Rechnung im Sinne der §§ 14, 14a UStG.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 4 Nr. 2, 4, 6, 7 und 8 UStG — die Pflichtangaben, an denen sich Rechnung und Auftragsbestätigung unterscheiden
- § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG — Rechnungspflicht binnen sechs Monaten
- § 14 Abs. 3 UStG — innerbetriebliches Kontrollverfahren und verlässlicher Prüfpfad
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus
- § 147 Abs. 1, Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO sowie § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — Unterlagenkategorien, Fristen und Fristbeginn
- GoBD Rz. 61, 63, 64, 110 — Belegfunktion, Kontierungsvermerk, elektronische Verknüpfung, Unveränderbarkeit
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Ist eine Auftragsbestätigung eine Rechnung?
- Nein. Sie bestätigt einen Vertragsschluss, rechnet aber keine erbrachte Leistung ab. Ihr fehlen regelmäßig die fortlaufende Rechnungsnummer (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG) und der Leistungszeitpunkt (Nr. 6). Für den Vorsteuerabzug genügt sie deshalb nicht.
- Kann ich auf eine Auftragsbestätigung hin zahlen?
- Zivilrechtlich kann eine Zahlungspflicht auch ohne Rechnung bestehen; das richtet sich nach dem Vertrag. Steuerlich fehlt Ihnen bis zur Rechnung der Vorsteuerabzug, weil § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG den Besitz einer Rechnung nach §§ 14, 14a UStG verlangt.
- Wie lange muss ich Auftragsbestätigungen aufbewahren?
- Als Handels- oder Geschäftsbrief sechs Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 Satz 1 AO), gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO). Wird die Auftragsbestätigung kontiert und verbucht, wird sie zum Buchungsbeleg und ist acht Jahre aufzubewahren.
- Was unterscheidet sie von einer Abschlagsrechnung?
- Die Abschlagsrechnung rechnet über eine Anzahlung ab und trägt alle Pflichtangaben, einschließlich des Zeitpunkts der Vereinnahmung (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG). Sie ist eine Rechnung und trägt den Vorsteuerabzug; die Auftragsbestätigung tut beides nicht.
- Der Lieferant schickt nur Auftragsbestätigungen — was tun?
- Fordern Sie die Rechnung an und halten Sie die Anforderung fest. Bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen besteht eine Rechnungspflicht binnen sechs Monaten (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Bis dahin erfassen Sie den Vorgang, ziehen aber keine Vorsteuer.
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