Abschlagsrechnung und Schlussrechnung
Der teuerste Fehler bei Abschlagsrechnungen passiert am Ende: Die Schlussrechnung weist die volle Leistung samt Steuer aus, obwohl die Abschläge längst abgerechnet und versteuert waren. Der doppelt ausgewiesene Betrag wird geschuldet — bis er berichtigt ist.
Stand: 08. August 2026
Die Norm, die alles trägt
§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG stellt die Abrechnung über eine noch nicht ausgeführte Leistung der gewöhnlichen Rechnung gleich: Wird das Entgelt oder ein Teil davon vor Ausführung der Leistung vereinnahmt, gelten die Absätze 1 bis 4 sinngemäß. Eine Abschlags- oder Anzahlungsrechnung braucht deshalb dieselben Pflichtangaben wie jede andere Rechnung — Steuernummer, fortlaufende Nummer, Leistungsbeschreibung, aufgeschlüsseltes Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.
Satz 2 derselben Vorschrift regelt die Rückseite: In der Endrechnung sind die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen erteilt worden sind. Diese Absetzung ist keine Buchhaltungskosmetik, sondern die gesetzliche Voraussetzung dafür, dass am Ende genau einmal Umsatzsteuer im Raum steht.
Wann die Steuer entsteht — und wann die Vorsteuer
Beim Leistenden entsteht die Steuer für eine Anzahlung nicht erst mit der Leistung, sondern mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Teilentgelt vereinnahmt wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Das gilt auch für Unternehmen, die ihre Umsätze nach vereinbarten Entgelten versteuern.
Beim Empfänger sind zwei Bedingungen zu erfüllen, nicht eine: § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG lässt den Abzug aus einer Anzahlung zu, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet worden ist. Wer die Abschlagsrechnung erhält, aber erst im Folgemonat überweist, zieht die Vorsteuer im Monat der Zahlung — nicht im Monat des Rechnungsdatums.
Praktisch heißt das: Bei Abschlägen ist der Zahlungszeitpunkt ein Buchungsdatum. Er gehört zum Beleg, nicht in eine Nebenliste.
Werte und Fundstellen
| Gegenstand | Regel | Fundstelle |
|---|---|---|
| Abschlagsrechnung über eine noch nicht ausgeführte Leistung | Pflichtangaben wie jede Rechnung | § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG |
| Steuer beim Leistenden | mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung | § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG |
| Vorsteuer beim Empfänger | Rechnung und geleistete Zahlung | § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG |
| Zeitpunkt der Vereinnahmung als Pflichtangabe | sofern er feststeht | § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG |
| Schlussrechnung | Teilentgelte und deren Steuer absetzen | § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG |
| Zu hoch ausgewiesener Steuerbetrag | wird geschuldet, bis berichtigt | § 14c Abs. 1 UStG |
| Aufbewahrung von Abschlags- und Schlussrechnung | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
Was trägt und was bricht
Trägt: Die Schlussrechnung nennt die Gesamtleistung und zieht darunter jede einzelne Abschlagsrechnung mit Nummer, Datum, Nettobetrag und Steuerbetrag ab. Die verbleibende Zahllast steht am Ende.
Trägt: Abschlagsrechnung und Schlussrechnung bleiben elektronisch verknüpft. Die GoBD verlangen die progressive und retrograde Prüfbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist (Rz. 32, 33); beim elektronischen Beleg genügt dafür ein eindeutiger Index oder die Verbindung mit einem Datensatz (Rz. 63, 64).
Trägt nicht: Schlussrechnung über den vollen Betrag, ohne die Abschläge abzusetzen. Der zu viel ausgewiesene Steuerbetrag wird nach § 14c Abs. 1 UStG geschuldet.
Trägt nicht: Nur die Restsumme in der Schlussrechnung, ohne die Gesamtleistung zu zeigen. Dann fehlt der Zusammenhang, und der Empfänger kann seinen Abzug nicht nachvollziehen.
Trägt nicht: Eine Zahlungsaufforderung ohne Pflichtangaben als Abschlagsrechnung behandeln. Ohne die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG entsteht kein Vorsteuerabzug beim Empfänger.
