Kartenumsätze kontieren: Vorschlag, Prüfung, Festschreibung
Kontieren heißt, aus einer Zahlungszeile eine Buchung zu machen: Konto, Gegenkonto, Steuersatz, Buchungstext. Ein Vorschlagsverfahren nimmt die Tipparbeit ab. Die Entscheidung nimmt es niemandem ab.
Stand: 07. August 2026
Wann aus dem Beleg ein Buchungsbeleg wird
Die GoBD ziehen eine Linie, die im Alltag untergeht: Ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief wird „erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch" zum Buchungsbeleg (Rz. 63). Die Rechnung im Posteingang ist also noch keine Buchungsgrundlage — sie wird es durch die Kontierung.
Für elektronische Belege ist der handschriftliche Vermerk nicht nötig. Die Kontierung darf durch die Verbindung mit einem Datensatz oder eine elektronische Verknüpfung erfolgen, etwa über einen eindeutigen Index oder einen Barcode (Rz. 64). Entscheidend ist, dass Buchung und Beleg in beide Richtungen auffindbar bleiben — vom Buchungssatz zum Bild und zurück.
Was an einer Kartenposition entschieden wird
- Das Aufwandskonto nach Art der Leistung, nicht nach Händlername. Derselbe Händler kann Büromaterial, Bewirtung und eine Reisenebenleistung verkaufen.
- Das Gegenkonto: Die Karte läuft als eigenes Verrechnungskonto, damit Aufwand und Zahlungsausgleich getrennt bleiben und der Monatssaldo gegen die Abrechnung abstimmbar ist.
- Der Steuersatz je Position. Bei gemischten Belegen wird nicht der Gesamtbetrag einem Satz zugeschlagen, sondern nach Positionen aufgeteilt.
- Die Kostenstelle und, wo nötig, die Zuordnung zu einem Projekt oder einer Reise.
- Das Belegfeld beziehungsweise die Referenz, über die die Buchung später wieder zum Beleg führt.
- Der Buchungstext, der den Vorgang beschreibt statt ihn zu wiederholen: Ein Text, der nur den Händlernamen enthält, hilft in der Prüfung niemandem.
Welche Konten konkret zu verwenden sind, hängt vom eingesetzten Kontenrahmen und den Gepflogenheiten Ihrer Kanzlei ab. Die Nummern unterscheiden sich zwischen den gängigen Standardkontenrahmen; stimmen Sie die Zuordnungstabelle einmal ab, bevor der erste Stapel läuft.
Anforderungen an die Kontierung
| Anforderung | Fundstelle |
|---|---|
| Der Beleg wird erst mit Kontierung und Verbuchung zum Buchungsbeleg | GoBD Rz. 63 |
| Elektronische Verknüpfung statt Vermerk ist zulässig | GoBD Rz. 64 |
| Unbare Geschäftsvorfälle zeitnah erfassen | GoBD Rz. 47, 50 |
| Nach der Erfassung keine unprotokollierte Änderung | GoBD Rz. 52, 107 |
| Änderungshistorie ist selbst nicht veränderbar | GoBD Rz. 111 |
| Vorsteuer nur bei vorliegender Rechnung | § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG |
Der Vorschlag ist keine Entscheidung
Kontierungsvorschläge aus früheren Buchungen sparen den größten Teil der Arbeit und verstärken zugleich jeden Fehler, der einmal drin ist: Wer eine Position einmal falsch zugeordnet hat, bekommt sie zwölfmal im Jahr falsch vorgeschlagen. Deshalb gehört zur Übernahme eine Kontrolle, und sei es stichprobenweise über die wiederkehrenden Händler.
Die Verantwortung dafür lässt sich nicht abgeben. Die GoBD nennen unter den Faktoren, die die Ordnungsmäßigkeit beeinflussen, ausdrücklich die Vollständigkeit und Richtigkeit der eingegebenen Daten (Rz. 179). Ein Programm kann vorschlagen, prüfen und sperren — richtig zuordnen muss das Verfahren im Unternehmen.
Vor und nach der Festschreibung
Trägt: Vor der Festschreibung ist Korrigieren der Normalfall — solange die Erfassung selbst zeitnah erfolgt ist und Änderungen protokolliert werden (GoBD Rz. 52).
Trägt: Nach der Festschreibung wird korrigiert, indem eine neue Buchung mit Bezug auf die ursprüngliche entsteht. Storno und Korrektur müssen auf die Ausgangsbuchung rückbeziehbar bleiben (GoBD Rz. 63, 64).
Trägt nicht: Einen festgeschriebenen Wert überschreiben. Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107).
Trägt nicht: Den Monatssaldo der Karte in einer Summe auf ein Sammelkonto buchen und die Einzelpositionen offenlassen. Damit fehlt die Belegfunktion je Geschäftsvorfall (GoBD Rz. 61).
- Benvero gibt heute noch keine eigenen Karten aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 61, 63, 64 — Belegfunktion, Kontierungsvermerk, elektronische Verknüpfung
- GoBD Rz. 47, 50, 52 — zeitgerechte Erfassung und periodenweise Buchung
- GoBD Rz. 107, 111 — Unveränderbarkeit und Änderungshistorie
- GoBD Rz. 179 — Vollständigkeit und Richtigkeit der eingegebenen Daten
- § 146 Abs. 4 AO — Änderungen müssen den ursprünglichen Inhalt erkennbar lassen
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss auf dem Beleg ein sichtbarer Kontierungsvermerk stehen?
- Bei elektronischen Belegen nicht. Die GoBD lassen die Verbindung mit einem Datensatz oder eine elektronische Verknüpfung ausdrücklich genügen, etwa über einen eindeutigen Index oder einen Barcode (Rz. 64). Verlangt ist das Ergebnis: Beleg und Buchung müssen einander zuordenbar bleiben.
- Darf ich alle Kartenumsätze eines Monats in einer Buchung erfassen?
- Für die Zahlung des Saldos ist eine Buchung sachgerecht, für den Aufwand nicht. Die Belegfunktion knüpft an den einzelnen Geschäftsvorfall an (GoBD Rz. 61); ohne Einzelpositionen fehlen Steuersatz, Kostenstelle und die Zuordnung zum Beleg.
- Wie korrigiere ich eine bereits festgeschriebene Kontierung?
- Mit einer neuen Buchung, die auf die ursprüngliche verweist. § 146 Abs. 4 AO verlangt, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt; die Änderungshistorie darf selbst nicht nachträglich veränderbar sein (GoBD Rz. 111).
- Was gehört in den Buchungstext?
- Was den Vorgang für einen Dritten verständlich macht: Art der Leistung, Anlass und, wo sinnvoll, die Person oder das Projekt. Der Händlername allein wiederholt nur, was ohnehin auf der Abrechnung steht, und beantwortet die Frage nach dem betrieblichen Anlass nicht.
Belege rein. Buchungen raus.
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