Proforma-Rechnung: wozu sie dient und was sie nicht ist
Die Proforma-Rechnung sieht aus wie eine Rechnung und heißt fast so. Umsatzsteuerlich ist sie keine: Sie rechnet nicht über eine ausgeführte Leistung ab, sondern kündigt eine an. Aus diesem einen Unterschied folgt alles Weitere.
Stand: 08. August 2026
Wozu sie in der Praxis dient
Drei Anlässe decken fast alle Fälle ab. Erstens die Vorkasse: Der Kunde soll vor der Lieferung zahlen und braucht dafür ein Dokument mit Betrag, Zahlungsziel und Bankverbindung. Zweitens die Warensendung ohne Kaufpreis — Muster, Ersatzteile, Rücksendungen —, bei der für die Abfertigung ein Wert zu beziffern ist. Drittens die interne Freigabe beim Empfänger, der ein Papier mit einer Summe braucht, bevor er bestellt.
In allen drei Fällen ist das Dokument eine Ankündigung. Es entsteht, bevor die Leistung ausgeführt ist — und genau das trennt es von der Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts.
Warum daraus kein Vorsteuerabzug folgt
Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Eine Proforma-Rechnung erfüllt den Angabenkatalog des § 14 Abs. 4 UStG typischerweise nicht — und selbst wenn sie ihn formal abbildet, rechnet sie über eine noch nicht ausgeführte Leistung ab.
Wer die Vorsteuer aus einer Anzahlung ziehen will, braucht deshalb ein anderes Dokument: eine Rechnung über die Zahlung vor Ausführung der Leistung. § 14 Abs. 5 UStG erklärt die Absätze 1 bis 4 dafür ausdrücklich für anwendbar. Der Abzug ist dann möglich, sobald die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet ist (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG).
Vier Dokumente, die im Eingang verwechselt werden
| Dokument | Vorsteuerabzug | Fundstelle |
|---|---|---|
| Proforma-Rechnung — Ankündigung ohne Abrechnung über eine ausgeführte Leistung | nein | § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 S. 2 UStG |
| Rechnung mit den Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG | ja | § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 UStG |
| Rechnung über eine Anzahlung mit gesondert ausgewiesener Steuer | ja, nach Zahlung | § 14 Abs. 5, § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 S. 3 UStG |
| Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto | ja, mit vier Angaben | § 33 UStDV |
Die Fehler, die Geld kosten
Trägt nicht: Auf der Proforma-Rechnung die Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Wer einen Steuerbetrag gesondert ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG).
Trägt nicht: Eine eingegangene Proforma-Rechnung als Eingangsrechnung buchen und Vorsteuer ziehen. Der Abzug setzt eine Rechnung nach den §§ 14, 14a UStG voraus.
Trägt nicht: Nach Zahlung und Lieferung keine ordentliche Rechnung nachreichen. Die Pflicht zur Rechnungsstellung im Geschäft zwischen Unternehmen bleibt bestehen — binnen sechs Monaten nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).
Trägt: Das Dokument klar als Proforma kennzeichnen, ohne gesonderten Steuerausweis, mit dem Hinweis, dass die Rechnung nach Ausführung der Leistung folgt.
Trägt: Soll der Kunde die Vorsteuer schon aus der Vorauszahlung ziehen, statt der Proforma eine Rechnung über die Anzahlung ausstellen (§ 14 Abs. 5 UStG).
Was im Eingang mit ihr geschieht
Eine Proforma-Rechnung ist zunächst ein Geschäftsbrief. Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 Satz 1 AO), gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres des Empfangs oder der Absendung (§ 147 Abs. 4 AO).
Sie kann diesen Status wechseln. Die GoBD stellen fest, dass ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief „erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch" zum Buchungsbeleg wird (Rz. 63). Wird die Proforma-Rechnung zur Grundlage einer Buchung — etwa der geleisteten Anzahlung —, gilt für sie die Achtjahresfrist des § 147 Abs. 3 Satz 1 AO.
Praktisch trennen Sie den Vorgang am besten in der Ablage: Die Zahlung belegt der Kontoauszug, die Leistung belegt die spätere Rechnung. Wer die Proforma an der Stelle der Rechnung ablegt, findet zwei Jahre später ein Dokument, das den Vorsteuerabzug nicht trägt — und niemand erinnert sich, ob die richtige Rechnung je kam.