Zivilrechtlich ist die Abschlagszahlung eine andere Frage
Ob überhaupt ein Abschlag verlangt werden darf, entscheidet nicht das Umsatzsteuerrecht, sondern der Vertrag. § 632a BGB gibt dem Unternehmer beim Werkvertrag einen Anspruch auf Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der erbrachten und geschuldeten Leistungen. Beim Bauvertrag knüpft § 650g Abs. 4 BGB die Fälligkeit der Vergütung zusätzlich an eine prüffähige Schlussrechnung.
Beides läuft neben der Steuer her und wird in der Praxis gern vermengt. Ein Abschlagsplan im Vertrag ersetzt keine Abschlagsrechnung, und eine prüffähige Schlussrechnung im Sinne des BGB ist nicht automatisch eine Endrechnung im Sinne des § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG.
Was der Beleglauf können muss
- Jede Abschlagsrechnung liegt als eigener Beleg vor, nicht als Position in einer Übersicht — sie ist einzeln aufbewahrungspflichtig (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG).
- Der Zahlungseingang beziehungsweise -ausgang ist dem jeweiligen Abschlag zugeordnet, weil er über den Zeitpunkt von Steuer und Vorsteuer entscheidet.
- Die Schlussrechnung verweist auf jede vorangegangene Abschlagsrechnung mit ihrer Nummer. Ohne diesen Verweis lässt sich die Absetzung nicht prüfen.
- Wird ein Abschlag storniert oder gekürzt, bleiben beide Fassungen erhalten. Ein stilles Überschreiben verletzt die Unveränderbarkeit (GoBD Rz. 107, 108, 111).
- Im B2B-Bereich sind Abschlagsrechnungen Rechnungen wie jede andere — die Übergangsfristen zur E-Rechnung nach § 27 Abs. 38 UStG gelten für sie ebenso.
Ob im Einzelfall eine Anzahlung, eine Teilleistung oder eine abgeschlossene Leistung vorliegt, entscheidet über den Zeitpunkt der Steuer. Die Abgrenzung hängt am Vertrag und gehört vor der ersten Rechnung mit Ihrer Kanzlei geklärt.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 5 UStG — Rechnungen über Anzahlungen und Absetzung in der Endrechnung
- § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG — Zeitpunkt der Vereinnahmung als Pflichtangabe
- § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG — Steuerentstehung bei vereinnahmten Teilentgelten
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG — Vorsteuerabzug erst mit Rechnung und Zahlung
- § 14c Abs. 1 UStG — zu hoch ausgewiesene Steuer, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — Aufbewahrung
- § 632a BGB, § 650g Abs. 4 BGB — Abschlagszahlung und prüffähige Schlussrechnung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Ist eine Abschlagsrechnung dasselbe wie eine Anzahlungsrechnung?
- Umsatzsteuerlich werden beide gleich behandelt: Es geht um ein Entgelt oder Teilentgelt, das vor Ausführung der Leistung vereinnahmt wird (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG). Der Begriff Abschlagsrechnung stammt aus dem Werkvertragsrecht und bezieht sich auf bereits erbrachte Teile der Leistung, die Anzahlung meist auf eine Vorauszahlung. Für die Pflichtangaben und die Steuerentstehung macht das keinen Unterschied.
- Wann darf ich die Vorsteuer aus einer Abschlagsrechnung ziehen?
- Erst wenn beides vorliegt: die Rechnung mit gesondert ausgewiesener Steuer und die geleistete Zahlung (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG). Bei allen anderen Rechnungen genügt der Rechnungsbesitz, hier nicht.
- Was passiert, wenn die Schlussrechnung die Abschläge nicht absetzt?
- Dann ist die Umsatzsteuer zweimal ausgewiesen. Den zu hoch ausgewiesenen Betrag schuldet der Aussteller nach § 14c Abs. 1 UStG, bis er die Rechnung gegenüber dem Empfänger berichtigt. Der Empfänger darf aus dem überhöhten Ausweis keine zusätzliche Vorsteuer ziehen.
- Muss die Schlussrechnung jede einzelne Abschlagsrechnung nennen?
- Das Gesetz verlangt, dass die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abgesetzt werden (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). In der Praxis wird das durch die Auflistung mit Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag und Steuerbetrag erfüllt — nur so ist die Absetzung nachprüfbar.
- Wie lange muss ich Abschlagsrechnungen aufbewahren?
- Acht Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Die Schlussrechnung allein genügt nicht: Ohne die Abschlagsrechnungen ist die Absetzung in der Schlussrechnung nicht belegt.
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