Wann eine Rechnung verjährt
Verjährt ist nicht die Rechnung, sondern der Anspruch, über den sie abrechnet. Die Regelfrist beträgt drei Jahre, sie beginnt aber nicht am Rechnungsdatum — und sie endet nicht dort, wo die Aufbewahrungspflicht endet.
Stand: 08. August 2026
Die Regel in zwei Paragrafen
§ 195 BGB setzt die regelmäßige Verjährungsfrist auf drei Jahre. § 199 Abs. 1 BGB sagt, wann sie beginnt: mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen.
Rechenbeispiel: Sie liefern im März 2026, der Zahlungsanspruch entsteht 2026. Die Frist läuft ab dem 31. Dezember 2026 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Für die gesamte Jahresstaffel gilt damit derselbe Endtermin — Januar- und Dezemberforderungen verjähren am selben Tag.
Unabhängig von jeder Kenntnis endet die Verjährung spätestens zehn Jahre nach der Entstehung des Anspruchs (§ 199 Abs. 4 BGB). Diese Höchstfrist ist der Grund, warum ein vergessener Vorgang nicht ewig lebt.
Fristen, die zu derselben Rechnung nebeneinander laufen
| Frist | Dauer | Fundstelle |
|---|---|---|
| Regelmäßige Verjährung des Zahlungsanspruchs | 3 Jahre | § 195 BGB |
| Beginn: Schluss des Jahres der Entstehung und Kenntnis | ab 31.12. | § 199 Abs. 1 BGB |
| Kenntnisunabhängige Höchstfrist ab Entstehung | 10 Jahre | § 199 Abs. 4 BGB |
| Frist zur Ausstellung der Rechnung im B2B | 6 Monate | § 14 Abs. 2 S. 2 UStG |
| Aufbewahrung von Rechnungen ab Schluss des Ausstellungsjahres | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 S. 1 UStG |
| Aufbewahrung von Buchungsbelegen | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 S. 1 AO |
Verjährt heißt nicht erloschen
Der Anspruch bleibt bestehen. § 214 Abs. 1 BGB gibt dem Schuldner lediglich das Recht, die Leistung dauerhaft zu verweigern — und dieses Recht muss er selbst geltend machen. Ein Gericht prüft die Verjährung nicht von Amts wegen; wer die Einrede nicht erhebt, zahlt.
Umgekehrt ist Gezahltes gezahlt: Was zur Befriedigung eines verjährten Anspruchs geleistet wurde, kann nicht zurückgefordert werden, auch wenn die Zahlung in Unkenntnis der Verjährung erfolgte (§ 214 Abs. 2 BGB).
Für die Buchhaltung folgt daraus ein nüchterner Umgang mit alten offenen Posten: Ein verjährter Posten ist nicht automatisch wertlos, aber er ist nicht mehr durchsetzbar, sobald sich der Schuldner darauf beruft.
Was den Lauf beeinflusst — und was nicht
Trägt nicht: Auf die Mahnung vertrauen. Eine Mahnung, auch die dritte, hemmt die Verjährung nicht. Die Hemmung knüpft an Rechtsverfolgungsmaßnahmen an, etwa an die Klage oder die Zustellung eines Mahnbescheids (§ 204 Abs. 1 BGB).
Trägt nicht: Die Frist über das Rechnungsdatum steuern. Maßgeblich ist die Entstehung des Anspruchs, nicht der Tag, an dem Sie die Rechnung geschrieben haben (§ 199 Abs. 1 BGB). Wer spät fakturiert, gewinnt keine Zeit.
Trägt nicht: Nach drei Jahren die Unterlagen vernichten. Die steuerliche Aufbewahrung läuft eigenständig weiter und endet ohnehin nicht, solange die Festsetzungsfrist läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Trägt: Auf ein Anerkenntnis achten: Zahlt der Schuldner einen Abschlag, leistet er eine Sicherheit oder erkennt er den Anspruch sonst an, beginnt die Verjährung neu (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB).
Trägt: Verhandlungen dokumentieren. Solange zwischen den Parteien Verhandlungen über den Anspruch schweben, ist die Verjährung gehemmt (§ 203 BGB) — der Zeitraum zählt nicht mit.
