Kreditkartenabrechnung buchen: Verrechnungskonto und Ablauf
Eine Kreditkarte ist buchhalterisch kein Zahlungsmittel, sondern ein Kreditverhältnis: Der Händler ist sofort bezahlt, Ihr Bankkonto erst am Abrechnungstag. Zwischen diesen beiden Zeitpunkten liegt der Grund, warum die Karte ein eigenes Konto braucht.
Stand: 07. August 2026
Zwei Zeitpunkte, zwei Buchungen
Der Aufwand entsteht mit der Leistung des Händlers und wird von dessen Beleg getragen. Das Bankkonto wird erst später belastet, wenn der Kartenherausgeber den Saldo einzieht. Wer beides in einer Buchung zusammenzieht, verliert die Periodenzuordnung und die Verknüpfung zum Beleg.
Deshalb führt die Praxis ein Verrechnungskonto für die Karte. Es nimmt die einzelnen Umsätze auf und wird beim Einzug gegen die Bank ausgeglichen. Der Saldo dieses Kontos zeigt jederzeit, was der Kartenherausgeber noch zu bekommen hat.
Steuerlich ist das keine Kür. Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen — progressiv vom Beleg bis zur Steuererklärung und retrograd zurück (GoBD Rz. 32, 33). Das Verrechnungskonto ist die Stelle, an der diese Kette sonst reißt.
Die Reihenfolge, die trägt
- Die Positionen der Abrechnung einzeln erfassen, nicht als Summe.
- Jede Position mit dem Beleg des Händlers verknüpfen. Fehlt er, ist ein Eigenbeleg zu erstellen — als Ausnahme, nicht als Regelweg (GoBD Rz. 61).
- Den Steuersatz aus dem Beleg übernehmen, nie aus der Abrechnung. Die Abrechnung weist keine Umsatzsteuer je Satz aus.
- Den Kontierungsvermerk setzen. Erst mit ihm und der Verbuchung wird ein empfangener Geschäftsbrief zum Buchungsbeleg (GoBD Rz. 63); elektronisch genügt eine Verknüpfung über einen eindeutigen Index oder Barcode (Rz. 64).
- Den Aufwand gegen das Verrechnungskonto der Karte buchen.
- Den Einzug vom Bankkonto gegen dasselbe Verrechnungskonto buchen und den Saldo abstimmen.
Der Ausgleich ist keine Betriebsausgabe
Wenn der Kartenherausgeber den Monatssaldo einzieht, entsteht kein neuer Aufwand. Der Aufwand steht bereits in den Einzelbuchungen; der Einzug tilgt nur die Verbindlichkeit. Wer die Abbuchung ein zweites Mal als Aufwand bucht, verdoppelt das Ergebnis und findet den Fehler meist erst im Jahresabschluss.
Die Probe ist einfach: Nach dem Einzug steht auf dem Verrechnungskonto genau der Betrag der Umsätze, die noch nicht abgerechnet wurden. Bleibt ein anderer Rest stehen, fehlt entweder eine Position oder eine Position wurde doppelt erfasst.
Gebühren und Zinsen des Kartenherausgebers sind davon zu trennen. Sie sind eigene Positionen mit eigenem Beleg und gehören nicht in den Sammelbetrag, den man „Kartenumsätze" nennt.
Vier Fehler, die regelmäßig auffallen
Trägt nicht: Den Gesamtbetrag der Abrechnung in einer Zeile auf ein Aufwandskonto buchen. Die Nachvollziehbarkeit verlangt die Verfolgbarkeit jedes einzelnen Geschäftsvorfalls (GoBD Rz. 32, 33).
Trägt nicht: Vorsteuer aus der Abrechnungssumme ziehen. Der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG); die Abrechnung des Kartenherausgebers ist keine.
Trägt nicht: Privat veranlasste Umsätze im Aufwand belassen und am Jahresende „herausrechnen". Sie gehören von Anfang an in die Abrechnung mit der Karteninhaberin oder dem Karteninhaber.
Trägt nicht: Die Abrechnung erst im Jahresabschluss aufarbeiten. Für unbare Geschäftsvorfälle ist die Erfassung innerhalb von zehn Tagen unbedenklich (GoBD Rz. 47), und der Abstand zwischen Erfassung und Buchung darf den Ablauf des Folgemonats nicht ohne vorherige Grundaufzeichnung überschreiten (Rz. 52).
