Kreditkartenabrechnung prüfen: die fünf Kontrollen
Geprüft wird nicht der Kartenherausgeber — der rechnet selten falsch. Geprüft wird, ob die eigene Buchhaltung zu jeder Zeile sagen kann, was gekauft wurde, wer es veranlasst hat und welcher Steuersatz gilt.
Stand: 07. August 2026
Wozu die Prüfung dient
Das Umsatzsteuerrecht verlangt für jede Rechnung Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit. Wie das erreicht wird, legt jeder Unternehmer selbst fest: „Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können" (§ 14 Abs. 3 UStG).
Die monatliche Durchsicht der Kartenabrechnung ist genau so ein Kontrollverfahren. Sie ist nicht vorgeschrieben, aber sie ist die naheliegende Antwort auf die Frage, wie der Prüfpfad im Kartengeschäft entsteht. Fünf Kontrollen reichen dafür aus.
Die fünf Kontrollen
| Kontrolle | Fundstelle |
|---|---|
| 1. Vollständigkeit: zu jeder Position liegt ein Beleg vor | GoBD Rz. 61 |
| 2. Übereinstimmung: Händler, Datum und Betrag decken sich mit dem Beleg | § 14 Abs. 3 UStG |
| 3. Steuerausweis: Vorsteuer nur aus einer Rechnung | § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG |
| 4. Empfänger: der Zahlungsempfänger ist genau benennbar | § 160 AO |
| 5. Frist: unbare Vorfälle innerhalb von zehn Tagen erfasst | GoBD Rz. 47, 52 |
Kontrolle 1 und 2: wo Beleg und Zeile auseinanderlaufen
Betragsabweichungen zwischen Beleg und Abrechnung haben meist harmlose Gründe — und trotzdem gehört jeder einzelne dokumentiert. Bei Restaurants und Taxis steht auf dem Beleg oft der Betrag ohne Trinkgeld, während die Karte den erhöhten Endbetrag zieht. Hotels reservieren beim Einchecken einen Betrag, der später korrigiert wird. Teilerstattungen erscheinen als eigene Gutschrift, häufig erst im Folgemonat.
Bei Zahlungen in fremder Währung rechnet der Kartenherausgeber zu seinem eigenen Kurs um und ergänzt in der Regel ein Entgelt. Der Betrag auf dem Beleg und der Betrag auf der Abrechnung sind dann zwangsläufig verschieden. Beide Werte gehören dokumentiert; welcher anzusetzen ist und wie das Entgelt zu behandeln ist, hängt vom Einzelfall ab und ist mit der Kanzlei zu klären.
Was regelmäßig auffällt
- Ein Abonnement, das seit Monaten läuft und dem niemand mehr einen Zweck zuordnen kann.
- Eine doppelte Belastung desselben Händlers am selben Tag — echte Dublette oder zwei getrennte Käufe, das entscheidet der Beleg.
- Eine Gutschrift ohne Gegenstück: Sie mindert den Aufwand und braucht denselben Nachweis wie die ursprüngliche Belastung.
- Positionen einer Karte, deren Inhaberin oder Inhaber das Unternehmen verlassen hat. Ohne Ansprechpartner wird der Beleg praktisch unauffindbar.
- Bewirtungen: Ohne den zuordenbaren Bewirtungsbeleg sind die erforderlichen Angaben nicht erbracht und der Betriebsausgabenabzug ist zu versagen (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 19 bis 22).
Was die Prüfung leisten muss und was nicht
Trägt: Die Prüfung hält fest, wer wann welche Position freigegeben hat. Das ist der Prüfpfad, den § 14 Abs. 3 UStG meint.
Trägt: Offene Positionen bleiben sichtbar offen, statt mit einem Sammelkonto geschlossen zu werden. Eine gekennzeichnete Lücke ist im Zweifel besser als eine unauffällige Buchung.
Trägt nicht: Die Abrechnung als Ganzes abhaken. Die Belegfunktion knüpft an den einzelnen Geschäftsvorfall an (GoBD Rz. 61), nicht an den Monatssaldo.
Trägt nicht: Die Prüfung nach der Festschreibung nachholen. Danach sind Änderungen nur noch dokumentiert möglich (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107).
Eine Abrechnung ohne Beanstandung ist kein Nachweis, solange nirgends steht, dass geprüft wurde. Halten Sie den Prüfvermerk am Vorgang fest, nicht in einer Mail.
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- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 3 UStG — innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- § 160 AO — Benennung des Zahlungsempfängers
- GoBD Rz. 61 — Belegprinzip je Geschäftsvorfall
- GoBD Rz. 47, 52 — zeitgerechte Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 19–22 — zuordenbarer Bewirtungsbeleg
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss ich jede einzelne Position prüfen?
- Die GoBD knüpfen die Belegfunktion an den einzelnen Geschäftsvorfall (Rz. 61), und der Vorsteuerabzug hängt je Umsatz an einer ordnungsgemäßen Rechnung (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Eine Prüfung, die nur den Saldo betrachtet, beantwortet beides nicht.
- Wie gehe ich mit Trinkgeld auf der Kartenzahlung um?
- Dokumentieren Sie die Differenz zwischen Belegbetrag und belastetem Betrag am Vorgang. Bei Bewirtungen verlangt das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 ohnehin einen eigenen Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern, dem die Rechnung beizufügen ist — dort gehört auch die Angabe zum Trinkgeld hin.
- Was tue ich mit einer Position in fremder Währung?
- Halten Sie den Belegbetrag in Fremdwährung und den in Euro belasteten Betrag samt Entgelt des Kartenherausgebers fest. Welcher Wert anzusetzen ist, hängt vom Einzelfall ab; das ist eine Frage für Ihre Kanzlei, keine allgemeine Regel.
- Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Prüfung?
- Innerhalb des Abrechnungszeitraums. Für unbare Geschäftsvorfälle halten die GoBD eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen für unbedenklich (Rz. 47); wächst der Abstand zur Buchung über den Ablauf des folgenden Monats hinaus, muss die vollständige Erfassung vorher erfolgt sein (Rz. 52).
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