Kreditkartenabrechnung im Unternehmen: Prüfung und Beleglage
Eine Kreditkartenabrechnung listet auf, was das Kartenkonto belastet hat: Händler, Datum, Betrag. Was gekauft wurde, mit welchem Steuersatz und aus welchem betrieblichen Anlass, steht dort nicht — und genau danach fragt die Buchführung.
Stand: 07. August 2026
Die Abrechnung ist kein Beleg für die einzelne Ausgabe
Die GoBD lassen an dieser Stelle keinen Spielraum: „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden." Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung (GoBD Rz. 61).
Der Geschäftsvorfall ist der Einkauf beim Händler, nicht die Belastung des Kartenkontos. Die Abrechnung dokumentiert nur, dass der Kartenherausgeber gezahlt hat und Sie ihm den Betrag schulden. Sie ist damit ein Beleg für den Geldfluss, nicht für die Leistung.
Für den Vorsteuerabzug folgt daraus die schärfste Konsequenz: Er setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Eine Kartenabrechnung ist keine solche Rechnung. Ohne den Händlerbeleg ist die Vorsteuer weg, auch wenn die Zahlung zweifelsfrei feststeht.
Was der Beleg je nach Betrag enthalten muss
| Fall | Grenze | Fundstelle |
|---|---|---|
| Kleinbetragsrechnung mit vier Pflichtangaben | bis 250 € | § 33 UStDV |
| Rechnung mit zehn Pflichtangaben | über 250 € | § 14 Abs. 4 UStG |
| Fahrausweis mit reduzierten Angaben | ohne Grenze | § 34 UStDV |
| Rechnungen aufbewahren | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Buchungsbelege aufbewahren | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
Bei der Kleinbetragsrechnung entfallen Name und Anschrift des Leistungsempfängers, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer und der gesonderte Ausweis des Leistungszeitpunkts. Die Erleichterung gilt nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV).
Was die Prüfung Position für Position klärt
- Liegt zu dieser Zeile ein Fremdbeleg vor — und ist er über die Aufbewahrungsfrist lesbar? Thermopapier verblasst.
- Trägt der Beleg die Angaben, die sein Betrag verlangt? Über 250 Euro fehlt sonst regelmäßig die Anschrift des Leistungsempfängers.
- Ist der Zahlungsempfänger benannt? § 160 AO erlaubt der Finanzbehörde, den Betriebsausgabenabzug zu versagen, wenn Gläubiger oder Empfänger auf Verlangen nicht genau benannt werden.
- Ist der betriebliche Anlass in ganzen Worten beschrieben? Eine Händlerbezeichnung ist kein Anlass.
- Sind Beleg und Buchung verknüpft? Ein empfangener Geschäftsbrief wird erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung zum Buchungsbeleg (GoBD Rz. 63), elektronisch genügt ein eindeutiger Index (Rz. 64).
- Handelt es sich um eine Bewirtung? Dann gelten die eigenen Anforderungen des BMF-Schreibens vom 19. November 2025 zusätzlich.
Wo Kartenabrechnungen in der Prüfung scheitern
Trägt nicht: Buchung allein nach der Abrechnungszeile, weil Händler, Datum und Betrag ja dastehen. Das verfehlt die Belegfunktion nach GoBD Rz. 61 und kostet die Vorsteuer.
Trägt nicht: Belegablage im Dateiordner ohne zusätzliche Maßnahmen. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht (GoBD Rz. 110).
Trägt nicht: Eine Sammelbuchung über den Abrechnungsbetrag ohne Aufteilung auf die Positionen. Geschäftsvorfälle müssen sich lückenlos verfolgen lassen, progressiv wie retrograd (GoBD Rz. 32, 33).
Trägt nicht: Die Abrechnung erst zum Jahresabschluss aufarbeiten. Jede nicht zwingend bedingte Zeitspanne zwischen Vorgang und laufender Erfassung ist bedenklich (GoBD Rz. 47).
Trägt nicht: Privat veranlasste Umsätze im Betriebsausgabenabzug belassen. Ob eine Position betrieblich veranlasst ist, entscheidet der Einzelfall; private Umsätze gehören in die Abrechnung mit der Karteninhaberin oder dem Karteninhaber.
Trägt: Jede Position mit ihrem Beleg verknüpft, zeitnah kontiert und unveränderbar abgelegt. Erfolgt die Belegsicherung unmittelbar nach Eingang, stellt sich die Frage längerer Erfassungsfristen nach GoBD Rz. 52 gar nicht.