Die Sechsmonatsfrist ist keine Verjährungsfrist
Häufig wird die Rechnungsstellungsfrist des Umsatzsteuerrechts mit der Verjährung verwechselt. § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG verlangt bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen eine Rechnung binnen sechs Monaten nach Ausführung der Leistung. Das ist eine steuerliche Pflicht, keine Grenze für den zivilrechtlichen Zahlungsanspruch.
Wer die sechs Monate reißt, verliert seine Forderung also nicht. Er verstößt gegen eine steuerliche Pflicht — und verschlechtert nebenbei seine Lage im Streitfall, weil eine spät gestellte Rechnung Rückfragen zur Leistung provoziert, die drei Jahre später niemand mehr beantworten kann.
Warum die Akte länger bleibt als der Anspruch
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurden (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Für Buchungsbelege gilt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz dieselbe Frist (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Die Verjährung des Anspruchs ändert daran nichts.
Zusätzlich läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, „soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist" (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Eine laufende Außenprüfung, ein Einspruch oder ein Klageverfahren können den Zeitraum um Jahre verschieben.
Praktisch heißt das: Der Streit um die Forderung ist nach drei Jahren erledigt, die Nachweispflicht nicht. Ein Löschkonzept, das sich an der Verjährung orientiert, ist zu kurz gebaut.
Für einzelne Vertragstypen gelten abweichende Regeln zur Fälligkeit und damit zum Fristbeginn, und Verträge können eigene Ausschlussfristen enthalten. Ob eine konkrete Forderung verjährt ist, ist eine Rechtsfrage des Einzelfalls und gehört vor die Abschreibung geklärt.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 195 BGB — regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren
- § 199 Abs. 1 und Abs. 4 BGB — Fristbeginn zum Schluss des Jahres, kenntnisunabhängige Höchstfrist
- § 203, § 204 Abs. 1 und § 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB — Hemmung durch Verhandlungen und Rechtsverfolgung, Neubeginn durch Anerkenntnis
- § 214 Abs. 1 und 2 BGB — Leistungsverweigerungsrecht, keine Rückforderung des Geleisteten
- § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG — Rechnung binnen sechs Monaten; § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — acht Jahre Aufbewahrung
- § 147 Abs. 3 Satz 1 und Satz 5 AO — acht Jahre für Buchungsbelege, kein Fristablauf bei laufender Festsetzungsfrist
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Wann verjährt eine offene Rechnung?
- In der Regel drei Jahre nach dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie von den Umständen Kenntnis hatten (§ 195, § 199 Abs. 1 BGB). Eine Forderung aus dem Jahr 2026 verjährt danach mit Ablauf des 31. Dezember 2029 — unabhängig davon, ob sie im Januar oder im Dezember entstanden ist.
- Hemmt eine Mahnung die Verjährung?
- Nein. Mahnungen halten den Vorgang wach, aber sie hemmen die Verjährung nicht. Dafür braucht es eine Rechtsverfolgungsmaßnahme nach § 204 Abs. 1 BGB, etwa die Zustellung eines Mahnbescheids oder die Klage. Verhandlungen über den Anspruch hemmen sie dagegen (§ 203 BGB).
- Muss ich eine verjährte Rechnung noch bezahlen?
- Der Anspruch besteht fort, der Schuldner darf die Leistung nach § 214 Abs. 1 BGB aber dauerhaft verweigern. Er muss sich darauf berufen — von selbst berücksichtigt das niemand. Wer trotz Verjährung zahlt, kann das Gezahlte nicht zurückfordern (§ 214 Abs. 2 BGB).
- Verlängert eine späte Rechnung die Frist?
- Nein. Der Fristlauf knüpft an die Entstehung des Anspruchs und Ihre Kenntnis an, nicht an das Rechnungsdatum (§ 199 Abs. 1 BGB). Unabhängig davon verlangt § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG im Geschäft zwischen Unternehmen eine Rechnung binnen sechs Monaten nach Ausführung der Leistung.
- Darf ich Unterlagen nach Ablauf der Verjährung vernichten?
- Nein. Rechnungen und Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO), gerechnet ab dem Schluss des jeweiligen Kalenderjahres. Die Frist läuft zudem nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für die betroffenen Steuern läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
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