Trägt: Jede Position einzeln, mit ihrem Beleg verknüpft, mit Kontierungsvermerk versehen und der Ausgleich über das Verrechnungskonto. Danach lässt sich jede Zeile des Bankauszugs auf eine Rechnung zurückführen.
Welche Kontonummer das Verrechnungskonto trägt, hängt vom Kontenrahmen ab, den Ihre Kanzlei führt. Stimmen Sie Bezeichnung und Nummer ab, bevor Sie das Konto anlegen — ein zweites, gleichnamiges Konto lässt sich später nur mühsam zurückbauen.
Fristen, die den Buchungstakt vorgeben
| Vorgang | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Unbare Geschäftsvorfälle in Grundaufzeichnungen erfassen | 10 Tage | GoBD Rz. 47 |
| Kostenrechnungen, die zeitnah beglichen werden | 8 Tage | GoBD Rz. 49 |
| Abstand zwischen Erfassung und Buchung | Folgemonat | GoBD Rz. 52 |
| Buchungsbelege aufbewahren | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Rechnungen aufbewahren | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
Wenn zu einer Position der Beleg fehlt
Die Buchung darf nicht warten, bis der Beleg auftaucht — die Fristen laufen. Praktikabel ist, die Position mit einem Vermerk zu erfassen und den Beleg gezielt anzufordern, statt die ganze Abrechnung liegen zu lassen.
Bleibt der Beleg verschwunden, kommt ein Eigenbeleg in Betracht. Er kann den Betriebsausgabenabzug tragen, verschafft aber keinen Vorsteuerabzug. Und ohne benannten Zahlungsempfänger kann auch der Betriebsausgabenabzug entfallen: § 160 AO erlaubt, Ausgaben nicht zu berücksichtigen, wenn Gläubiger oder Empfänger auf Verlangen nicht genau benannt werden.
Was in keinem Fall trägt, ist die stille Korrektur einer bereits erfassten Position. Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; auch die Änderungshistorie darf nachträglich nicht veränderbar sein (GoBD Rz. 111).
- Benvero gibt heute noch keine eigenen Karten aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 32 und 33 — progressive und retrograde Prüfbarkeit
- GoBD Rz. 47, 49 und 52 — zeitgerechte Erfassung und Buchung
- GoBD Rz. 61, 63 und 64 — Belegfunktion, Kontierungsvermerk, elektronische Verknüpfung
- GoBD Rz. 110 und 111 — Unveränderbarkeit und Änderungshistorie
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 117 — Kreditkartengebühr bei Zahlung in Fremdwährung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Brauche ich für die Kreditkarte ein eigenes Konto in der Buchführung?
- Fachlich ja: Umsatz und Zahlung fallen zeitlich auseinander, und ein Verrechnungskonto hält den Saldo dazwischen abstimmbar. Vorgeschrieben ist keine bestimmte Kontonummer — maßgeblich ist, dass sich jeder Geschäftsvorfall lückenlos verfolgen lässt (GoBD Rz. 32, 33).
- Buche ich zum Umsatzdatum oder zum Abrechnungsdatum?
- Der Aufwand gehört zum Zeitpunkt der Leistung, wie ihn der Beleg des Händlers ausweist. Das Abrechnungsdatum betrifft nur den Ausgleich der Verbindlichkeit. Die Erfassung selbst ist an die Fristen der GoBD gebunden: zehn Tage für unbare Geschäftsvorfälle, Buchung bis zum Ablauf des Folgemonats.
- Wie buche ich die Abbuchung vom Bankkonto?
- Gegen das Verrechnungskonto der Karte, nicht gegen ein Aufwandskonto. Der Aufwand ist bereits mit den Einzelpositionen gebucht. Nach dem Ausgleich sollte auf dem Verrechnungskonto nur noch der Betrag der bislang nicht abgerechneten Umsätze stehen.
- Was mache ich mit Gebühren und Fremdwährungszuschlägen?
- Sie sind eigene Positionen und brauchen ihren eigenen Beleg. Bei Auslandsübernachtungen zählt die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlung in Fremdwährung nach dem BMF-Schreiben vom 25.11.2020 Rz. 117 zu den Übernachtungsnebenkosten und teilt deren Behandlung.
- Genügt es, die Abrechnung als PDF abzulegen?
- Als alleinige Maßnahme nicht. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden (GoBD Rz. 110). Zulässig sind hardwaremäßige, softwaremäßige und organisatorische Sicherungen.
Belege rein. Buchungen raus.
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