Zeitgerecht heißt monatlich, nicht jährlich
Für unbare Geschäftsvorfälle ist eine Erfassung in den Grundaufzeichnungen innerhalb von zehn Tagen unbedenklich (GoBD Rz. 47). Waren- und Kostenrechnungen, die innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang beglichen werden, müssen kontokorrentmäßig nicht erfasst werden (Rz. 49). Und die Ordnungsmäßigkeit ist nur gewahrt, wenn Geschäftsvorfälle vorher fortlaufend richtig und vollständig erfasst wurden, sobald der Abstand zwischen Erfassung und Buchung über den Ablauf des folgenden Monats hinausgeht (Rz. 52).
Eine Kartenabrechnung kommt monatlich. Genau in diesem Takt gehört sie aufgearbeitet — nicht, weil es ordentlicher aussieht, sondern weil die Fristen es vorgeben.
Die GoBD honorieren dabei ausdrücklich die frühe Sicherung: Erfolgt sie unmittelbar nach Eingang mittels DV-System, stellt sich die Frage der Zumutbarkeit längerer Fristen nicht. Zugleich gilt dann, dass eine unprotokollierte Änderung nicht mehr zulässig ist (Rz. 52).
Wenn ein Beleg fehlt
Dann kommt ein Eigenbeleg in Betracht. Die GoBD lassen ihn ausdrücklich zu, aber als Ersatz und nicht als Regelfall (Rz. 61). Er kann den Betriebsausgabenabzug tragen, wenn Datum, Empfänger, Art der Leistung, betrieblicher Anlass und Betrag zweifelsfrei beschrieben sind.
Den Vorsteuerabzug rettet er nicht. Der setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG), und ein Eigenbeleg ist keine Rechnung. Wer regelmäßig Eigenbelege für Kartenumsätze schreibt, verliert also jeden Monat Geld.
Hinzu kommt der Häufungseffekt: Ein Ordner voller Eigenbelege ist ein Prüfungsschwerpunkt, auch wenn jeder einzelne für sich sauber ist. Die schnellste Abhilfe ist organisatorisch — der Beleg wird dort erfasst, wo er entsteht.
- Benvero gibt heute noch keine eigenen Karten aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 61 bis 64 — Belegfunktion, Kontierungsvermerk, elektronische Verknüpfung
- GoBD Rz. 47, 49 und 52 — zeitgerechte Erfassung und Belegsicherung
- GoBD Rz. 110, 130, 136, 139 und 140 — Unveränderbarkeit und ersetzendes Scannen
- § 14 Abs. 4 UStG und § 33 UStDV — Pflichtangaben und Kleinbetragsgrenze 250 Euro
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- § 147 Abs. 3 und Abs. 4 AO, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — Aufbewahrungsfristen
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Ist die Kreditkartenabrechnung ein Buchungsbeleg?
- Für die Belastung des Kartenkontos kann sie einer sein, sobald sie mit Kontierungsvermerk und Verbuchung versehen ist (GoBD Rz. 63). Für die einzelne Ausgabe ersetzt sie den Händlerbeleg nicht: Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich oder als Kopie der Urschrift zu belegen (Rz. 61).
- Kann ich die Vorsteuer aus der Abrechnungssumme ziehen?
- Nein. Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt den Besitz einer nach §§ 14, 14a UStG ausgestellten Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Die Vorsteuer entsteht je Position aus dem Beleg des Händlers und mit dem dort ausgewiesenen Steuersatz.
- Wie lange muss ich Kartenabrechnungen aufbewahren?
- Dienen sie als Buchungsbeleg, sind es acht Jahre nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres ihrer Entstehung (§ 147 Abs. 4 AO). Die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
- Darf ich die Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
- Nach der bildlichen Erfassung dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (GoBD Rz. 140). Voraussetzung ist eine Organisationsanweisung nach Rz. 136; nach dem Erfassungsvorgang darf die weitere Bearbeitung nur noch elektronisch erfolgen (Rz. 139).
- Was gilt für Belege aus dem Ausland?
- Die bildliche Erfassung darf im Ausland erfolgen, wenn die Belege dort entstanden oder empfangen wurden — die GoBD nennen ausdrücklich Belege über eine Dienstreise im Ausland (Rz. 130, 136). Für den Vorsteuerabzug bleiben die Anforderungen an die Rechnung davon unberührt.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Fehlender Kreditkartenbeleg: der Weg zurück zur BuchungDie Kartenabrechnung beweist die Zahlung, nicht die Leistung. Welche Nachweise den Abzug tragen, wann der Eigenbeleg greift und was er kostet.
- Kartenumsätze kontieren: Vorschlag, Prüfung, FestschreibungVom Zahlungsposten zur Buchung: Kontierungsvermerk, Steuersatz, Verknüpfung zum Beleg und die Grenze, die die Festschreibung zieht.
- Belege scannen: Anforderungen, die über die Auflösung hinausgehenScannen ist erlaubt, das Wegwerfen nur unter Bedingungen. Was die GoBD zur bildlichen Erfassung, zur Organisationsanweisung und zum Papier verlangen.