Und die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung knüpft an die Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG an. Eine Proforma-Rechnung löst diese Pflicht nicht aus und ist deshalb auch nicht in einem strukturierten Format auszustellen.
Die Rechnung, die danach folgt, ist es sehr wohl: Für sie gilt die Zeitschiene des § 27 Abs. 38 UStG — Papier und nicht normkonforme Formate bis Ende 2026 unbeschränkt, 2027 nur noch unterhalb der Umsatzschwelle von 800.000 Euro, ab 2028 gar nicht mehr. Wer heute Vorkasse per Proforma abwickelt, sollte den zweiten Schritt bis dahin geklärt haben.
Für Warensendungen über die Zollgrenze richten sich Inhalt und Form des Dokuments nach den Vorgaben der Zollabfertigung und des Bestimmungslandes. Das ist eine eigene Rechtsmaterie und nicht Gegenstand dieser Übersicht.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 4 UStG — Pflichtangaben einer Rechnung
- § 14 Abs. 5 UStG — Rechnungen über Zahlungen vor Ausführung der Leistung
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Sätze 2 und 3 UStG — Rechnung als Voraussetzung des Vorsteuerabzugs, Anzahlungen
- § 14c Abs. 2 UStG — unberechtigter Steuerausweis
- § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und § 27 Abs. 38 UStG — Rechnungspflicht binnen sechs Monaten, Übergangsregelungen zur E-Rechnung
- § 147 Abs. 1, 3 und 4 AO sowie GoBD Rz. 63 — Aufbewahrungsfristen, Geschäftsbrief und Buchungsbeleg
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Ist eine Proforma-Rechnung eine Rechnung?
- Umsatzsteuerlich nicht. Sie rechnet nicht über eine ausgeführte Leistung ab und erfüllt den Angabenkatalog des § 14 Abs. 4 UStG regelmäßig nicht. Sie ist ein Geschäftsbrief mit einer angekündigten Summe — nützlich für Vorkasse und Abfertigung, aber ohne die Rechtsfolgen einer Rechnung.
- Kann ich daraus Vorsteuer ziehen?
- Nein. § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG verlangt für den Vorsteuerabzug den Besitz einer nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellten Rechnung. Wollen Sie die Vorsteuer bereits aus einer Vorauszahlung ziehen, brauchen Sie eine Rechnung über die Anzahlung nach § 14 Abs. 5 UStG; abziehbar ist sie, sobald Rechnung und Zahlung vorliegen.
- Darf ich auf einer Proforma-Rechnung Umsatzsteuer ausweisen?
- Das ist der riskante Weg. § 14c Abs. 2 UStG lässt denjenigen den ausgewiesenen Betrag schulden, der Steuer gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist. Üblich ist deshalb, den Betrag ohne gesonderten Steuerausweis anzugeben und die Rechnung nach Ausführung der Leistung nachzureichen.
- Muss ich eine Proforma-Rechnung aufbewahren?
- Ja. Als Handels- oder Geschäftsbrief beträgt die Frist sechs Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 Satz 1, Abs. 4 AO). Wird sie mit Kontierungsvermerk verbucht, wird sie zum Buchungsbeleg (GoBD Rz. 63) — dann gelten acht Jahre.
- Ersetzt die Proforma-Rechnung die Pflicht zur Rechnungsstellung?
- Nein. Bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen bleibt die Rechnung binnen sechs Monaten nach Ausführung der Leistung zu erteilen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Die Proforma-Rechnung steht daneben, nicht an ihrer Stelle.
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- XRechnung: das Format hinter der PflichtEine XRechnung ist ein strukturierter Datensatz, kein Dokument zum Ansehen. Was das für Annahme, Prüfung und Archiv bedeutet — und was der Ausdruck nicht ist.
- Muss eine Rechnung unterschrieben sein?Nein — § 14 Abs. 4 UStG führt die Unterschrift nicht auf. Was stattdessen verlangt wird, und die eine Ausnahme, in der ohne Unterschrift nichts geht.
- Steuernummer oder USt-IdNr. auf der Rechnung?Eine von beiden genügt: § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG stellt Steuernummer und USt-IdNr. gleich. Wann die Angabe entfällt und was ihr Fehlen kostet.